Pitney Bowes mailstation Operator's Manual
  1. Manuals
  2. Brands
  3. Pitney Bowes Manuals
  4. Measuring Instruments
  5. mailstation
  6. Operator's manual

Pitney Bowes mailstation Operator's Manual

Digital postage meter
Hide thumbs Also See for mailstation:
Table of Contents

Advertisement

Quick Links

Postage Meters
™
mailstation
Digital Postage Meter
Operator Guide
 
US English Edition
SV61374 Rev.M
January 03, 2024

Advertisement

Table of Contents
loading
Need help?

Need help?

Do you have a question about the mailstation and is the answer not in the manual?

Questions and answers

Related Manuals for Pitney Bowes mailstation

Summary of Contents for Pitney Bowes mailstation

  • Page 1 Postage Meters ™ mailstation Digital Postage Meter Operator Guide   US English Edition SV61374 Rev.M January 03, 2024...
  • Page 2 ©2024 Pitney Bowes Inc.  All rights reserved. This book may not be reproduced in whole or in part in any fashion or stored in a  retrieval system of any type or transmitted by any means, electronically or mechanically, without the  express written permission of Pitney Bowes. The use of this information by the recipient or others for purposes other than the training of customers  on Pitney Bowes equipment may constitute an infringement of intellectual property rights of Pitney  Bowes, and Pitney Bowes assumes no responsibility for any such use of the information. We have made every reasonable effort to ensure the accuracy and usefulness of this manual.  However, we cannot assume responsibility for errors or omissions or liability for the misuse or  misapplication of our products. Except as provided in writing, duly signed by an officer of Pitney Bowes, no license either express or  implied, under any Pitney Bowes or third party’s patent, copyright or other intellectual property rights is  granted by providing this information.
  • Page 3 About this Book The mailstation Operator Guide  is designed to assist in the daily operations of the machine. Use this  book as a reference, as it includes system operating procedures. Version History Document Part Number Release Date Comments SV61374 Rev J November 2014 Updates to Troubleshooting section and incorporation  of PC Meter Connect information SV61374 Rev K February, 2016 Re-branding of covers, fonts, logos. Removal of  references to analog connectivity. SV61374 Rev L June, 2018 Add SmartLink.  SV61374 Rev.M January, 2024 Removal of phone numbers.   Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 4: Pitney Bowes Contact List

    Pitney Bowes Contact List Machine Identification Product Name: mailstation Digital Postage Meter Model Number: Refer to the label on the back or the bottom of the machine If you need to contact customer support, refer to What Information You Need to Provide Customer Support before contacting support.  Resources For online technical support: go to https://www.pitneybowes.com/us/support/products/mailstation- meter-support.html and select a topic link from the appropriate section.  For Account Information: go to https://www.pitneybowes.us/signin/ and sign in to your account. Shop To order or check supplies online go to pitneybowes.com/us/shopsupplies. USPS www.usps.com...

  • Page 5: Table Of Contents

    Table of Contents Pitney Bowes Contact List 1 - Safety Introduction Battery Handling (California Customers Only) Ear Protection/Noise Exposure Guidelines System Power Operation Maintenance 2 - Getting Started Parts of the Machine The   C ontrol Panel Connections on the Back of the Machine 3 - What You Can Print on Mail Pieces Printing Options Check the Meter Stamp Imprint What's in the Meter Stamp Printing a Meter Stamp with an Advanced Date Turning the Date On/Off for a Meter Stamp Printing the Date and Time Only (no meter stamp) Adding and Removing Advertisements at the Machine Printing Ads Only (no meter stamp) Adding and Removing Inscriptions Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 6 4 - Running Mail Power up the Machine Checking the Amount of Postage Available Determine the Amount of Postage Needed Do You Need Add-On USPS Services? Applying Postage: Entering it Manually Applying Postage Using Optional Internal Rating Applying Postage Using Optional Scale and Internal Rating Applying Postage Using Weight Hold Mode 5 - Using the Batch Mail Count Feature Viewing the Batch Mail Count Printing the Batch Count Clearing the Batch Count 6 - Accounting About accounts Turning Accounts On and Off Creating an account Editing an account name and password Selecting an account Viewing Account Totals Printing an Account Report Clearing All or Some of the Accounts Deleting an account 7 - Reports About Reports Printing a funds report Printing your Last 5 Refills summary report Printing an Account Report Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 7 System Software Version Report View System Software Versions on Machine Only 8 - Configuring Your Mailing Machine About System Settings Setting the Contrast of the LCD Display Setting System Time Using the Preset Feature Settings for the Optional Scale Setting your Lock Code Setting Sleep Mode Activation Time Activating the Sleep Mode Manually Setting the High Value Warning Setting the Low Funds Warning 9 - Passwords and Meter Functions About passwords and meter functions 10 - Connecting to the Data Center How You Connect to the PB Data Center Connect to the PB Data Center with   S martLink Using an Ethernet Cable to a LAN Port Connect to PB Data Center with SmartLink Using a Wireless Connection Connect to the PB Data Center with the Communication Device Using an Ethernet Cable to a LAN  Port Connect to the PB Data Center with the Communication Device Using a Wireless Connection Connect to the PB Data   C enter with PC Meter Connect Application on your Computer 11 - Adding Postage Adding Postage to Your Machine Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 8 12 - Meter Updates and Inspections About Meter   U pdates and Downloads About Postal Rate Changes Procedures for Downloading New Postal Rates Performing Meter Inspections 13 - Maintenance Ink Cartridge Replacement Messages Replacing the ink cartridge Printing a Test Pattern Cleaning printer nozzles Cleaning or Replacing the Print Head Replacing the Ink Tray 14 - Troubleshooting Getting Help What Information You Need to Provide Customer Support Troubleshooting Your   D igital Postage Meter Printing Problems Battery Low Message Troubleshooting Communications Problems Text Error Messages Numeric Error Codes Exception List Pitney Bowes Operator Guide January 2024 viii...

  • Page 9: 1 - Safety

    1 - Safety Introduction Battery Handling (California Customers Only) Ear Protection/Noise Exposure Guidelines System Power Operation Maintenance...

  • Page 10: Introduction

    Safety Introduction Familiarize yourself with proper procedures and methods before you install, operate or repair the  system to avoid personal injury or damage to the equipment.   Battery Handling (California Customers Only) The battery used in this product contains perchlorate material. California requires perchlorate  containing products to be accompanied by the following notice: Perchlorate Material - Special handling may apply. For more information refer to the following website:  www.disc.ca.gov.hazardouswaste/perchlorate. Ear Protection/Noise Exposure Guidelines Ear protection is required if noise exposure exceeds OSHA standard. There are many factors to be  taken into consideration in each individual work area when dealing with ear protection. Factors such  as floor noise, length of exposure to noise, loss of hearing history in individual employees can all play  a role in requirements. Analyze your specific work area environment to ensure safe practices.  OSHA Standards 85dBA time weighted average over an 8-hour shift requires hearing protection be made available to  employees and use is recommended. (European Union standard is 80dBA) 90dBA time weighted average over an 8-hour shift mandates hearing protection is used. (European  Union standard is 85dBA) NOTE: Local jurisdictions may have more stringent requirements. Refer to local regulations for standards and  requirements in your area. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 11: System Power

    DO NOT remove the ground pin from the line cord.   The machine will be connected to a dedicated AC power line.   DO NOT route the power cord over sharp edges or trap it between furniture.   Ensure there is no strain on the power cord where it becomes jammed between the equipment,  walls or furniture.   Be certain the area in front of the wall receptacle into which the machine is plugged is free from  obstruction.   Ensure there is no strain on the power cord where it becomes jammed between the equipment,  walls or furniture.   For Input modules and Output modules - power is distributed from the chassis. Use the AC  connectors supplied with the modules to connect to system power. Do not connect external  devices to the inserter. Operation   Only trained personnel are permitted to operate this equipment. Training must include  instruction in operation under normal conditions and emergency situations.   The machine will only be serviced by trained and authorized personnel. Disconnect power  source before servicing.   Personnel working on or near this equipment must be instructed about the location and  operation of pertinent stopping devices.   Never run the machine when any of the covers or guards are missing.   This equipment is to be used only for the purpose for which it is constructed. Read this manual  for the proper use of this equipment. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 12 WARNING & CAUTION statements are used in the text of this manual to identify specific hazards, which have potential to cause injury. Pitney Bowes declines all liability in the event of material damage or bodily injury resulting from negligence in the...

  • Page 13: Maintenance

    Safety Maintenance   If you train equipment operators, it's important to explain safety precautions to your students  and encourage safety awareness.   Only documented qualified service personnel should service this equipment per local national  requirements.   Only set-up maintenance, as described in this manual, is to be performed by operators. Any  service that requires removal of protective covering is to be performed by qualified service  personnel only.   Use the right tool for the job. A set-up tool is supplied to accommodate running different size  paper on the inserter.   Use only Pitney Bowes approved printer ink and cleaners.   To prevent overheating, do not cover the vent openings.   Do not store flammable fluids inside this machine.   Do not place any container with liquid on this machine, i.e. coffee cups, soda, etc.   Do not use flammable cleaners in this machine.   Do not use aerosol air canisters. It is recommended that a vacuum cleaner be used to remove  dust and debris from the machine paper path. If you have to use shop air, be sure to turn the  system off before you begin cleaning. Be sure shop air does not contain excessive oil or water.   Do not spray liquid onto or into any part of the machine. Use a cloth to apply cleaning solution. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 14: 2 - Getting Started

    2 - Getting Started Parts of the Machine The   C ontrol Panel Connections on the Back of the Machine...

  • Page 15: Parts Of The Machine

    Getting Started Parts of the Machine Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 16: The Control Panel

    Getting Started Item Description Control Panel: Allows you to enter and set up information on your mailing system. LCD Display: Shows the current status of your machine and prompts you through all setup operations. LED: Lights amber when your machine is low on ink (one blink indicates the machine is out of ink). Scale (optional): Allows you to weigh a mail piece so you can calculate the correct postage, or the machine   c an  calculate the correct postage if you purchased the optional internal rating feature. Mail Deck: Feed the envelope, post card or tape sheet at the mail deck for printing. The Control Panel Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 17: Connections On The Back Of The Machine

    Getting Started Item Description LCD Display: Shows the current status of your machine and prompts you through 5.8all setup  operations in a two-line LCD. Lock Key: Prevents unauthorized use of your machine if the lock feature is set up and the machine is  in "sleep mode"; entering your four-digit password unlocks (awakens) the machine Class: Allows you to select class and calculate postage based on the service selected if you have the  optional internal rating system feature.  Funds: Allows you to check and add postage funds to your machine. Menu: Allows you to access system settings so that you can customize your machine to accommodate  the way you run your mail. Clear/Back: Allows you to clear or cancel an entry or return to the previous screen/menu level. Alphanumeric Keypad: Allows you to type in numbers and letters for account names, postage values,  and other information.  Review Keys: Allows you to scroll through choices in the LCD display or review the current settings. Enter / Yes or No: Allows you to confirm an operation or answer “Yes” or "No" to a prompt. Connections on the Back of the Machine Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 18 Getting Started Item Description Serial Port: Allows you to connect the optional scale to weigh your mail piece. USB Port: Allows you to attach a USB cable connected to either the SmartLink device, the  Communication device or a Windows PC that has Internet access. Power Receptacle: Connects to AC power cord (supplied) Ink Tray: Holds excess ink that results from the printing process.  Ink Tray Lever: By sliding this lever you can remove the ink tray Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 19 3 - What You Can Print on Mail Pieces Printing Options Check the Meter Stamp Imprint What's in the Meter Stamp Printing a Meter Stamp with an Advanced Date Turning the Date On/Off for a Meter Stamp Printing the Date and Time Only (no meter stamp) Adding and Removing Advertisements at the Machine 15 Printing Ads Only (no meter stamp) Adding and Removing Inscriptions...

  • Page 20: Printing Options

    A meter stamp with $0.00 postage   An optional advertisement   An optional postal inscription   An optional postal endorsement For information on printing a normal meter stamp, refer to Determining the Amount of Postage Needed. For information on the locations of the meter stamp and optional components, refer to What's in the Meter Stamp. Check the Meter Stamp Imprint You can check the meter stamp imprint by printing a meter stamp with $0.00 postage.  To print with $0.00 postage, press Zero at the Home screen and press Enter/yes, and slide an  envelope or a tape sheet into the machine. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 21: What's In The Meter Stamp

    What You Can Print on Mail Pieces What's in the Meter Stamp The location of the meter stamp items on a mail piece or tape strip are shown here.  Item Description Datamatrix barcode - contains tracking information Meter serial number Postage amount Date ZIP Code of the machine Optional postal inscription/class Optional advertisement   Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 22: Printing A Meter Stamp With An Advanced Date

    How to Advance the Date Manually  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change date and time settings?" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "Change printed date?" and press Enter/yes.  4.  Use review keys to select a date. A message confirms your choice and the main screen  displays.   5.  To reset the date on your mail back to the current date, repeat steps 1-4 and select today's date.   Turning the Date On/Off for a Meter Stamp Most mailings print the date as part of the meter stamp but for certain classes of mail, you may want to  turn off the date. Call your local post office or visit www.usps.com for further information. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 23: Printing The Date And Time Only (No Meter Stamp)

    Turning Date and Time Only Printing OFF - use the Review keys to scroll to Print normal postage and press Enter/yes. A message displays confirming your choice and the main  screen displays the meter stamp with the date .   Adding and Removing Advertisements at the Machine  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change Ad?” and press Enter/yes.The current ad (if any) is  displayed.    Adding an Ad - use the Review keys to scroll to the ad you want and press   E nter/yes. A  message displays confirming your choice and the main screen displays the ad.   Removing an Ad - use the Review keys to scroll to None and press Enter/yes. A message  displays confirming your choice and the main screen displays.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 24: Printing Ads Only (No Meter Stamp)

    What You Can Print on Mail Pieces Purchasing other Envelope Ads for your Machine Your machine comes pre-loaded with six envelope ads. If you want another envelope ad, contact  Pitney Bowes, see Pitney Bowes Contact List. Ready-made ads can be purchased and downloaded  directly into your machine. You can also work with Pitney Bowes to create custom ads. Printing Ads Only (no meter stamp)  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change meter stamp type?” and press Enter/yes.   Turning ON Ad Only Printing - use the Review keys to scroll to Print ad only and press  Enter/yes. If you have already selected an ad for your normal meter stamp, that is the one  used; otherwise, you are prompted to choose an ad. When completed the main screen ...
  • Page 25 What You Can Print on Mail Pieces  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change inscription?” and press Enter/yes.    Adding a Postal Inscription - use the Review keys to scroll to the inscription you want and  press   E nter/yes. A message displays confirming your choice and the main screen displays  the inscription.    Removing a Postal Inscription - use the Review keys to scroll to None and press Enter/yes.  A message displays confirming your choice and the main screen displays without the  inscription.  Purchasing other Postal Inscriptions for your Machine Your machine comes pre-loaded with two postal inscriptions. If you want another inscription, contact  Pitney Bowes, see Pitney Bowes Contact List. Inscriptions can be purchased and downloaded directly  into your machine. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 26: 4 - Running Mail

    4 - Running Mail Power up the Machine Checking the Amount of Postage Available Determine the Amount of Postage Needed Do You Need Add-On USPS Services? Applying Postage: Entering it Manually Applying Postage Using Optional Internal Rating Applying Postage Using Optional Scale and Internal  Rating Applying Postage Using Weight Hold Mode...

  • Page 27: Power Up The Machine

    Determine the Amount of Postage Needed The amount of postage required for a mail piece is based on USPS regulations and includes the  following factors:    class of mail (how fast you want the mail piece delivered )   weight   shape (for certain size letters and all packages) Calculate the Postage Manually If you need to calculate the postage manually, please contact your local Post Office or go to  www.usps.com for the latest rates and fees. Based on those rates and fees and the above factors you  can determine the exact postage and can key that amount into the machine. Refer to Entering Postage Amount Manually. Use the Optional Internal Rating to Calculate the Postage If you have purchased the optional internal rating feature, the machine can calculate the postage for  the mail pieces based on the weight you provide.   R efer to Using the Optional Internal Rating to  Calculate Postage. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 28: Do You Need Add-On Usps Services

    Postage. Use the Weight Hold Mode If the size of the mail piece covers the display screen on the machine, you can use the Weight Hold  Mode to rate the mail piece. When you use this mode, the machine holds the weight in memory until  you select a class and finish the rating process. Refer to Using the Weigh Hold Mode to Apply Postage.    Do You Need Add-On USPS Services? If you want to use any of the optional add-on USPS Services (such as insurance, COD, Delivery  Confirmation, Signature Confirmation, Return Receipt, etc.), please contact your local Post Office to  complete the postage process. You will have to attach specific labels and/or fill out forms and pay  additional fees to include these services on your mail piece. Applying Postage: Entering it Manually  1.  Enter the postage amount using the numeric keys and press Enter/Yes (you do not have to  enter the decimal point). Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 29: Applying Postage Using Optional Internal Rating

    Running Mail  2.  Slide the envelope (or tape sheet if the mail piece is too large for the machine) into the mail  deck. The machine prints the digital indicia and signals when to remove the mail piece.   Applying Postage Using Optional Internal Rating Use this method when:    You already know the weight of a mail piece and you are not using the optional scale.    You   a re using the optional scale and the weight of the mail piece exceeds that weight limit of the  scale (2 or 5 lbs., depending on model).   1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Type in a Weight?” and press Enter/yes.  3.  Key in pounds and press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 30: Applying Postage Using Optional Scale And Internal Rating

    Running Mail  4.  Key in ounces and press Enter/yes. NOTE 1: If no class is displayed when you placed the mail piece on the mail deck, you may need to  scroll and select the class. If you are not sure of the class, call your local post office or visit  www.usps.com. If you do not specify a class, the machine will select a class based on the weight of the  mail piece. NOTE: The machine allows you to enter either a ZIP Code or a Zone number for those USPS classes  that require a destination entry (e.g., Priority class over 1 lb.). When prompted to enter a ZIP or Zone in  these cases, you may either key in the 5-digit ZIP Code or one-digit Zone number (0- 8).The ZIP/Zone  you enter must represent the ZIP/Zone of the mail piece destination, not the machine.  5.  The display shows the final postage amount and the class.   6.  Slide the envelope (or tape sheet if the mail piece is too large for the machine) into the mail  deck. The machine prints the digital indicia and signals when to remove the mail piece.   Applying Postage Using Optional Scale and Internal Rating Use this method when you are using the optional scale and optional internal rating.   Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 31: Applying Postage Using Weight Hold Mode

    NOTE:   I f no class is displayed when you placed the mail piece on the mail deck, you may need to select  the class. If you don't know the class, contact your local post office. If you do not specify a class, the  machine will select a class based on the weight of the mail piece. NOTE: The machine allows you to enter either a ZIP Code or a Zone number for those USPS classes  that require                 a  destination entry (e.g., Priority class over 1 lb.). When prompted, you may   k ey in the 5- digit ZIP Code or one-digit Zone number (0- 8).The ZIP/Zone you enter must represent the ZIP/Zone of  the mail piece destination, not the machine.  2.  The display shows the final postage amount and the class.  3.  Slide the envelope (or tape sheet if the mail piece is too large for the machine) into the mail  deck. The machine prints the digital indicia and signals when to remove the mail piece.  Applying Postage Using Weight Hold Mode Use the Weight Hold Mode if the size of the mail piece covers the display screen on the machine.  When you use this mode, the machine holds the weight in memory until you select a class and finish  the rating process. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 32 Running Mail In order to use this mode you need to first activate it using System Settings. To access System  Settings, use the Menu key on the control panel. Refer to Setting Up the Weight Hold Mode for more  information.  When using this mode:   "WH" displays when the weight is in memory.   The weight remains for 10 seconds after the piece is removed.   To extend the time, press Enter/yes.   To clear the weight before the 10 seconds finish, press Clear/Back.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 33: 5 - Using The Batch Mail Count Feature

    5 - Using the Batch Mail Count Feature Viewing the Batch Mail Count Printing the Batch Count Clearing the Batch Count...

  • Page 34: Viewing The Batch Mail Count

    Using the Batch Mail Count Feature Viewing the Batch Mail Count Your system can keep track of batches of mail. You can use this feature to track the amount of mail  going out per day, per week, per month, etc. The system stores the postage value and piece count  information in a "batch register".  To view the batch count:   1.  Press Funds.  2.  Use the Review keys to scroll until you see a screen similar to the one shown here.  3.  Press Clear/Back to return to the main screen.  4.  To print the batch count, refer to Printing the Batch Count. To clear the batch count, refer to  Clearing the Batch Count.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 35: Printing The Batch Count

    Printing the Batch Count  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Select a report?" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "Print funds report?” and press Enter/yes. When prompted,  insert an envelope or tape strip into the mail deck. The batch count and batch value are printed  (see sample below).  4.  When prompted to stay in reports, press No to return to the main screen.  Funds Report Description Used: The total of all postage ever used in the meter.  Available: The amount of postage remaining in the meter. Total Pieces: The total number of mail pieces run through the machine that had postage applied.  Control Sum: The total of all postage refills for the meter and equals the amount Used plus Available. This is a postal  requirement that verifies an accurate accounting of the postage in your meter.  Batch Count: The number of mail pieces that had postage applied since the last time the batch count was cleared. Batch Value: The amount of postage applied since the last time the batch value was cleared. PBP Serial No: The serial number of this meter (normally meter number).    Clearing the Batch Count IMPORTANT: Make sure you really want to clear the batch count; once you do, you can't restore the data. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 36 Using the Batch Mail Count Feature  1.  Press Funds  2.  Use the Review keys to scroll to "Reset batch postage and pieces?” and press Enter/yes.  3.  Press Enter/yes to confirm that you want to clear these value. The values return to zero.  4.  Press Clear/Back to return to the main screen.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 37: 6 - Accounting

    6 - Accounting About accounts Turning Accounts On and Off Creating an account Editing an account name and password Selecting an account Viewing Account Totals Printing an Account Report Clearing All or Some of the Accounts Deleting an account...

  • Page 38: About Accounts

    The system provides the following accounting options:   Standard Accounting Option - 5 Accounts  This base option allows you to track postage for five accounts.   Standard Accounting Option - 10 Accounts  This option allows you to track postage for 10 accounts. Your machine stores the following information for each account:   An account name up to 14 alphanumeric characters long    An account number   The item total, or the total number of pieces of mail charged to an account since the account  was last cleared.    The value total, or the total amount of postage charged to an account since the account was  last cleared.    An account password (optional)  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 39: Turning Accounts On And Off

    NOTE 2: You will not be tracking postage by account when this feature is turned off.   Turning Accounting OFF - scroll to "Use accounting functions?" and press Enter/yes. Use  the Review keys to scroll to "Turn off accounting?" and press Enter/yes. A confirming  message displays. Press Enter/yes to continue.  2.  Follow the prompts to add another account if turning ON accounting or press Clear/Back to  return to the main screen. NOTE: Once you turn on the accounting feature, you must select an account   b efore you can print  postage. In addition, if you have assigned a password to the account you must enter that 4-digit  password before proceeding Creating an account You can use the accounting feature to track the postage that departments or individuals within your  company use.  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to Use accounting functions.  3.  Press Enter/Yes.   4.  Use the Review keys to scroll to Create an account.  5.  Press Enter/Yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 40: Editing An Account Name And Password

     4.  Use the Review keys to scroll to Edit an existing account?.  5.  Press Enter/yes.  6.  Use the Review keys to scroll to the account you want to edit and press Enter/yes. If you have  assigned a password to this account you are prompted for it. Enter in the 4-digit password and  press Enter/yes.   7.   Depending on how the account was set up, you can do one of the following:   Edit Account Name - follow the prompts to change name.    Assign a Password to Account (if none has yet been assigned) - follow the prompts to  assign a 4-digit password. Re-enter password to confirm.    Edit Account Password - follow the prompts to change password.    Delete Account Password - follow the prompts to delete password.   8.  Follow the prompts to edit another account or return to the Accounting menu. Follow the  prompts to return to the Main screen. Selecting an account When you use accounting on your meter, you must select an account before you can print postage.  1.  Press Menu.   2.  Press Review (down) until to Change account? appears. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 41: Viewing Account Totals

     4.  Scroll and select the account you want. If the account uses a password, the meter prompts you  to enter it. After you enter the 4-digit password, a confirmation message appears, and the meter  returns to the Home screen. Viewing Account Totals  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Use accounting functions?" and press Enter/yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "View account postage and pieces?" and press Enter/yes  4.  Use the Review keys to scroll to the account you want . The postage and number of pieces for  this account are displayed.   5.  Press Clear/Back to return to the Accounting menu. Follow the prompts to return to the main  screen. Printing an Account Report Follow these steps to print an account report:  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Use accounting functions?".  3.  Press Enter/yes.   4.  Use the Review keys to scroll to "Print an account report?".   5.  Press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 42: Clearing All Or Some Of The Accounts

    Accounting  6.  Select "Print Single Report" or "Print Multiple Report" and press Enter/yes.  Depending on how the account was set up, you can do one of the following: Print Single Report - use the Review keys to scroll the account you want and press Enter/yes.  When prompted insert an envelope or tape strip. Single Account Report Print Multiple Report - All accounts will be printed. Insert envelope or tape strip. Multiple Account Report Clearing All or Some of the Accounts You can clear the postage totals on an account when necessary (for example, at the end of a fiscal  year). IMPORTANT: Make sure you really want to clear an account. Once you do, the account information is gone.  We suggest you print an accounting report first (see previous topic) before clearing.  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Use accounting functions?" and press Enter/yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Clear account value and pieces to zero" and press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 43: Deleting An Account

       Deleting an account You can delete an account when necessary (for example, at the end of a fiscal year). Important: Make sure you do not need an account's data before you delete an account. When you  delete an account, you delete its data. You cannot recover deleted data.  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to Use accounting functions?  3.  Press Enter/Yes.   4.  Use the Review keys to scroll to Delete an account.  5.  Press Enter/Yes.  6.  Use the Review keys to scroll to the account you want to delete and   p ress Enter/Yes. If you   assigned a password to this account, you are prompted for it. Enter in the 4-digit password and  press Enter/Yes.  7.  Press Enter/Yes to confirm that you want to delete the account. Follow the prompts to delete  another account or return to the Accounting menu.   8.  Press Clear/Back to return to the Home screen.    Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 44: 7 - Reports

    7 - Reports About Reports Printing a funds report Printing your Last 5 Refills summary report Printing an Account Report System Software Version Report View System Software Versions on Machine Only...

  • Page 45: About Reports

    Reports About Reports Your machine allows you to view and print reports for funds usage, postage refills, account reports and  other valuable data. The printable reports are done right from your machine on an envelope or tape  sheet. For information on printing a funds report, refer to Funds Report.  For information on printing a postage refill report, refer to Refill Summary Report.  For information on printing accounting reports, refer to Printing an Account Report.  Printing a funds report Follow these steps to print your funds report:  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to Select a report? and press Enter/yes.   3.  At Print Funds Report?, press Yes/Enter.   4.  When prompted, insert an envelope or   t ape sheet into your meter.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 46: Printing Your Last 5 Refills Summary Report

      PBI Serial No.: The serial number of your meter.   The date and time you printed your report. Printing your Last 5 Refills summary report Follow these steps to print your Last 5 Refills summary report (Add Postage report):  1.  Press Menu  2.  Use the Review button to scroll to Select a report?.  3.  Press Enter/yes.   4.  Use the Review button to scroll to Print refill summary?.  5.  Press Enter/yes.   6.  When prompted, insert an envelope or tape sheet into your meter. Your machine prints your  refill summary report.  7.  Your system returns to the Reports menu. Press No to return to your main screen.    Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 47: Printing An Account Report

     5.  Select the desired printer at the Windows Print screen and click OK. Your Last 5 Refills summary report contains the following pieces of information:   Date of Refill: The date of the postage refill.   Time: The time of the refill.   Refill Amount: The amount of the postage refill.   Account No: Your PB Postage account number.   Meter No: The serial number of your meter.   Printed: The date you printed your report. Printing an Account Report Follow these steps to print an account report:  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Use accounting functions?".  3.  Press Enter/yes.   4.  Use the Review keys to scroll to "Print an account report?".   5.  Press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 48: System Software Version Report

    Reports  6.  Select "Print Single Report" or "Print Multiple Report" and press Enter/yes.  Depending on how the account was set up, you can do one of the following: Print Single Report - use the Review keys to scroll the account you want and press Enter/yes.  When prompted insert an envelope or tape strip. Single Account Report Print Multiple Report - All accounts will be printed. Insert envelope or tape strip. Multiple Account Report System Software Version Report This report lists system information about your mailing machine.   1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Select a report?" and press Enter/yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Print software version report?" and press Enter/yes.   4.  When prompted, insert tape sheet or envelope into the machine.   5.  The report is printed and you return back to the reports menu. Follow prompts to return to the  main screen.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 49: View System Software Versions On Machine Only

    Reports View System Software Versions on Machine Only This report lists system information about your system on the machine display only - it is not printed.  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Select a report?" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "View software ver. report?" and press Enter/yes.  4.  Use the Review keys to scroll through the screens of information.  5.  Press Clear/Back to return back to the reports menu. Follow prompts to return to the main  screen. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 50 8 - Configuring Your Mailing Machine About System Settings Setting the Contrast of the LCD Display Setting System Time Using the Preset Feature Settings for the Optional Scale Setting your Lock Code Setting Sleep Mode Activation Time Activating the Sleep Mode Manually Setting the High Value Warning Setting the Low Funds Warning...

  • Page 51: About System Settings

      Settings for the optional scale   Setting a high value warning   Setting a low funds warning   Setting the Contrast of the LCD Display To adjust the LCD display contrast:   1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change set up" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "Change display contrast?" and press Enter/yes.  4.  Use the Review keys to select the contrast and press Enter/yes.  5.  Press Clear/Back to return to the main screen.  Setting System Time NOTE: You can change the time back as early as the beginning of the current day, and you can advance the  time up to 24 hours (which means you are in the next day).  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change date and time settings?" and press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 52: Using The Preset Feature

    What are Presets A preset stores commonly used settings for machine values like postage class, postage amount, or  any special services. The preset values appear on your machine when it is first powered on or after it  awakens from a "sleep" mode. Using the preset saves time since it generally contains the most commonly printed postage settings  for your home or office so you do not have to re-enter those values everytime you run mail.  Include the USPS Class in the Preset When setting up the preset, be sure to include the USPS class. This ensures that whenever there is a  USPS rate change and you download the new rates to your mailing machine, your preset will be  automatically updated with the new rate. IMPORTANT:    You cannot delete the preset but you can redefine new values for the preset based on the current  condition of your machine.   When a rate change becomes effective, check the postage value assigned to the preset to ensure it  complies with the new rates.  Turning the Preset Feature On or Off  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change setup?" and press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 53  1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change setup?" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "Use preset setup?" and press Enter/yes.   4.  At the "View stored preset?" prompt, press Enter/yes.   5.  Scroll through the preset values of class, ad, inscription, date etc.  6.  When done, press Clear/Back twice to return to the main screen.  Storing or Changing the Preset  1.  Determine the values for your machine preset (postage class, postage amount, or any special  services). NOTE: If no class is selected, you may save a postage amount as a preset. Once a class is selected,  you cannot save a postage amount.  2.  Press Menu.  3.  Use the Review keys to scroll to "Change setup?" and press Enter/yes.  4.  Use the Review keys to scroll to "Use preset setup?" and press Enter/yes.  5.  Use the Review keys to scroll to "Store new preset?" and press Enter/yes. You can either  review the settings of the new preset or store them. Select the appropriate option.  6.  When prompted, press Enter/yes to confirm the new preset values.  7.  When finished, follow prompts to return to the main screen.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 54: Settings For The Optional Scale

    Setting Up the Weight Hold Method In order to use the weight hold method, you need to activate it in your machine.   1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Change setup" and press Enter/yes.  3.  Use the Review keys to scroll to "Change weight hold setup?" and press Enter/yes.  4.  Follow the prompts to turn the feature ON or OFF. A confirmation message displays and you  return to the main screen. View Metric Weight You can display a weight in metric values (grams or kilograms) as needed. This is helpful when you  are using the internal rating feature and need the weight of an item when sending to a country whose  rates are based on metric values.   1.  Place the mail piece on the scale.   2.  Use the Review keys to scroll to "Metric weight xxg". The weight on the scale shows in grams or  kilograms.   3.  Press Clear/back to return to the main screen.  Setting your Lock Code The lock code prevents unauthorized access to your system after the machine has been powered up  and/or has entered sleep mode.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 55: Setting Sleep Mode Activation Time

     12.  Enter the same code again to confirm. A message confirms your choice.  13.  Press No when asked to Stay in Setup? to return to the Home screen. Once a lock code is set, press the Lock button to lock the screen. Related article   Disabling your lock code Setting Sleep Mode Activation Time You can set the amount of time the machine waits until entering "sleep mode". When the machine is in  sleep mode, the display is blank (except for the time in the lower right) and you cannot process mail.  To awaken the machine, simply press any button on the control panel.  NOTE: If you have enabled the lock code option, you must enter the lock code to awaken the machine.   1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Change setup" and press Enter/ yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Change sleep timeout?" and press Enter/yes.   4.  Key in the desired amount of time (in minutes, from 1 - 20) the machine should be idle before the  sleep mode activates and press Enter/yes. A message confirms your choices.   5.  When prompted to stay in setup, press No to return to the main screen. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 56: Activating The Sleep Mode Manually

     3.  Press any button on the control panel to awaken the machine.  NOTE: If you have enabled the lock code option, you must enter the lock code to awaken the machine.  The available funds amount displays before returning to the main screen. Setting the High Value Warning You can have the machine warn you when you manually key in a postage value that is higher than a  maximum amount that you specify. This feature helps prevent you from accidentally printing a postage  value that's more than you need. NOTE: This warning does not display for postage amounts determined by the internal rating feature. For more  information on using the internal rating feature, refer to Applying Postage Using Optional Internal Rating.  1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Change setup" and press Enter/ yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Change high value warning?" and press Enter/yes.   4.  Key in the amount of dollars and cents you want the system to use to warn you that you are  entering a value equal to or exceeding the high warning amount. Do not enter the decimal point;  the system knows the last two digits are for cents. Press Enter/yes after you enter the amount.  A message confirms your entry.   5.  When prompted to stay in setup, press No to return to the main screen. Setting the Low Funds Warning Set your low funds warning value as a reminder to add more postage to your meter. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 57  1.  Press Menu.  2.  Press the Review arrow keys until the display says Change Setup? and press Enter/Yes.  3.  Press the Review arrow keys until the display says Change low funds warning? and press  Enter/Yes.  4.  Enter the amount.  5.  Press Enter/Yes.  6.  Press No to return to the Home screen. On your computer, if using PC Meter Connect:  1.  Select My Meter.  2.  Select Meter Settings.  3.  Select Warnings.  4.  In the Low Fund Warning field, enter the amount (up to $999999.99) at which you want the  system to prompt you with the low funds warning.  5.  Select Apply. Related article: Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 58: 9 - Passwords And Meter Functions

    9 - Passwords and Meter Functions About passwords and meter functions...

  • Page 59: About Passwords And Meter Functions

    "Lock on sleep" option is set after awakening the machine when the machine was put  in sleep mode by pressing Lock, or awakening from a  No Account Passwords  time-out induced sleep mode,   activated  Meter Password  Lock Code activated but  You can enter the Lock Code password or an Account  (Lock Code)  "Lock on sleep" option is not set password  on power-up, or after awakening the machine  when the machine was put in sleep mode by pressing  An Account Password has  Lock.  been activated  Meter Password  Lock Code activated and "Lock on  You can enter the Lock Code password or an Account  (Lock Code)  sleep" option is set password  on power-up, or after awakening the machine  when the machine was put in sleep mode by pressing  An Account Password has  Lock, or awakening from a time-out induced sleep mode. been activated    Account Password Restrictions - If you enter an Account password to gain access to the machine,  the following limitations result:    The account that you have entered the password for becomes the selected account for printing  postage and you will not need to enter the Account password again at that time.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 60 Passwords and Meter Functions   Change Account, Use Accounting Functions, and Change Setup within the menu are not  available. Refill Postage is not available.    If you want to gain access to all the menu items and the Refill Postage feature, press Lock to  put the machine in sleep mode, press any button to awaken the machine, and enter the Lock  Code password.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 61 10 - Connecting to the Data Center How You Connect to the PB Data Center Connect to the PB Data Center with   S martLink Using  an Ethernet Cable to a LAN Port Connect to PB Data Center with SmartLink Using a  Wireless Connection Connect to the PB Data Center with the  Communication Device Using an Ethernet Cable to a  LAN Port Connect to the PB Data Center with the  Communication Device Using a Wireless Connection 62 Connect to the PB Data   C enter with PC Meter  Connect Application on your Computer...

  • Page 62: How You Connect To The Pb Data Center

    Connect Using the SmartLink device with an Ethernet Cable to a LAN Port.   2.  Connect Using the SmartLink device with a Wireless Connection. These methods require that the machine be connected to SmartLink.  The communications between the machine and the PB Data Center go  through the SmartLink device in both of these methods. When you link your meter to the Pitney Bowes Data Center through SmartLink, you can access the full  benefits of SmartLink including:   Automatic USPS rate updates and software updates   Low ink and low fund notifications, and simplified ink ordering.   Remote diagnostics with support and error troubleshooting notifications   Customized insights on meter and postage usage   Adding postage to your meter from your computer Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 63 Connect Using the Communication Device with a Wireless Connection. These methods require that the machine be connected to the  Communication Device. The communications between the machine and  the PB Data Center go through the Communication Device in both of these  methods.   Connect Directly Through Your Computer Using PC Meter Connect  1.  Connect Using PC Meter Connect with a USB cable to your PC computer This method connects the machine directly to a PC that has PC Meter Connect software  installed. No additional hardware, such as SmartLink or the Communication Device is used. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 64: Connect To The Pb Data Center With   S Martlink Using An Ethernet Cable To A Lan Port

    Ethernet Cable to a LAN Port Item Description SmartLink device This method connects the digital postage meter to the internet through the SmartLink   d evice using an  Ethernet cable. Installation takes about 10 minutes. When you link your meter to the Pitney Bowes Commerce Cloud using the SmartLink device, you can access the full benefits of SmartLink including:   Automatic USPS rate updates and software updates   Low ink and low fund notifications, and simplified ordering  ...
  • Page 65 Connecting to the Data Center The Connections Between the Digital Postage Meter and the SmartLink Device Item Description SmartLink device USB cable connecting SmartLink device to machine Ethernet LAN cable to router port or network wall outlet (internet connection) AC adapter   For more information and instructions on how to set up this type of connection, refer to the SmartLink Setup Instructions available on our website.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 66: Connect To Pb Data Center With Smartlink Using A Wireless Connection

    Wireless installation utilizes     ‘ Blink-up technology’   Installation takes about 15 minutes   Requires access to     a  wireless network When you link your meter to the Pitney Bowes Commerce Cloud using the SmartLink device, you can access the full benefits of SmartLink including:   Installation takes about 10 minutes   Requires access to     a n internet network  ...
  • Page 67 Connecting to the Data Center The Connections Between the Digital Postage Meter and the SmartLink Device Item Description SmartLink device USB cable connecting SmartLink device to machine AC adapter   For more information and instructions on how to set up this type of connection, refer to the SmartLink Setup Instructions available on our website.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 68: Connect To The Pb Data Center With The Communication Device Using An Ethernet Cable To A Lan Port

    Connecting to the Data Center Connect to the PB Data Center with the Communication Device Using an Ethernet Cable to a LAN Port Item Description Communication Device This method connects the machine to the internet through the Communication Device using an  Ethernet cable.     One end of the Ethernet cable is plugged into the Communication Device and the other end into  a router port or network wall outlet (internet connection)    The machine connects to the Communication Device using a USB cable.    The machine also comes with a wireless USB plug-in. This is pre-installed in one of the USB  ports. Do not remove this plug-in.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 69 Connecting to the Data Center The Connections Between the Digital Postage Meter, the Communication Device and the Internet Source Item Description Communication Device USB cable connecting Communication device to machine Ethernet cable to network LAN port AC adapter   For more information on setting up this type of connection, refer to How to install a wired LAN Connection on the mailstation and mailstation2 available on our website. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 70: Connect To The Pb Data Center With The Communication Device Using A Wireless Connection

    Connecting to the Data Center Connect to the PB Data Center with the Communication Device Using a Wireless Connection Item Description Communication Device The Communication Device allows you to connect to the PB Data Center through the internet using a  wireless connection.    The machine connects to the Communication Device using a USB cable.    The machine also comes with a wireless USB plug-in. This is pre-installed in one of the USB  ports. Do not remove this plug-in.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 71 The Connections Between the Digital Postage Meter, the Communication Device and the Internet Source Item Description Communication Device Wireless USB plug-in (pre-installed) USB cable connecting Communication Device to machine AC adapter   For more information and instructions on setting up this type of connection, refer to the How to install the mailstation and mailstation2 with a communication device connected through WiFi available on  our website.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 72: Connect To The Pb Data   C Enter With Pc Meter Connect Application On Your Computer

    Connect to the PB Data Center with PC Meter Connect Application on your Computer PC Meter Connect™ desktop application is PC-based software that allows you to use your PC  computer's high-speed Internet connection to connect your mailing machine to the PB Data Center. A  USB cable is provided to connect your machine to a free USB port on a PC running PC Meter  Connect. Using PC Meter Connect directly from your PC allows you to:     Add postage    Perform USPS inspections   Get rate updates In addition, if you use PC Meter Connect™ during the initial installation of your machine, it will guide  you through the entire   m achine setup process.  NOTE: No additional hardware, such as SmartLink or the Communication Device is used.   For details on setting up your machine initially using PC Meter Connect, refer to How to Install PC Meter Connect available on our website.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 73 11 - Adding Postage Adding Postage to Your Machine...

  • Page 74: Adding Postage To Your Machine

    You can add postage to your machine any time as long as you have enough funds in your Postage By  Phone® system account.  Adding Postage via Internet Connection The following method describes how to add postage if you are connecting to the PB Data Center  using:   Communication Device     SmartLink device   1.  Press Funds. The amount left in the machine displays.  2.  Use the Review keys to scroll to "Refill postage?" and press Enter/yes. If you do not see this  option, do the following:   a.  Press Lock to enter sleep mode. Press Enter/yes to confirm.  b.  When meter is in sleep mode, press any key to awaken it.   c.  Enter the password for the lock code (not a password for an account) and press Enter/Yes.  d.  Press Funds and continue at the beginning of this step (step 2).   3.  Key in the refill amount (whole numbers only). NOTE: The minimum amount of postage you can  add is $1.   4.  At the refill amount confirmation prompt, press Enter/yes.  5.  The machine connects to the Pitney Bowes Data Center. Various screens display showing the  status of the process. When complete, the refill successful message displays. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 75 Adding Postage  6.  Press Enter/yes. When prompted for a receipt, insert an envelope/tape sheet in the machine  (see sample refill receipt with explanations below). When finished the main screen appears. Description Postage in Meter: Amount of postage (funds) in your meter. Prepaid on Account: Amount you have left in your Postage By Phone® system  account of those funds you paid for in advance (by sending in a check, direct  withdrawal, etc.). Credit Line Available: Amount you have left in your Postage By Phone® system  account of those funds you established as credit with Pitney Bowes (such as  Purchase Power®, etc.). Refill Amount: Amount of your refill.  Account No. : Your Postage By Phone® system account number. Meter No. : Your meter serial number which is printed on the meter stamp and will be  on record with the USPS.   Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 76 12 - Meter Updates and Inspections About Meter   U pdates and Downloads About Postal Rate Changes Procedures for Downloading New Postal Rates Performing Meter Inspections...

  • Page 77: About Meter   U Pdates And Downloads

    If you need to reboot the system, the prompt "Restart now" displays. Select this to restart the  system.   If it is not necessary to reboot, simply select Continue to return to the Home screen. IMPORTANT:  Do not remove power or the Internet connection to the Pitney Bowes Data Center during a system upgrade or  rates download. Wait until the meter has finished processing before disconnecting the meter. You will know this has occurred  when the meter's Home screen showing postage and date displays Types of Downloads/Update Available The following downloads/updates are available:  System Update If there has been an important update to your system, you will be notified that a required update is  necessary. To initiate a system update, follow the Procedure for Downloading New Postal Rates.  Envelope Ads/Postal Inscriptions If you ordered new envelope advertisements or postal inscriptions, you will be notified that you can  perform a download to obtain these. To initiate a download for new ads or postal inscriptions, follow  the Procedure for Downloading New Postal Rates. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 78: About Postal Rate Changes

    Rates for information and details. Postal Inspection Refer to Performing Meter Inspections for information and details.     About Postal Rate Changes Postal rates change periodically by the USPS If new rates are available, you can download them  quickly and easily directly from the Pitney Bowes Data Center. The new rates are normally available  for download at least seven days before the effective date.  The display tells you when a Rate Change update is complete. It also tells you if the update is  immediate or takes effect at a later date by listing the new date. Once the effective date is reached, the  system automatically switches to the new rates.  Please be advised:   If you download the update and the rates go into effect in the future, you will not print postage  with the new rate until the new rates become effective.   If the First Class rate is changing and is effective immediately, a screen displays showing the  present preset postage and prompts you to reset the normal preset postage. Press Enter. A  screen displays for you to enter the new rate.   When a Rate Change update takes place it may also affect the preset values in your mailing  machine. Check the preset settings to insure that it conforms to the new rates. Refer to Using the Preset Feature for more information.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 79: Procedures For Downloading New Postal Rates

    Downloading New Postal Rates.  Procedures for Downloading New Postal Rates Use the procedure here to restart an interrupted download or to initiate a download for postal rate  updates, inscriptions, ads, or system updates. This procedure applies if you are connecting to the PB Data Center using:   Internet via SmartLink - LAN Connection   Internet via SmartLink - Wireless Connection   Internet via Communication Device - LAN Connection   Internet via Communication Device - Wireless Connection  1.  Verify that your machine is connected to the PB Data Center.   2.  Press Menu.  3.  Use the Review keys to scroll to "Connect to Pitney Bowes?" and press Enter/yes.  4.  Once connected to the PB Data Center you are informed of any downloads available.  5.  Follow the prompts to start the download(s) as necessary. Various screens display, letting you  know the status of the process.  6.  When finished, press Enter/yes to return to the main screen. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 80: Performing Meter Inspections

    Downloaded : The date and time the new rates were downloaded into the  machine. Printed: The date and time this report was printed.  Performing Meter Inspections The USPS requires a postal inspection of your machine every 120 days.  This postal inspection requirement can be automatically met by connecting to the Pitney Bowes Data  Center to check your Postage By Phone® meter payment account balance or to add postage to your  meter.  Please be Advised: When your machine's display prompts:  Inspection Due: You will have 30 days to print postage but it is recommended that you connect to the  PB Date Center at this time to allow the inspection. Inspection Required: you will not be able to use your mailing machine until your system is inspected.  Connect to the Pitney Bowes Data Center to satisfy the postal inspection requirement.   Connect to the PB Data Center. Refer to How You Connect to the PB Data Center for more  information on possible ways of connecting to the Data Center.   Follow the prompts on the "Inspection Due" screen, or, Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 81 Meter Updates and Inspections   Press the Funds key on the control panel and select "Check amt available to download?" (this  will not decrease or change the funds in your account).  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 82: 13 - Maintenance

    13 - Maintenance Ink Cartridge Replacement Messages Replacing the ink cartridge Printing a Test Pattern Cleaning printer nozzles Cleaning or Replacing the Print Head Replacing the Ink Tray...

  • Page 83: Ink Cartridge Replacement Messages

    “Low Ink" Replace the ink cartridge soon. You can print about another 300 impressions or leave the system  running for six days without printing. If you don’t have a replacement cartridge on hand, you should  order one now. Refer to the Contact List for information on ordering supplies.   "Ink Out” Replace the ink cartridge immediately. The ink supply is gone you will not be able to print any postage.   Replacing the ink cartridge Try replacing your ink cartridge to improve your print quality on the mailstation and mailstation2. Step 1: Watch the video Step 2: Replace the ink cartridge  a.  Press Menu.   b.  Press Review (down) until the message Use ink functions? displays and press Enter/yes.  c.  Press Review (down) until the message Replace ink cartridge? displays and press  Enter/yes Pitney Bowes...
  • Page 84 Maintenance  d.  Lift the control panel and locate the ink cartridge (see ink cartridge in white circle on image).  e.  Press the unlock icon to open the ink cartridge latch as shown in the image.  f.  Tilt the old ink cartridge toward you and lift it out. Discard the old cartridge.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 85 Maintenance  g.  Remove the new cartridge from its packaging and pull off the protective tape covering the vent  and ink holes as shown below.  h.  Insert the new ink cartridge by tilting it towards you and then insert it into print head. Straighten  the cartridge into an upright position. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 86 Maintenance  i.  Press down on the ink cartridge latch until it locks into place.  j.  Close the machine cover. Press Enter/yes.  k.  Press Enter/yes to confirm the replacement. Wait while the system performs an initialization. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 87: Printing A Test Pattern

      If the test pattern looks like the sample below (missing lines), then press No and refer to  Cleaning the Printer Nozzles. Poor Test Print Related articles   "Low ink" or "Ink out" message on the mailstation and mailstation2   Poor print quality or no printing on the mailstation and mailstation2   If you need ink, order a genuine Pitney Bowes replacement ink cartridge: mailstation2 mailstation Printing a Test Pattern Printing a test pattern lets you see if the printhead is functioning properly or if you have enough ink in ...

  • Page 88: Cleaning Printer Nozzles

     1.  Press Menu.  2.  Use the Review keys to scroll to "Use ink functions?" and press Enter/yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Print test pattern?" and press Enter/yes.   4.  When prompted, insert an envelope or tape sheet into the machine. After a few seconds,  remove envelope when prompted.    The test pattern should look like the sample below (no missing lines). If it does then press  Enter/yes. Good Test Print   If the test pattern looks like the sample below (missing lines), press No, and refer to  Cleaning the Printer Nozzles. Poor Test Print   Cleaning printer nozzles If you get a bad test print pattern, clean your print nozzles to try and correct the problem.  1.  Press Menu.   2.  Press Review (down) until ink functions? displays. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 89: Cleaning Or Replacing The Print Head

     7.  When prompted, remove the envelope.  8.  At the prompt Is test pattern OK, select the appropriate option:   If your test pattern is good, without broken lines or smeared ink, press Enter/Yes. Your  meter returns to the main screen.   If your test pattern is poor, press No to run the Clean Printer Nozzles? maintenance  function again.   a.  Press Clear/Back.  b.  Return to Step 2 and repeat the Clean Printer Nozzles? function up to 3 times, if  needed, to improve poor print quality. Related topic Cleaning or Replacing the Print Head IMPORTANT: This procedure should only be done under the direction or with the permission of a Pitney  Bowes representative. This procedure can also be used to reseat the print head in response to a possible error  condition.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 90 Maintenance If you are still experiencing poor print quality after cleaning the printer nozzles, you can try cleaning the  print head. If that does not fix the problem, replace the print head.   1.  Press Menu.   2.  Use the Review keys to scroll to "Use ink functions?" and press Enter/yes.   3.  Use the Review keys to scroll to "Install new print head?" and press Enter/yes.   4.  Lift the control panel and locate the print head.   5.  Press the unlock symbol to open the cartridge holder as shown in the image below .  6.  Tilt the ink cartridge toward you and lift out. The cartridge may leak from the bottom. Place it on  a napkin.   7.  Squeeze the latches holding the print head guard in place.  8.  Lift up the print head guard to expose the print head.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 91 Maintenance  9.  Squeeze the latches holding your print head in place   a nd lift your print head out of the machine. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 92 Maintenance  10.  Clean, reseat, or replace the print head:  a.  If you are reseating the print head, proceed to step 11.  b.  If you are cleaning the print head use a soft, lint-free cloth to wipe off the bottom of the print  head as shown here. Proceed to step 11.  c.  If you are replacing the print head, remove the new print head's protective parts by  squeezing the yellow tabs on the white print head holder. Keep this part to re-package your  old print head for return to Pitney Bowes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 93 Maintenance  11.  Place the new or cleaned print head back in the machine by angling it back and down until it  clicks back into place.  12.  Replace the existing ink cartridge or install the new one that comes with the new print head.   13.  Push down on ink cartridge latch until it locks in place.   14.  Close the control panel and press Enter/yes.  15.  The message "IMPORTANT - is print head/ink installed?" appears in the display.   16.  Press Enter/yes to confirm the replacement. The system performs a print head initialization.  This takes about 2-3 minutes.  17.  When prompted, insert an envelope/tape sheet to print a test pattern to confirm print quality.   18.  If test pattern looks good, press Enter/yes.   19.  If you replaced the print head, place the old print head in the yellow and white protection parts  and return to Pitney Bowes.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 94: Replacing The Ink Tray

    Maintenance Replacing the Ink Tray The ink waste tank is nearly full message appears when the waste tray (also called a waste tank) has  neared capacity. Once your waste tray is actually full, your meter will have to be replaced. This  can be avoided by replacing your waste tray as soon as the warning message appears. IMPORTANT: This procedure should only be done under the direction or with the permission of a Pitney  Bowes representative. Before you start: To order a new waste tray, call the supply line at 1.800.243.7824 and request:  Procedure:  1.  Locate the button on the bottom right corner on the back of your machine.  2.  Slide the button to the right and hold.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 95 Maintenance  3.  Pull the ink tray out from the rear of the machine and release the button.  4.  Check to see if the tray is fully saturated with ink. If it looks like it is not yet near capacity, you  may be able to continue using the meter without a replacement tray for a little while longer. If it is  near capacity remove the tray and place it on a napkin.   5.  Remove the new ink tray from the envelope.   6.  Insert the new tray into the rear of the machine until it clicks in place.   7.  Put the old ink tray in the envelope.   8.  Press Menu.   9.  Use the Review keys to scroll to "Use ink functions?" and press Enter/yes.   10.  Use the Review keys to scroll to "Replace ink tray?" and press Enter/yes.   11.  Enter the four-digit code. The code is ..57 (period period 57).  12.  Press Enter/yes. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 96 14 - Troubleshooting Getting Help What Information You Need to Provide Customer  Support Troubleshooting Your   D igital Postage Meter Printing Problems Battery Low Message Troubleshooting Communications Problems Text Error Messages Numeric Error Codes Exception List...

  • Page 97: Getting Help

    If you are unable to finds answers to your questions using the above resources refer to the  Pitney Bowes Support site,   o r chat with PB Customer Support.To help us help you, refer to  What Information I Need to Provide Customer Support. This will reduce the time it takes to  troubleshoot and solve your problem.  What Information You Need to Provide Customer Support Be sure to provide the following information before contacting Pitney Bowes technical support: Product Name: mailstation2 Digital Postage Metermailstation Digital Postage Meter Serial Number: See the back of the meter.  Back of the meter Meter Software Version (UIC): Follow these steps to get the UIC Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 98: Troubleshooting Your   D Igital Postage Meter

    Troubleshooting Your Digital Postage Meter This topic describes some of the more common issues associated with you   m eter such as   e rror  messages that appear on the control panel on you meter or poor print quality.    For print quality problems, refer to Printer Problems.    If you receive the message that the "Waste Tank is Full or Near Full", refer to Replacing the Ink Tray.   If you receive a "Low Battery" message, refer to Battery Low Message.     If you are having problems connecting to the PB Data Center, refer to Troubleshooting Communication Problems.    For text message errors that appear on the display, refer to Text Error Messages.    For numeric error codes, refer to Numeric Error Codes.   Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 99: Printing Problems

    Lines missing in meter  Printer maintenance required. May be  Clean the printer nozzle. If problem remains,  stamp clogged nozzles or low ink condition. Clogged  replace ink cartridge. nozzles can result from lack of use.  Lines missing in meter  Faulty or dirty print head.  Clean or replace the print head. stamp after cleaning the  printer nozzles and/or  replacing ink cartridge Meter stamp does not print Print head not primed with ink. Check that tape on cartridge is removed Refer  to Replacing the Ink Cartridge.  Meter stamp is smudged Envelope is contacting print head during  Check that envelope does not exceed 5/16”  printing. thickness. Do not place objects, such as  paper clips, in the meter stamp area. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 100: Battery Low Message

    You Connect to the PB Data Center.    You need to verify that you are able to connect to the internet.   To make sure you do not have problems with your internet connection refer to  Troubleshooting Your Internet Connection .   For possible issues with PC Meter Connect, refer to Troubleshooting PC Meter Connect.     Troubleshooting Your Internet Connection Verify that you are able to connect to the internet. Check your internet connection and firewall configuration  1.  Check to make sure you have an Internet connection. Go to http://www.pb.com   f rom your PC. If  it displays, the Internet connection is working. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 101 Troubleshooting  2.  If you have an internet connection run this test to determine if the problem is caused by security  filters or firewall settings.   a.  Go to the   f ollowing test site: http://cometservp1.pb.com/t3cometserver.asp  b.  If a series of zeros are displayed, such as {00000000-0000-0000-0000-000000000000} 0  then web filtering is most likely not the issue.  c.  If you have a web filtering or firewall issue, a specific message will display instead of a line of  zeros. If this is the case, consider adding the Pitney Bowes servers to your exception list.  Refer to Exception List. If you are still having problems, refer to Getting Help and contact  customer service.  Troubleshooting Your Communication Device You can check the status of your communication device by observing the LED indicators   s hown  below. Blinking green indicates that your meter is connected to the internet. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 102: Text Error Messages

    Also refer to How to troubleshoot the communication device on mailstation and mailstation2 on our website. You can obtain additional information from error codes. For a complete list of error codes refer to How to resolve connection errors and messages on the mailstation and mailstation2.  Text Error Messages System messages appear as text messages in the LCD display on your machine's control panel. The  following table lists the possible messages, a description of each, and what action you can take.  Please be sure to record any messages that appear on your display before calling your customer ...
  • Page 103 If the problem persists, contact customer  completing your transaction. service.  Inspection Due This displays if a postage refill has not  To trigger an inspection, check the amount of  been performed for the last 90 days. postage available to you for downloading   a nd the  an inspection will automatically be performed.  Refer to Checking the Amount of Postage Available. Inspection Required This displays if a postage refill has not  To trigger an inspection, check the amount of  been performed for the last 120 days.  postage available to you for downloading   a nd the  Postage cannot be printed until an  an inspection will automatically be performed.  inspection is done. Refer to Checking the Amount of Postage Available. Pitney Bowes Operator Guide January 2024...

  • Page 104: Numeric Error Codes

    A failure occurred during the refill process.  Contact customer support.     R efer to Pitney Bowes Contact List. xxx.Contact Pitney Bowes Refill too High You tried to add funds for more than the   1.  Press Clear/Back (C). maximum refill amount.  2.  Repeat refill procedure with a smaller  postage amount. Contact customer support.     R efer to Pitney Bowes Contact List. Numeric Error Codes Error codes are numeric messages on that appear in the LCD display on your machine's control panel.  The following table lists the possible codes, a description of each, and what action you can take.  Please be sure to record any error codes that appear on your display before calling your customer  support agent.  You can also visit the support site at http://support.pb.com/ for additional information.  Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 105 Your rate data modules may be out of   1.  Unplug your power cord, and wait one to  sync. Your downloaded rates are not  three minutes.  effective until a future date, or you may not   2.  Plug your power cord back in, ensuring  have ordered the weight capacity and/or  that it is plugged directly into a wall outlet. the rating features for your meter.   3.  Follow the Procedures for Downloading New Postal Rates. If this does not resolve your issue or if no  updates are available,Contact customer support.     Refer to Pitney Bowes Contact List. DE00 This is a general connection error. It can  You must reboot your system after every DE00  occur when you are trying to connect with  error. Do this by: the Pitney Bowes Data Center. It could be   1.  Unplug your power cord, and wait one to  caused by any of these conditions:  three minutes.    Your meter is not set up to   2.  Plug your power cord back in, ensuring  communicate with the Pitney ...

  • Page 106: Exception List

    P20XX ,P21XX, E25XX,  These are system error codes and my   1.  Press Clear/Back (C). If nothing happens  E22XX, P2BXX require help from a Pitney Bowes engineer  in 5 seconds, turn off the machine, wait  to diagnose and correct. 15 seconds, and turn the machine back   2.  If the error does not clear or the problem  persists ,contact customer support.     R efer  to Pitney Bowes Contact List.  2546 An internal communication error has been  Restart your meter. If the error code does not  detected with no specific cause.  clear or it returns contact customer support.     Refer to Pitney Bowes Contact List.  Exception List The following URLs must be accessible by your system. Contact your systems administrator to add  these to your exceptions list. If you need assistance, contact customer support.     R efer to Pitney Bowes Contact List. ...
  • Page 107 Troubleshooting If you are using Smartlink or the Communication Device:  Distributor: http://distservp1.pb.com Comet Server: http://cometservp1.pb.com (US) https://cometservp1.pb.com DLA App.: http://pbdlsp1.pb.com, https://pbdlsp1.pb.com DLA File Downloads: https://dlsdlp1T.pb.com, https://dlsdlp1z.pb.com https://dlsdlp1.pb.com, https://dlsdlp1b.pb.com Hosted Web Server: https://pbwebconnect.pb.com Amazon App.: https://s3.amazonaws.com   If you are using PC Meter Connect:  Distributor: http://distservp1.pb.com, https://distservp1.pb.com Comet Server: http://cometservp1.pb.com (US), https://cometservp1.pb.com (US), http://cometservd1.pb.com (Canada),  https://cometservd1.pb.com (Canada) DLA: http://pbdlsp1.pb.com, https://pbdlsp1.pb.com FTP: ftp://dlsdlp1a.pb.com, ftp://dlsdlp1b.pb.com, ftp://dlsdlp1z.pb.com, ftp://dlsdlp1.pb.com Acct Upld: https://acctservp1.pb.com Pitney Bowes Operator Guide January 2024...
  • Page 108 3001 Summer Street Stamford, Connecticut 06926 www.pitneybowes.com SV61374 Rev.M ©2024 Pitney Bowes Inc. All Rights Reserved...

This manual is also suitable for:

Mailstation2

Table of Contents

Save PDF