Table Of Contents - ShoreTel 265 User Manual

GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Backlight Operation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
LOGGING IN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
MANAGING CALLS - BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Placing Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Sending a Call to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Diverting a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Answering Additional Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
AUDIO CONTROLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Adjusting Ring Tone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Logging Into the Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing Call Handling Mode and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Changing the Agent State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
MANAGING CALLS - ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Contents
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