Getting Started - Inter-Tel Axxess User Manual

Getting Started

SECTION CONTENTS
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Setting Up Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Initializing Your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Recording Your Personal Greetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Recording Your Voice Mail Directory Name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Making and Receiving Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Outside Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Emergency Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Placing Calls On Hold. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Placing Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
To Another Extension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
To Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
To an Outside Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
To Pick Up (Reverse Transfer) a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Forwarding Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Manual Call Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Automatic System Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Redirect Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Redialing a Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Displaying Information on Your Phone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Date, Time, Name, and Extension Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Outside Party's Name/Number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Using a Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Using the Speaker and Microphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Mute Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Group Listen Using the Speaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Enhanced Speakerphone Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Using the Message Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Leaving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Retrieving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Accessing Your Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Using Voice Mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Listening to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Undeleting Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Sending Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Canceling Unheard Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Using Do-Not-Disturb Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Using Reminder Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
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Axxess Executive Display Phone User Guide
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