Nortel Attendant Console User Manual page 4

4 Contents
Using the call processing area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
The Edit Employee Information dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Using the Directory options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Sorting information in the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Chapter 4
Handling calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Answering calls as an attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Using the Target list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Using the Contacts boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Using the Directory tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Using the Directory Find box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Using the Department list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Parking, holding and screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Parking calls and paging employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Placing and retrieving calls on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Contacting employees using Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Linking and Joining calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Joining a call on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Creating a conference call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Handling a callback call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Responding to a callback that an extension did not answer . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Responding to a Callback that an employee returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Making a call from your extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Handling calls at an employee's telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Chapter 5
Maintaining caller and employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Maintaining caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Creating a new caller record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Finding and editing caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Maintaining employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Using the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Finding an employee record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Resetting the Full tab view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Editing employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Using the Make Caller button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Adding notes to employee records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
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