Novell GROUPWISE 8 - WEBACCESS CLIENT Manual page 7

4.5.1 Publishing a Personal Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.5.2 Modifying a Published Calendar's Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.5.3 Unpublishing a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.5.4 Publishing Your Free/Busy Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.6 Printing a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5 Tasks and the Tasklist
5.1 Understanding Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2 Understanding the Tasklist Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.3 Using Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.1 Assigning a Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.2 Tracking Task Completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.4 Using the Tasklist Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.4.1 Moving an Item from Another Folder to the Tasklist Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.4.2 Assigning a Due Date to a Tasklist Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
5.4.3 Reordering the Tasklist Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6 Contacts and Address Books
6.1 Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
6.1.1 GroupWise Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
6.1.2 Frequent Contacts Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
6.1.3 Personal Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.2 Using the Address Books to Address Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.2.1 Using the Address Selector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.2.2 Using the Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.2.3 Sending Mail from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.3 Using the Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.3.1 Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
6.3.2 Managing Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
6.3.3 Managing Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.3.4 Managing Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.4 Working with Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.4.1 Opening an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4.2 Creating a Personal Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4.3 Editing a Personal or Frequent Contacts Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4.4 Deleting a Personal Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
6.4.5 Accepting a Shared Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6.4.6 Viewing Contacts, Groups, Organizations, or Resources in the Address Book. . . . . 83
6.4.7 Searching for Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
7 Finding Items
7.1 Understanding GroupWise Searches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
7.2 Searching for a Word or Phrase Using Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.3 Searching with Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.4 Narrowing a Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.5 Viewing the Results of a Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
7.6 Finding Text in Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
8 Rules
8.1 Understanding Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
8.2 Actions a Rule Can Perform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
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Contents 7