1. Manuals
  2. Brands
  3. PCS Digital Manuals
  4. Voicemail
  5. Suite 64 Hard Drive
  6. User manual

PCS Digital Suite 64 Hard Drive User Manual

Integrated communications exchange hard drive voice mailbox
Hide thumbs
Table of Contents

Advertisement

Quick Links

Download this manual
PCS digital
Suite 64
Integrated
Communications
Exchange
Hard Drive User Guide
Advanced Features
Competitive Pricing
Proven Performance
PCS Digital: You Can Hear Us Now!

Advertisement

Table of Contents
loading

Related Manuals for PCS Digital Suite 64 Hard Drive

Summary of Contents for PCS Digital Suite 64 Hard Drive

  • Page 1 PCS digital Suite 64 Integrated Communications Exchange Hard Drive User Guide Advanced Features Competitive Pricing Proven Performance PCS Digital: You Can Hear Us Now!
  • Page 2 The information contained in this document is proprietary and is subject to all relevant  copyright, patent and other laws protecting intellectual property, as well as any specific  agreement protecting PCS digital, LLC. (herein referred to as the “Manufacturer”) rights in the  aforesaid information. Neither this document nor the information contained herein may be  published, reproduced or disclosed to third parties, in whole or in part, without the express,  prior, written permission of the Manufacturer. In addition, any use of this document or the  information contained herein for any purposes other than those for which it was disclosed is  strictly forbidden.   The Manufacturer reserves the right, without prior notice or liability, to make changes in  equipment design or specifications. Information supplied by the Manufacturer is believed to be accurate and reliable. However, no  responsibility is assumed by the Manufacturer for the use there of nor for the rights of third  parties which may be affected in any way by the use thereof. Any representation(s) in this document concerning performance of the Manufacturerʹs  product(s) are for informational purposes only and are not warranties of future performance  either express or implied. The Manufacturerʹs standard limited warranty, stated in its sales  contract or order confirmation form, is the only warranty offered by the Manufacturer in  relation thereto. This document may contain flaws, omissions or typesetting errors; no warranty is granted nor  liability assumed in relation thereto unless specifically undertaken in the Manufacturerʹs sales  contract or order confirmation. Information contained herein is periodically updated and  changes will be incorporated into subsequent editions. If you have encountered an error, please  notify the Manufacturer. All specifications are subject to change without prior notice. © Copyright by PCS digital, LLC., 2004.  All rights reserved worldwide.

  • Page 3: Table Of Contents

    Contents Chapter 1 Introduction ..............1-1 1.1 ...
  • Page 4 Record of Revisions Revision Date of Issue Supercedes Major Changes - Brief Description Initial Release June 1, 2005...

  • Page 5: Chapter 1 Introduction

    Introduction About Suite 64 HD Voicemail Suite 64 HD Voicemail is a compact, high‐performance voice processing system that  connects to a business phone system.  It offers businesses the ability to exchange  information through the telephone without requiring simultaneous participation  by the caller and the receiver.  The system converts human speech to digital  signals, stores them on a disk, and converts the digital signals on the disk back to  human speech as required.  System users can send voice messages to other users.  Since almost half of all  phone transactions need only one‐way communications, the voice mail function  streamlines business communication.  When you are not available or prepared to receive calls, you may forward calls to  the system.  The system answers the phone, takes messages, and stores the  messages for retrieval at any time, and from any place.  The basic Suite 64 system includes the ability to: • Send messages in telephone answering and voice mail mode. • Send copies of messages. • Send messages to multiple destinations and group distribution list. • Obtain a summary count of messages waiting for review. • Erase, reply, save, or skip a message. • Receive envelope information indicating the date, time, and sender. • Change recorded name, personal greeting, and access code. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 6 In addition, the system provides: • Playback controls when sending or reviewing messages. • Delivery options when sending or replying to messages. • Dial‐by‐name addressing for messages. • Secretary mailbox and Guest mailbox. • Temporary greeting. In order to simplify storing, two queues are used.  The New message queue stores  all messages which have not been listened to by the user.  The Saved message  queue is used to store messages for future action.  As messages are recorded, they need to be stored in such a way that they can be  retrieved efficiently. Suite 64 Hard Drive Voicemail stores messages in mailboxes.   Each user is assigned a mailbox number for private use.  Each mailbox is protected  by a user‐defined access code.  Thus, the user is the only one who can retrieve  messages left in their mailbox.  When a user uses their mailbox for the first time, a  tutorial walks them through the process of setting up a mailbox.  The user is  prompted to record their name and to change the temporary access code assigned  by the system. In addition to their own mailbox, users can have Guest Mailboxes (depending  upon mailbox parameters).  These mailboxes provide for limited voice mail  capabilities between the user and their guest.  However, the first guest mailbox,  called the Secretary Mailbox, can only listen to the envelope information of the  messages in the userʹs mailbox. The Secretary Mailbox cannot listen to the userʹs  messages.  Messages cannot be sent to or sent by the Secretary Mailbox. More than one person can use the system features.  Each port allows one user  access to the system. A port is a path to the system.  For example, up to eight  users can be recording or listening to messages at the same time with the eight  port Suite 64 Hard Drive Voicemail system.  Since not all users would be accessing  the system at the same time, multiple users can be supported.  User commands are  just one digit long.  They do not have to be memorized since the system is  constantly prompting users about what to do.  Experienced users can interrupt  prompts and can even skip ahead several steps if they know what they want to  Using a Touch‐ToneR)phone, you can receive or send messages from any location  through your voice mailbox.  If you are busy in your office or away on a business  trip, customers, vendors or other employees can leave you detailed messages in  your voice mailbox.  Protected by your access code, these messages are completely  confidential.

  • Page 7: Learning The System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

    Learning the System The best way to learn how to use the system is to experiment.  Nothing you do  can hurt the system.  Send messages to yourself.  Access the personal options and  change them.  (No changes are permanent, except for deleting a message, so you  can always correct them.)  The system is programmed to respond when any of the 12 keys are pressed.  If no  key is pressed in response to a prompt, the system assumes the user is confused.   The system repeats the userʹs options.  If there is still no response, the  system  automatically transfers a non‐user to an attendant, or politely disconnects a user  from the call. The system counts the number of errors (incorrect key presses) that a user makes.   If the count exceeds a certain number (usually 3) the caller is politely  disconnected.  The system does this to allow as many users on the system as  possible.  Donʹt get discouraged.  Look in this manual to get more information;  then call back. The * Key Press   whenever you want to cancel what you are doing.  allows you to skip personal greetings and introductory prompts.  It gets you  directly to the recording tone. While listening to a prompt, press   to ʺback upʺ to the previous menu. At the  Main menu, press   to disconnect.  The # Key Press   whenever you want to complete a step, or send a message.   Press   twice to skip a message.    can also be used to denote the end of a variable length number like an access  code.  This keeps the system from having to wait to determine if you are finished  entering digits. Interrupting You can interrupt most prompts if you know what you want to do.  You can even  enter several commands at once.

  • Page 8: How To Use This Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

    How to Use this Guide This guide provides you with easy‐to‐follow instructions on how to get the most  from the features of the system.  It is divided into several sections.  To start using  the  system quickly, read through the Getting Started, and Basic Operation sections.   After you have used the system for a short while, read the remainder of this guide  to learn the other features and capabilities of  system. This guide is designed for all the system features. Some system features are optional and may not be installed in your system. About this Manual The Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide is divided into the following sections: • Section 1 ‐ Introduction ‐ this section provides a general description of Suite  64 Hard Drive Voicemail System, a description of this manual and the conven‐ tions used throughout. •...

  • Page 9: Document Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

    Document Conventions The following conventions are used throughout this manual. Table 1-1 Conventions Convention Description Normal Used in body text throughout this manual. Normal, Italic Used in referencing sections, telephone features  and voice recordings or prompts. Bold, Italic Used in describing the fields in PC screens and  other form names or items. Normal, Bold Used to describe filenames, device names and  specific areas of PC screens. Press Means to press a specific key. (e.g. press ESC  means to press and release the Escape key.) Enter Means to type or push a button on the  telephone keypad.  (Telephone  Indicates the keystrokes that are required to be  Keys) entered on a telephone. PC Keyboard Keys Indicated to show keystrokes required to be  entered on a PC keyboard.  Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 10 Notes...

  • Page 11: Chapter 2 Getting Started

    Getting Started Setting Up Your Mailbox The first time you enter your mailbox, the system provides a tutorial which allows  you to create your access code, and record your name. You will need the following information from your system administrator to set up  your mailbox: the number to reach the  system, your mailbox number, and your  temporary access code.  Once you have this information, follow these steps: 1. Call the  system: ______. 2. If you hear the system greeting, press   + your mailbox number.  With  some telephone systems this step will not be required. 3. When asked for your temporary access code enter ____. 4. Listen to the tutorial.  When prompted, select and enter a new personal  access code.  A personal access code can be any length up to nine digits.  However, your system administrator may program a minimum and/or  maximum length for personal access codes.  This code should be a number  that is easy for you to remember, but difficult for someone else to guess.   Avoid using your extension number, birthday, etc..  If you wish, record the  number you have selected as your access code here ____________.  You can  change your access code at any time. 5. When prompted, record your name. 6. When prompted, record your greeting.  If a personal greeting is not  recorded during the tutorial, the system will use a standard greeting  anytime your mailbox is called: ʺ(Your recorded name) is not available.  At the  tone please record your message.  At the end of your message you may hang up or  press 1 for more options.ʺ Your mailbox is now set up and ready to use. You may wish to change your  personal greeting from time to time. To change your personal greeting, read the  section  Changing Your Personal Greeting on Page 3-11 Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...

  • Page 12: Accessing Your Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

    Accessing Your Mailbox 1. Call the system. 2. If you hear the system greeting, press   + your mailbox number.  With  some telephone systems this step will not be required. 3. Enter your personal access code.  If there is a system broadcast message, it  is played.  The system prompts you to repeat the message, or erase and  continue.  If there are any delivery notification messages waiting they are  played.  The system will then tell you if you have any messages waiting to  be heard.  The main mailbox menu is then played. Broadcast Messages Broadcast messages are recorded by the system administrator and are sent to all  users.  These messages contain important announcements about the system (e.g.,  ʺThe following system enhancements will be available to all Users effective...ʺ) or the  company (e.g., ʺTomorrow will be half‐day holiday.ʺ)  Users must listen to the  broadcast messages.  After listening, the broadcast message may be deleted. Erased Message Notices An erased message notice informs a user that a message was automatically erased,  or is about to be erased.  An erased message notice may be skipped.  Users cannot  save these messages and skipping them simply saves users from having to listen  to the entire notice. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...

  • Page 13: Confirmation Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3

    Confirmation Notices Users may request confirmation from the system regarding the status of messages  they sent.  There are two types of confirmation available: A positive confirmation of receipt. ‐ This notice indicates that the message  sent  by the user was reviewed by the recipient.  This notice is generated only  if the original message was sent with the ʺproof of deliveryʺ option. A notification of an undelivered message. ‐ This notice indicates that a  message has resided in the recipientʹs mailbox for X days and that it has not  been listened to.  The number of days (ʺXʺ) is determined on a per mailbox  basis by the system administrator via Class of Service .  This notice may be  generated only if the original message was sent with the ʺundelivered message  notificationʺ delivery option.  Confirmation notice may be skipped. Disconnecting from the System When you have finished using the system, press   until the system says, ʺExiting  the system. Goodbye.ʺ If you attempt to disconnect while there are new messages in your mailbox, the  system plays a message, ʺCheck your mailbox for new messages.ʺ   Press   if you wish to listen to the new message.   Press   to disconnect from the system. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 14 Notes...

  • Page 15: Chapter 3 Basic Operations

    Basic Operations Listening To Your Messages Messages in your mailbox come from several places:  • From non‐users who leave messages in the telephone answering mode. • From other users. • From special limited‐use users called guest users. Messages are presented to you in the following order:  1. Broadcast messages.  2. Confirmation messages. 3. New messages (priority messages first).  4. Skipped messages.  5. Saved messages. After the last new message has been presented to you, the system searches the  mailbox to see if there are any remaining new messages to be reviewed.  In  particular, if new messages arrive during message review, they are presented in  the same order as before(priority, normal, etc.) but are labeled ʺskipped.ʺ  Thus, if  a new priority message arrives after the user has passed priority messages during  message playback, this new message is played after all other new messages and is  labeled skipped. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 16 To listen to the messages in your mailbox: 1.   At the main menu, press  .  The system plays your messages.  After each  message is played, the system asks you what to do with the message. Available Options:  ‐ Replay ‐ repeats the complete message  ‐ Save ‐keeps the message in your mailbox for future reference  ‐ Erase‐ allows you to discard the message ‐ Reply ‐ allows you to record a reply to the message with a single  keystroke  ‐ Envelope ‐ plays the time and date the message was sent, and where   the message originated from.  ‐ Send a Copy‐ allows you to forward a copy of the message to another user.  When you send a copy, you may choose to send the copy with  introductory comments. Erase, Save, and Reply are the most common options, and the system prompts you  for these actions.  To hear prompts for the other actions, press the desired option.   For advanced options, press  You may cancel message playing while listening to messages by dialing  .  Any  message not completely reviewed remains in the new message queue.  If a user  forgets to dial   to cancel play and just hangs up, all partially listened to and  unheard messages also remain in the new message queue. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...

  • Page 17: Playback Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

    Playback Controls As you become more and more comfortable leaving and receiving voice messages,  the length and complexity of message increases.  Sometimes an important phone  number is embedded in a three‐minute message.  As you become more  experienced, you will want to control the playback of the messages you received. The system playback controls are designed to give exactly that flexibility.  With  playback controls, you can scan through a long message to find a phone number  without listening to the whole message.  After dialing   to listen to a message,  you can press:  ‐ Rewind to the beginning of the message.  ‐ Rewind .5 seconds.  ‐ Pause and restart the message.  ‐ Forward .5 seconds.  ‐ Skip to the next message. Options while Listening In addition to the playback controls, you can press the following keys for any of  the listening options while the message is playing.  For example,  you donʹt have  to listen to the entire message before deciding you want envelope information or  to erase the message etc.  ‐ Save the message in your mailbox for future reference  ‐ Erase the message  ‐ Reply to the message  ‐ Message Date and Time (Envelope) information  ‐ Send copy Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 18 Skipping a Message Users with limited time may use the skip feature to scan through their messages,  or to look for an important message from a certain person.  There are two  variations on this form of message scanning: • Listen to the first few seconds of each message, then skip to the next mes‐ sage. Repeat this process for each message. • Listen to message envelope information as soon as each message begins to  play, then skip to the next message.  It is not necessary to the entire envelope. The envelope information for messages may also be scanned through use of the secretary access code. A user may skip to the next message at any time by dialing   twice.  Skipping a  message means that it retains its original place in the new message queue.  It is  available for review as a skipped message during this session or as a new message  in a subsequent session. For example:  Listening →During Review  →    →  Next Message  Listening →    → Listen to envelope info  →     →  Next message Canceling Play of Messages You may cancel message playing while listening to messages by dialing ...
  • Page 19 Erasing a Message If the message does not require action, it should be erased.  Erasing messages  keeps the mailbox clear and reduces the need for system storage capacity.  Listening →     →  Message is erased Once a message has been erased, it cannot be retrieved. Reply to a Message A user can send a reply to a message by dialing one key.  If the message has been  copied from another user, the reply can be sent to the person who originally sent  the message, or to the person who sent the copy of the message.  Replies may only  be sent to messages from users received in the voice mail mode.   Therefore, Users should enter their own mailbox before sending message, so  recipients may conveniently reply.  →   →  Reply to →Record   →   Message →  To send   sender reply     Acceptable     your reply            ...
  • Page 20 Envelope Information A user may need to know details about a message: who sent it, the time and date  it was delivered, the length of the message, and whether it is priority and/or  confidential.  This information is called the envelope information.  This  information can be programmed by the system administrator to play automatically  either before or after you hear the message.  In addition, the envelope information  can be heard at any time while listening to the message by pressing  .  If this is  done, after playing the envelope information the system automatically returns the  user to the point at which the envelope information was requested.  Listening →     →  Listen to envelope information →  Return to message The time and date stamp on a new message always relates to message delivery. For messages sent from another mailbox user, the system prompts for your choice  of the sender or the person who originated the message. Once a message is saved, the time and date stamp refers to the time it was first  saved.  This time and date stamp allows the user to know how much longer the  message can stay in the mailbox before it is automatically deleted.  Listening to a  message and re‐saving it does not change the time and date stamp nor when the  system automatically erases the message. To skip envelope information and return to message review, press: Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 21 Send a Copy to Someone Else You may wish to send a copy of a message to another user.  In this situation, you  can record introductory remarks and send the remark plus a copy of the message  to another user.  Copies may be sent to one or more Users, including group  distribution lists.  You may send copies of messages that are received in either the  voice mail mode or telephone answering mode.   →     →    Send with → Record →   Enter the →   Delivery    comments comments    destination  options  Send without comment Sending A Message  Record →   →   Message →Enter destination, →   Send messag Acceptable mailbox, or message  Listen to  group list, or          Delivery  message guest mailbox    options      ...
  • Page 22 6.  After the system plays the name of the destination, you are prompted to  send the message or press   for more options.  These options are delivery  options.  Messages may be marked priority, or confidential.  Proof of  delivery can be requested.  The message may be marked at a future time.   See   for more details.  Once the message and  page -8, Delivery Options delivery options are correct, press  .  The system prompts you for more  destinations. 7.  Press  if there are no more destinations, or continue from step 5. Delivery Options Confidential    Priority    Proof of→→    Proof of delivery delivery    Notification of non‐delivery    Specify delivery time    Cancel Did you ever want to know exactly when a message was received?  Did you ever  send a private message and want to prevent the recipient from passing the  message to other people?  Want to send a message for delivery at a later date?   Mark a Message priority?  Delivery options allow you to control how your  message is sent.  These options are prompted after you have selected a destination. You select delivery options after the destination is entered and before the message  is sent.  Once selected, a delivery option may be canceled by dialing its number ...
  • Page 23 Undelivered Message Notification Users may request that the system notify them if messages they sent are not  listened to within a preset period of time.  If the allotted time period passes and a  message remains un‐heard, the sender receives an ʺundelivered message  notificationʺ with the name of the intended recipient.  The time interval used for  the undelivered message notification feature is specified by the system  administrator. Messages may be marked for proof of delivery or undelivered message notification, but not both. For purposes of proof of delivery, undelivered message notification, and check  receipt, a message is considered ʺreceivedʺ ( actually listened to ) if the user listens  to the entire message.  If a user skips a message at any time before the end of the  message, cancels listening to the message, or hangs up before the end of the  message, it is not considered received.  Often the most important information can  be included as an afterthought at the end of a message.  For this reason, it is  important to know whether the entire message was actually heard. Use of this option on too many messages may result in a userʹs mailbox becoming  inundated with confirmations.  It should only be used when it is essential to know  exactly when a message has been received. Specified Delivery Time Users may tell the system to deliver messages at a specific time in the future.  This  feature is especially useful for reminder messages or when information must be  released at a specific time in the future. The system first asks whether the user wishes to specify a date (e.g., January 31st) ...
  • Page 24 Select date Enter the two digit value for the date (01 to 31) Select time Set the hour and the minutes as either 3 or 4 digits. Set 2:00 as 1015 Set 10:15 as  Press    for AM or    for PM. Since most people are not familiar with 24‐hour format, the system only accepts  time in 12‐hour clock format.  Users must set the time for future delivery in the  time zone of the systemʹs location. A users’ Class of Service determines whether or not they may specify delivery  time for messages and the number of days in advance that messages may be sent. Different delivery options can apply to different destinations. When sending to multiple destinations, the option(s) assigned to the previous  destination (e.g., confidential, priority, proof of delivery and specify delivery time)  apply to the next destination.  To cancel a previous option, dial the number of that  option again before sending the message to the next destination.  This action turns  the option off.  In this way, the same message can be sent to two people with it  going to one person as ʺPriority,ʺ to another as ʺConfidential,ʺ and to a third as  ʺPriorityʺ and ʺConfidential.ʺ  Any combination of the options is possible. Dial By Name  → Record your   →  Message → Spell → Send  Message     Acceptable name   message     Listen to     ...

  • Page 25: Changing Your Personal Greeting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11

    Changing Your Personal Greeting →   →   → → Record your→ Greetings Record  Mailbox Mailbox  greeting  greeting Your mailbox greeting is played to outside callers who enter a system mailbox in  the telephone answering mode.  This greeting enables you to give callers  information about you schedule and to encourage callers to leave detailed  messages.  To change your greeting or name, simply enter personal options from  the mailbox menu by pressing   and select   for Greetings. The system administrator can limit the length of a greeting. If a mailbox greeting has not been recorded, the system uses your recorded name  and creates a standard system greeting. A good mailbox greeting encourages callers to leave detailed messages (not just  name and phone number) and gives them additional information that might be  needed.  It should present the kind of professional image that is appropriate for  your particular organization.  You may wish to include an instruction to dial   to ...
  • Page 26 Notes...

  • Page 27: Chapter 4 Additional Operations

    Additional Operations Listening To Your Greeting → → Greeting Listen You may use personal options to listen to your recorded greeting.  To listen to  your mailbox greeting: 1. At the main menu, press   for personal options. 2. Press   for greetings. 3. Press   for listen. 4. Press   for mailbox greeting. Erasing Your Greeting → → Greeting Erase The standard system greeting may be chosen at any time by erasing your recorded  greeting without recording a new one.  To erase your mailbox greeting: 1. At the main menu, press   for personal options. 2. Press   for greetings. 3. Press   for erase.

  • Page 28: Recording Your Name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

    Recording Your Name → → → → Record your→ Greeting Record Name Name You record your name the first time you use your mailbox.  The recording of the  name will be used:(1) to verify destinations, (2) as part of a system‐generated  personal greeting, or (3) as verification when someone is creating or editing group  lists.  you may change the way your name is recorded at any time. To record your name: 1. At the main menu, press   for personal options 2. Press   for greeting 3. Press   for record 4. Press   for name 5. Record your name, then press  Temporary Greeting → → → →Record → Activate your Greetings Record your temporary ...

  • Page 29: Recording A Temporary Greeting  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

    The prompting for telephone answering is slightly different if the caller has a  temporary greeting.  Callers hear the temporary greeting and are then prompted  with the usual prompts. When users enter their mailboxes while a temporary greeting is in effect, they hear  a message from the system that a temporary greeting is in effect.  The system  prompts users to:    ‐ listen to the greeting.  ‐ retain the greeting.  ‐ deactivate the greeting. Recording A Temporary Greeting To record a temporary greeting: 1. At the main menu, press   for personal options. 2. Press   for greetings, then press   for record. 3. Press   for temporary greeting. 4. Record the greeting, then press  5. Press   to activate the greeting. The temporary greeting can be deactivated without being erased.  To deactivate  the greeting, when the system prompts you that a temporary greeting is in effect,  press  Listen To Your Temporary Greeting To listening to your existing Temporary Greeting: 1. At the main menu, press   for personal options.

  • Page 30: Erase Your Temporary Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

    Erase Your Temporary Greeting To erase your temporary greeting: At the main menu, press   for personal options. 2. Press   for greeting, then press   for erase. 3. Press   for temporary greeting. Personal Access Code → → → Create /→ → Mailbox → Enter → Modify      access  access    code code There is one access code that is associated with each user mailbox.  Each access  code may be from 1 to 9 digits in length.  The system administrator can program a  minimum and maximum length for mailbox access codes.  Zero should not be  used as the first digit.  An initial, temporary access code is given to each user and  is used to enter the system for the very first time.  It should not be used again. Your access code should represent numbers that are easy for you to remember yet  not easily guessed by other people.  You are strongly discouraged from using ...

  • Page 31: Secretary Mailbox Access Code  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

    Secretary Mailbox Access Code → → → Create/→ → Secretary → Enter → Modify  access  code  access   code Using a secretary mailbox is another method of accessing your mailbox with its  own access code, instead of the regular mailbox access code. Only the envelope  information of messages in your mailbox can be played.  The actual messages  cannot be played.  This is useful if you wish to have someone check the messages  in your mailbox without letting them hear the actual message.  Messages cannot  be sent or received by secretary mailboxes. To add a secretary mailbox access code: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press    for access codes, then press    for create/modify. 3. Press    for secretary access code. 4. Enter the desired access code, and then press  To delete a secretary mailbox access code: 1. From the main menu, press    for personal options.

  • Page 32: Guest Mailboxes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

    Guest Mailboxes 4.10 Do you have a customer or vendor who is impossible to reach?  Do you travel  frequently and need to stay in touch with your family? Guest mailboxes can help  you stay in touch with people outside your company.  You may use up to 8 guest  mailboxes depending upon your mailboxʹs class of services. There are three steps to using a guest mailbox: 1. Create the mailbox by establishing a guest access code to your mailbox. 2. Send a message to the guest mailbox. 3. Instruct your guest how to obtain the message. Create a Guest Mailbox Guest mailboxes are created using the personal options menu: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for access codes, then press   for create/modify. 3. Press the digit  ‐  corresponding to the guest number.   for guest‐2ʹs  access code, etc. (Guest 1 is reserved for the secretary mailbox). 4. Enter the desired access code, and then press  Erase a Guest Mailbox To erase a guest mailbox access code: 1. From the main menu, press   for personal options.

  • Page 33: Group Distribution Lists  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-7

    Sending a Message to a Guest Mailbox To send a message to a guest mailbox: 1. Record your message. 2. When prompted for the destination, press   plus the guest number  ‐ .   For example, to send a message to guest number  , press    Instruct Your Guest on How to Retrieve the Message Give your guest the following instructions: 1. Call the access number: _____________________. 2. Enter     and your mailbox number: _______________. 3. Listen to your name. 4. Enter the access code assigned to the guest. 5. Listen to the message and respond as required. Group Distribution Lists 4.11 →...
  • Page 34 11 ‐ Regional Managers 422 ‐ Kevin Jones 423 ‐ Dan Smith 434 ‐ Jim Fields Group lists may NOT be linked together, but users may send the same message to  several group lists in succession, if required. To send a message to one of your distribution lists, enter the 2‐digit distribution  list  number followed by    when prompted for the destination.  You will hear  the name of the list you have recorded to confirm that you are about to send a  message to that list of people.  You can always change a distribution list by  deleting or adding any voice mailbox you wish. Establishing a Personal Group List →  →  →  → Dial list → Record → `````````` 1  Add or Erase Group number group name Mailboxes list list (11‐29) ````````````2  Rename Group list→   When done To create a Personal Group list: 1. From main menu, press     for personal options. 2. Press     for group lists, then press     to establish list. 3. Enter the desired 2‐digit list number (11‐29), and then press   4. Press     to add mailbox numbers to the new list.  Press  ...
  • Page 35 Listing Members  → List  → Dial list →  →       →    Delete members (11‐29)   Play previous name If you forget the names of a particular list, the list of names may be listened to. To play the mailboxes in a Personal Group list: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for group lists, then press   for list members. 3. Enter the desired 2‐digit list number (11‐29), and then press  4. Press   to delete a mailbox number while the list is playing.  5. Press   to repeat the previous entry in the list.   Erasing Existing Lists Group list →    → Erase List   → Dial list number (11‐29)  →    Users may erase an entire personal group distribution list.  To erase a Personal ...

  • Page 36: Outdial Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10

    Modifying Existing Lists → → → Dial list → Add or Erase →  When Group  Modify numberMailboxes done lists (11‐29)   Rename group Record New name By selecting to modify a list, you can either add or delete a particular personʹs  mailbox from the list or ask the system to rename the group list.  If a userʹs  mailbox is already on the list, dialing the number again will remove it.  If it is not  on the list, the address will be added.  The recorded name of a list can be changed  or re‐recorded at any time without affecting the contents of the list. To modify a Personal Group list: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for group lists, then press   to modify a list. 3. Dial the desired 2‐digit list number (11‐29). 4. Press   to add mailbox numbers to the list, or erase mailbox numbers  from the list.  Press   when you have finished. 5. Press   to rename the list.  Record the new name, then press   Outdial Operations 4.12 You can use the optional outdial feature to have the system call and notify you ...
  • Page 37 If the telephone number is a telephone system extension, be aware of call forwarding. The outdial call should be call forwarded back to the system. Otherwise, the outdial message will be recorded as a new message, and may cause a new outdial. Check with your system administrator to make certain the timer for call forward on no answer is longer than the timer for an unanswered call (usually 4 rings).
  • Page 38 Outdial Bins The first task in creating an outdial schedule is to program the telephone numbers  where you can be reached.  These numbers can be extensions on a PBX ( or  Centrex), a telephone number, or the telephone number and dialing sequence of a  pager.  These numbers are stored in the system memory in locations called outdial  bins.  You may store up to 9 telephone numbers.  These bins are labeled 1 ‐ 9. Do not include the dial access code (e.g., 9 ) needed to reach an outside line in an  outdial bin.  This information is already programmed into the system. Creating An Outdial Bin To create an Outdial bin: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press   for bin number  maintenance. 3. Press   to add a bin number. 4. Dial the desired bin number (1‐9). 5. Dial the type of number to be added (   ‐ external telephone number or  number for a voice pager,   ‐ extension number, or   ‐ pager). 6. Dial the telephone number.  Use the   to insert a pause. 7. If the number is correct, press   when prompted. Review An Outdial Bin To review the contents of an outdial bin: 1.
  • Page 39 Erase An Outdial Bin To erase an outdial bin: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press   for bin number  maintenance. 3. Press   to erase a bin number. 4. Dial the desired bin number (1‐9). Modify An Outdial Bin To modify the contents of an outdial bin: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press   for bin number  maintenance. 3. Press   to modify a bin number. 4. Dial the desired bin number (1‐9).  The system plays the current contents  of the bin.  If the contents are correct, dial  . If the contents are not  correct, dial  . The system will prompt you for new information. 4-13 Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...

  • Page 40: Outdial Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-14

    Outdial Administration 4.13 The outdial administration selection is used to program the schedules used by  outdial when attempting to reach a user.  Each user can program an outdial  schedule for weekdays and a schedule for weekends.  Both the weekday and  weekend schedule can be divided into 2 schedules (schedule 1 and schedule 2).   This allows you to program gaps in the day.  The schedules are allowed to  overlap.  In addition, there is an override schedule (schedule 3) for weekdays and  one for weekends.  When the override schedule is programmed, it takes place of  schedule 1 and 2. Each schedule is programmed with: • A start and stop time. The outdial bin number containing the telephone  number where a user can be reached.  • The number of times to attempt to reach a user.  • An alternate bin number (optional).  • The type of message ( all or only priority messages) which causes an outdial.  • How long after a message has been received to place the outdial.  • Message senders who cause an outdial (Users in a particular group list, a  specific mailbox number, or any new message). Add An Outdial Schedule To add an outdial schedule: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press   for outdial administration. 3. Press   to add a schedule.
  • Page 41 7. Dial the time when you will stop accepting calls as a 3‐ digit or 4‐ digit  number in 24‐ hour clock format (military time).  For example, 8 P.M. is  2000 entered as  8. Dial the desired bin number ( ‐ 9. Dial the number of attempts to reach you ( this number must be at least 1). 10. Dial an alternate bin number if desired, press   for no alternate, or press   to skip. 11. Press   for all messages, or press   for only priority messages. 12. Dial how long the system is to wait after receiving a non‐priority message  before outcalling to you.  Dial  ‐   for hours, or  ‐  for minutes.   Dial   for immediate notification. (The system skips the step if the  requested notification is for Priority message only.) 13. Dial how long the system is to wait after receiving a priority message  before outcalling to you.  Dial  ‐  for hours, or  ‐  for minutes.  Dial   for immediate notification. 14. Dial a group list number, a mailbox number, or   for all users. Review an Outdial Schedule To review an outdial schedule: 1.
  • Page 42 Erase an Outdial Schedule To erase an outdial schedule: 1. From the main menu, press   for personal options.  2. Press   for message notification, then press   for outdial administration.  3. Press   to erase a schedule.  4. Press   for a weekday schedule, or press   For a weekend schedule.  5. Dial the number of the schedule to be erased (  , or   (Override  Schedule)).  Schedule 4 ‐ Wakeup is not used at this time. Modify an Outdial Schedule To modify an outdial schedule: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press   for outdial administration. 3. Press   to modify a schedule. 4. Press   for weekday schedule, or press ...
  • Page 43 Turn Outdial On/Off Once the desire outdial schedules have been programmed, outdial can be turned  on and off whenever desired.  Outdial ON/OFF is a toggle.  If outdial is on, this  procedure turns it off.  If outdial is off, this procedure turns it on. To Turn outdial ON or OFF: 1. From the main menu, press   for personal options. 2. Press   for message notification, then press  .  Answering An Outdial Call When the system places an outdial call, it waits until it detects that the call has  been answered.  As soon as the call is answered the system plays ʺ This is the (  recorded company name).  If you are an operator, please transfer this call to ( recorded  mailbox name). If ( recorded mailbox name ) cannot be reached at this number, please dial  star, and please have (recorded mailbox name) call the ( recorded company name) voice  mail system.  If you are ( recorded mailbox name), dial your access code now.ʺ The system uses your recorded name as part of the outdial greeting. If your name is not recorded, the system will use your mailbox number as part of the greeting.
  • Page 44 Things to Know About the Outdial Schedule When a call is received in your mailbox, the system first checks to see if outdial  notification is enabled.  If it is, the system checks to see if you are using the  mailbox (no outdial will be made if you are using your mailbox when a message is  received).  If not, the system checks your outdial schedule to determine if the  message received matches the message type (priority, all, from group list, etc.) of a  schedule.  The system then determines when to begin the outdial process. If there is nothing programmed for ʺnormal messages call afterʺ or ʺpriority  message call afterʺ (depending upon the type of message), the system queues the  outdial process immediately and follows the schedule(s) in effect at the time  (weekday, weekend, schedule, etc.). If there is a value programmed for ʺnormal messages call afterʺ or ʺpriority  message call afterʺ, that value is added to the time the message is received and  then compared to the schedule start and stop times.  If the time falls within the  schedule, the outdial process is queued for the delayed delivery time.  If the time  falls outside of the start and stop time, the system queues the outdial for the next  schedule time you are available for an outdial call based on all outdial schedules  for the mailbox. If you retrieve all new messages from your mailbox while an outdial is in queue,  the outdial attempt will be canceled. The system knows an outdial was successful when your mailbox access code is  dialed.  If the system was not successful on an outdial attempt, the system waits  five minutes before the next attempt, until the number of attempts programmed  on the schedule is reached.  The system then repeats the process for an alternate  bin if one is programmed.  If after all attempts the system was not successful in  reaching you, a message is left in your mailbox informing you of the failed  attempt to outdial to you. If the system is dialing a pager number (Tel Type 3), the system will call the pager the number of times programmed for attempts, or until the mailbox is accessed and a valid access code is entered.

  • Page 45: Checking Message Delivery  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-19

    Checking Message Delivery 4.14 The system gives you an opportunity to determine whether or not your messages  have been received.  The check delivery feature of the system allows you to check  for proof of delivery by directing the system to play any message from you which  have not been listened to in a specified userʹs mailbox.  This after ‐ the ‐ fact  method of confirmation generally provides much greater flexibility and  convenience. After dialing the mailbox number, the system confirms the name of the person  whose mailbox is being checked. The total number of messages not listened to will be given.  If a message has not  been received, the system plays back any unheard messages in the mailbox, and  gives the user an opportunity to erase the messages. To check to see if a message has been listened to by the recipient: 1. From the main menu, press   for check delivery. 2. Dial the desired mailbox number, or press   to use spell by name.  The  system tells you how many of your messages have not been played by the  recipient.  The unheard messages are then played.  After each message, the  system will prompt you to take action on the message.  Your choices are:   Replay the message   Erase the message.  This is useful when you have second thoughts  about a  message you have sent.   Envelope information Continue to the next message 4-19 Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 46 Notes...

  • Page 47: Chapter 5 Expert Mode

    Expert Mode Auto Listen/Skip Expert mode is a series of automatic features designed for experienced voice mail  users.  The auto mode can be changed back to the normal mode at any time by dialing  Auto Listen / Skip  →  → Listen to the message When messages are listened to using Auto Listen/Skip, the system plays all  messages one after the other until interrupted by the user.  messages listened to in  this fashion are considered skipped, and appear as new messages the next time  the user listens to messages. To auto listen to the messages in your mailbox, and then skip to the following  messages: 1. At the main menu, press  2. Press  .  The system plays your messages.  After the message is played  it is placed in the skipped message queue. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 48 Auto Listen / Save  →  → Listen to the message When messages are listened to using Auto Listen/Save, the system plays all  messages one after the other until interrupted by the user.  Messages listened to in  this fashion are saved after they are played. To auto listen to the messages in your mailbox, and then save them: 1. At the main menu, press  2. Press  .  The system plays your messages.  After the message is  played, it is placed in the saved message queue. Auto Listen / Erase → → Listen to → Message erased the message after play When messages are listened to using Auto Listen/Erase, the system plays all  messages one after the other until interrupted by the user.  Messages listened to in  this fashion are erased after they are played.  After Auto Listen/Erase is selected, the  system plays a message to remind the user that the message will be automatically  deleted after being played, and then prompts for confirmation. To auto listen to the messages in your mailbox, then erase them: 1. At the main menu, press  2. Press  .  The system plays your messages.  After the message is  played, it is erased. Erased messages cannot be recovered. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...

  • Page 49: Auto Scan Envelope Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

    Auto Scan Envelope Information The envelope information of all messages can be played without listening to the  actual messages.  While the envelope information is playing any of the playback  commands can be used.  The envelope information can be interrupted and the  message played, saved, replied to, etc.  After the interruption, the system then  continues playing envelope information for the remaining messages. To auto listen to the information only of the messages in your mailbox: 1. At the main menu, press  2. Press  .  The system plays the envelope information for each message.   If you wish to listen to the message, press  .  If you wish to send a copy  to someone else, press  Mass Auto Delete If you wish to empty your mailbox of all messages, you can use mass auto delete.   To empty your mailbox of all messages: 1. At the main menu, press  2. Press  .  The system erases all messages in your mailbox. All messages in your mailbox will be erased and CANNOT be recovered. Suite 64 HD Voicemail Mailbox User Guide...
  • Page 50 Suite 64 Hard Drive User Guide Copyright © 2006 Part Number: 5098-60-UG...

This manual is also suitable for:

Suite 64 hd

Table of Contents