Tadiran Telecom Emerald ICE User Manual
  1. Manuals
  2. Brands
  3. Tadiran Telecom Manuals
  4. Telephone
  5. EMERALD ICE
  6. User manual

Tadiran Telecom Emerald ICE User Manual

Digital key flash voicemail
Hide thumbs Also See for Emerald ICE:
Table of Contents

Advertisement

Quick Links

See also: User Manual , Installation and Maintenance Manual
 
 

Advertisement

Table of Contents
loading

Related Manuals for Tadiran Telecom Emerald ICE

Summary of Contents for Tadiran Telecom Emerald ICE

  • Page 1    ...
  • Page 2 Information supplied by the Manufacturer is believed to be accurate and reliable.  However, no responsibility is assumed by the Manufacturer for the use there of nor  for the rights of third parties which may be affected in any way by the use thereof.  Any representation(s) in this document concerning performance of the  Manufacturerʹs product(s) are for informational purposes only and are not  warranties of future performance either express or implied. The Manufacturerʹs  standard limited warranty, stated in its sales contract or order confirmation form, is  the only warranty offered by the Manufacturer in relation thereto.  This document may contain flaws, omissions or typesetting errors; no warranty is  granted nor liability assumed in relation thereto unless specifically undertaken in the  Manufacturerʹs sales contract or order confirmation. Information contained herein is  periodically updated and changes will be incorporated into subsequent editions. If  you have encountered an error, please notify the Manufacturer. All specifications are  subject to change without prior notice.    © Copyright by TADIRAN TELECOM, INC., 2005 All rights reserved worldwide. All trademarks contained herein are the property of their respective holders.      ...
  • Page 3   Record of Revisions Catalogue Number Release Date Supercedes Comments Initial Release  August 12, 2003      Revision A  December 5, 2005  August 12, 2003  Added  material  resulting from  v27a software  release.              Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide Record of Revisions...
  • Page 4   Emerald ICE Flash Voice Mail Mailbox Owner’s Guide Table of Contents...

  • Page 5: Table Of Contents

    To Send a Message Marked “Priority” ...................... 7-7 To Send a Message Marked “Confidential” ....................7-8 To Send a Message Marked “Priority” and “Confidential”................7-8 8 PASSWORDS ............................8-1 To Change Your Password ........................8-1 Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide Table of Contents...

  • Page 7: List Of Tables

      List of Tables   Table 1.  Document Conventions .................... 1‐4    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide IST OF IGURES...
  • Page 8   Table of Contents Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 9: Introduction

      The Emerald ICE Voice Flash Voice Mail is a powerful, compact voice processing  system that uses state‐of‐the‐art Digital Signal Processing hardware and software,  interfaced with the Emerald ICE compact communications platform.    All voice processing uses digital voice processing chips for the utmost in voice clarity  and reliability.    This compact, high‐performance, solid‐state voice processing system has been  designed to provide today’s business with a feature‐rich system enabling small  companies to project the image of a much larger company.  Since a large majority of  all telephone transactions require only one‐way communications, the voice mail  function contributes to streamlining business communications.  The purpose of this manual is to provide instructions for programming using the  System Administrator’s Mailbox.  Programming is performed through either a series of easy‐to‐follow menus accessed  from HyperTerminal on a PC or by the System Administrator’s Mailbox. Refer to the  Emerald ICE Flash Voice Mail Installation Manual for instructions on the programming  performed on a PC.   Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 10     The basic system includes the ability to:  Send messages in telephone answering and voice mail mode.  Send copies of messages.  Send messages to multiple destinations.  Obtain a summary count of messages waiting for review.  Delete, reply, save, or skip a message.  Receive message information indicating the date, time, and sender information, if  available.  Change recorded name, personal greeting, and password.  In addition, the system provides:  Playback controls when sending or reviewing messages.  A temporary greeting.  In order to simplify message storage, two queues are used.  The new message queue  stores all messages which have not been reviewed by the subscriber.  The saved  message queue is used to store already reviewed messages for future action.  As messages are recorded, they need to be stored in such a way that they can be  retrieved efficiently.  The system stores messages in mailboxes.    Users, or subscribers, are assigned mailbox numbers for  their private use.  Each mailbox is protected by a user‐defined password.  Thus,  subscribers are the only ones who can retrieve messages left in their mailboxes.  More than one person can use the system at the same time.  Each port allows one  user access to the system. A port is a path to the system.  For example, up to eight  users could be recording or reviewing messages at the same time with an eight‐port  system.  Since not all users would be accessing the system at the same time, many  users can be supported.  User commands are just one digit long.  They do not have to  be memorized since the system is constantly prompting users about what to do.    By using a Touch Tone® phone, you can receive or send messages from any location  through your voice mailbox.  If you are busy in your office or away on a business  trip, customers, vendors, or other employees can leave you detailed messages in  your voice mailbox.  Since the mailbox is password‐protected, these messages are  completely confidential.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 11   Document Overview     This document is is arranged in the following sections:  Chapter 1: Introduction‐ this chapter describes the overall capabilities of the system  including System Capabilities, Basic Operation, and an overview of this document.  Chapter 2: Learning the System – this chapter provides descriptions of the use of the  * key, the # key, interrupting prompts and how to use this guide.  Chapter 3: Getting Started – this chapter provides instructions on how to access  mailboxes and disconnecting from the system.   Chapter 4: Basic Operations –this chapter provides instructions on how to review  messages and options after reviewing, playback options, skipping messages,  replaying messages, saving and deleting messages and replying to messages.  Chapter 5: Message Information ‐ this chapter describes how to listen to message  information such as time and date of delivery and sending copies to others in the  Voicemail system.  Chapter 6: Additional Operations ‐ this chapter provides instructions on how to  change your mailbox greeting, review your greeting, delete your greeting, record  your name, and how to record, review and delete a temporary greeting.  Chapter 7: Advanced Features – this chapter provides instructions on using the  Priority and Confidential features.   Chapger 8: Passwords  ‐ this chapter provides instructions on changing passwords.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 12: Document Conventions

    Table 1. Document Conventions Convention Purpose Normal  Used for body text throughout the manual.  Normal, italic  Used in describing actual voice prompts.  Bold, italic type  Use for menu items, form names or items.  Normal, bold  Used to indicate keystrokes, filenames, device names,  etc.  Press  Means to press a specific key. (e.g. press ESC means  to press and release the Escape key once.)  Enter  Means to type the specified information and then  press ENTER (e.g. enter TEST.TXT means type  TEST.TXT on the keyboard and press ENTER.)  NOTE  Indicates an informational note associated with a  procedure, action or item.    Keystroke Keys (i.e. 1, 9 e)  Indicates a keystroke from a keyboard.  Applicable Documents     The following documents should be available.  Emerald ICE Flash Voice Mail Installation Manual    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 13: Learning The System

      The best way to learn how to use the system is to experiment.  No actions that you  take can damage the system. It is recommended that you learn the operation of the  system by sending messages to yourself.  Access the personal options and change  them.  Changes are not permanent except when deleting a message.  The system is programmed to respond when any of the twelve telephone keys are  pressed.  If no key is pressed in response to a prompt. The system repeats the caller’s  options.  If there is still no response, the system automatically transfers a caller not  within the Voice Mail system to an attendant or politely disconnects the call.  The system counts the number of errors (incorrect key presses) that a caller makes.  If  the count exceeds a certain number (usually 3) the caller is politely disconnected.   The system does this to allow as many callers on the system as possible.              Press * whenever you want to cancel what you are doing.    Pressing * allows you to skip personal greetings and introductory prompts.  It gets  you directly to the recording tone.  While listening to a prompt, press * to ʺback upʺ to the previous menu. At the  Main Menu, press * to disconnect.   Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 14: How To Use This Guide

              Press # whenever you want to complete a step, or send a message.    Press # twice to skip a message.    # can also be used to denote the end of a variable length number like a password.   This keeps the system from having to wait to determine if you are finished entering  digits.  Interrupting the Prompts - Dial Ahead Function     You can interrupt most prompts if you know what you want to do.  You can even  enter several commands at once.  How to Use this Guide     This guide gives you easy‐to‐follow instructions on how to get the most from the  features of the system.  It is divided into several sections.  To start using the system  quickly, read through Chapter 3‐Getting Started and Chapter 4‐Basic Operation.   After you have practiced using the system for a short while, read the remainder of  this guide to learn the other features and capabilities of the system.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 15: Accessing Your Mailbox

      Accessing Your Mailbox     Call the Voice Mail system by pressing your dedicated Voice Mail key on your phone  or dial the Voice Mail system hunt group number:  253. The hunt group number is a  number assigned by your administrator in system configuration so that users can  dial directly into the Voice Mail system and access the features.   If you hear the system greeting, press # and your mailbox number.  With some  telephone systems this step will not be required.  You will automatically be routed to  your own mailbox.  When prompted, enter your password. The system will then tell you how many new  and how many saved messages you have in your mailbox.  The mailbox Main Menu  is then played.   Disconnecting from the System     When you have finished using the system, press * until the system says, ʺHanging  up now. Goodbye.ʺ  If after pressing 1 you attempt to disconnect while there are new messages in your  mailbox, the system plays a message, “The mailbox is not empty.ʺ  You are then  returned to the mailbox Main Menu.  Press 1 if you wish to listen to the new  message.  Press ** to hang up.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 16 Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 17: Basic Operations

    Messages in your mailbox come from two places: from non‐subscribers who leave  messages while in the telephone answering mode or from other subscribers.   Messages are presented to you in the following order: new messages, skipped  messages, and saved messages.  After the last new message has been presented to you, the system searches the  mailbox to see if there are any remaining new messages to be reviewed.  In  particular, if new messages arrive during message review, they are presented in the  same order as before but are considered ʺskipped”.  To review the messages in your mailbox:  At the main menu, press 1.  The system plays your messages.  After each message is  reviewed, the system asks what you want to do with the message.  The available  options are:  Replay Repeats the entire message.  Save Keeps the message in your mailbox for future reference.  Delete Allows you to discard the message and also requires that  you confirm the deletion by pressing the # key.  Reply Allows you to record a reply to a message sent from another  subscriber’s mailbox with a single keystroke  Message Plays the time and date that the message was sent, and  Information where the message originated from.  Send a Copy Allows you to forward a copy of the message to another  subscriber.  When you send a copy, you have the option to  send the copy with or without introductory comments.    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 18: Playback Controls

    If a subscriber forgets to press * to cancel review and just hangs up, all partially  reviewed and unheard messages also remain in the new message queue.  Playback Controls     As you become more experienced, you will want to control the playback of the  messages you’ve received.  The system playback controls are designed to provide  you with exactly that flexibility.  For example, with playback controls, you can scan  through a long message to find a phone number without reviewing the entire  message.  After dialing 1 to review a message, you can press:  Rewind to the beginning of the message.  Rewind 5 seconds.  Pause and restart the message.  Fast Forward 5 seconds.  Skip to the next message.      Options while Reviewing     In addition to the playback controls, you can press any of the reviewing option keys  while the message is playing.  For example, you donʹt have to review the entire  message before deciding you want message information or to delete the message etc.  Save the message in your mailbox for future reference.  Delete the message and confirm deletion by pressing  #.  Reply to the message. Message information. Send a copy.   Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 19: Skip A Message

      Skip a Message     You may skip to the next message while listening to any message by pressing #.  Cancel Play of Messages     You may cancel message review by pressing *.  Any message not completely  reviewed remains in the new message queue.  If a subscriber forgets to press * to  cancel review and just hangs up, all partially reviewed messages also remain in the  new message queue.  Replay a Message     At the end of a message (when the system prompts with the ʺAfter Reviewingʺ menu)  you can replay that message in its entirety.  1 Reviewing  →  End of Message  →  1  →  Message Replays  Save a Message     If the message needs to be acted on later, it may be saved.  Saved messages are kept  in a separate queue.  They will be played after new messages.  1 Reviewing →  2  →  Message is saved  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 20: Delete A Message

    Reply to a Message     A user can reply to a message sent from another subscriber’s mailbox by dialing one  key.   Therefore, subscribers should enter their own mailbox to record a message  before sending so that recipients may conveniently reply.  1  →  4 Reply →   Record Reply #  →  Message Acceptable #  →  To send the  reply #      Send a Call Directly to Voice Mail     A user can send a call directly to another mailbox as follows:  → → Dial extension or Hang Up DSS Key → Voice Mail Button    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 21 You can send copies of messages that are received in either the voice mail mode or  telephone answering mode.  → → → → 1 Listen to 1 Send With Record Enter the Destination # Comments Comments# → 2 Send Without Message Enter the Destination # Comments   Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 22: To Send A Message

    5. Enter the destination. The destination is the mailbox number of the person who  is to receive the message. Messages may be sent to any of these individually or in  combination  with  other  destinations.    Once  you  enter  the  mailbox  number,  the  system plays back the name of the person whose mailbox you have selected.  If  you  have  selected  the  wrong  destination,  press  the  *  key  and  enter  a  new  destination number.  6. Press * if there are no more destinations, or continue from step 5.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 23: Additional Operations

      Changing Your Mailbox Greeting     Your mailbox greeting is played to outside callers who enter a system mailbox in the  telephone answering mode.  This greeting enables you to give callers information  about your schedule and to encourage callers to leave detailed messages.  To change  your mailbox greeting, temporary greeting or recorded name, simply enter personal  options from the mailbox menu by pressing 3 and select 1 for Greetings.    The system administrator can limit the length of a greeting.  If a mailbox greeting has not yet been recorded, the system uses the mailbox number  as the greeting:   i.e. “Mailbox 201”.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 24: To Change Your Mailbox Greeting

    To Change Your Mailbox Greeting 1. Press 3 at the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greetings.  3. Press 2 for Record.  4. Press 2 for Mailbox Greeting.  5. Record your greeting, and then press # .  Reviewing Your Greeting     You may use Personal Options to review your recorded greeting.    To Review Your Mailbox Greeting 1. Press 3 at the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greetings.  3. Press 1 for Review.  4. Press 2 for Mailbox Greeting.    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 25: To Delete Your Mailbox Greeting

    2. Press 1 for Greetings.  3. Press 3 for Delete.  4. Press 2 for Mailbox Greeting.    Recording Your Name   name You should record your   the first time you use your mailbox.  The recording  of the name will be used: (1) to verify destinations, or (2) as part of a system‐ generated personal greeting.  You may change the way your name is recorded at  any time.  To Record Your Name 1. Press 3 at the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greeting.  3. Press 2 for Record.  4. Press 1 for Name.  5. Record your name, and then press #.    Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 26: To Record A Temporary Greeting

    To Record A Temporary Greeting 1. Press 3 At the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greetings, and then press 2 for Record.  3. Press 3 for Temporary Greeting.  4. Record the greeting, and then press #.    Review Your Temporary Greeting     To Review Your Temporary Greeting 1. Press 3 at the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greetings, and then press 1 for Review.  3. Press 3 for Temporary Greeting.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 27: To Delete Your Temporary Greeting

        Delete Your Temporary Greeting     To Delete Your Temporary Greeting 1. Press 3 at the Main Menu for Personal Options.  2. Press 1 for Greeting, then press 3 for Delete.  3. Press 3 for Temporary Greeting.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 28   Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 29: Advanced Features

    2. Press  4  at  the  prompt  tag  the  message  as  a  “Priority”  message.  You  will  be  prompted to enter a destination mailbox.  3. Follow the prompts for further options or press # to send the message.  The  message  will  be  placed  first  in  the  recipient’s  mailbox.  If  there  is  a  previous  “Priority”  message  in  the  recipeient’s  mailbox,  the  “Priority”  messages  will  be  placed in the order in which they were received.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 30: To Send A Message Marked "Confidential

    To Send a Message Marked “Priority” and “Confidential” 1. Follow the instructions for  S ending a Message on Page 5‐2.   2. Press  6  at  the  prompt  tag  the  message  as  a  “Priority”  and  “Confidential”  message. You will be prompted to enter a destination mailbox.  3. Follow the prompts for further options or press # to send the message.  The message will now be tagged as “Priority” and “Confidential” and will only be  accessible to the recipient. It will cannot be copied or forwarded to any other  destinations. It will also be placed  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 31: Audible Help

        Audible Help     The Emerald ICE Flash Voice Mail Audible Help system is a series of prompts and instructions  for utilizing the features of the Flash Voice Mail system.  Audible help can be accessed at any point by pressing button number 28 on the Deluxe  Telephone Set and button number 14 on the Standard Telephone Set. Follow the instructions  on the help system to access information on the Flash Voice Mail feature of your choice.  The location of the Help buttons is shown below.           28-Button Telephone Keypad 14-Button Telephone Keypad Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 32: Outcall Notification

    Automatic Day/Night Change       This feature is available if using Emerald ICE KSU Software version K24UT”1”.XXX and higher. If the KSU version is K24UT”0”.XXX, this will not be availble. Check with your System Administrator for further details. The Automatic Day/Night mode change on the Emerald ICE Flash Voice Mail System is ...

  • Page 33: Auto Transfer

        Auto Transfer     Auto Transfer is a feature that allows a user to recieve outside calls. The outside calls  can be assigned to any designated outside line of choice such as a cell phone or home  phone.   1. A non‐user calls into the system from a normal phone to a user’s mailbox as if  attempting to leave a voice mail or reach a user’s extension.   2. The user’s station will then ring until the voice mail system picks up the call.   3. The non‐user:   a. Can leave a message as they normally would.  b. Press 2 to tranfer the call. If 2 is pressed the system then picks up a CO  line and transfers the call to the user’s designated outside line. 7-11 Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 34 7-12 Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...

  • Page 35: Passwords

      There is one password that is associated with each subscriber mailbox.  Each  password is four digits long.  Zero should not be used as the first digit.  A temporary  password is given to each subscriber and is used to enter the system for the very first  time.  It should not be used again.  Your password should represent numbers that are easy for you to remember yet not  easily guessed by other people.  You are strongly discouraged from using birthdays,  employee numbers, parts of social security numbers, etc., since these numbers could  be readily guessed by others.  You are encouraged to change your password  frequently.  To Change Your Password Use the Personal Options menu:  1. Press 3 from the Main Menu.  2. Press 2 for Passwords.  3. Enter the password you have decided on.  Emerald ICE Flash Voice Mail User Guide...
  • Page 36 Tadiran Telecom, Inc. USA Headquarters Tadiran Telecom, Inc. 4 Tri Harbor Court Port Washington, NY 11050 Tel. +1-516-632-7200, Fax. +1-516-632-7210 Visit us at our website http://www.tadiran-us.com or http:/www.tadiranamerica.com Email: icel@tadiran-us.com E m e r a l d I C E F l a s h V o i c e m a i l U s e r G u i d e...

Table of Contents