Polycom SoundStation IP 7000 User Manual page 6

User Guide for the Polycom SoundStation IP 7000 Phone
3 Using the Basic Features of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
vi
Adding Contacts to Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . 2-20
Adding Contacts Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-20
Adding Contacts From Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
Adding Contacts to Your Local Contact Directory From a
Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-23
Searching for Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Searching for Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . 2-24
Searching for Contacts in Your Corporate Directory . . . . . . . . . 2-25
Updating Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . 2-27
Deleting Contacts From Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . 2-28
Placing Calls to Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29
Managing Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29
Distinguishing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29
Rejecting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-30
Diverting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-31
Understanding Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-32
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Placing Calls Using Speed Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Ending Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Muting the Microphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Redialing Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Setting Up Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Setting Up a Conference Using the Conference Key or
Soft Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Setting Up a Conference With an Active Call and a
Call on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Managing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Muting Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
Placing Conference Call Participants on Hold . . . . . . . . . . . . . . 3-13
Removing Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
Obtaining Information About Conference Call Participants . . 3-15
Holding and Resuming Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Splitting Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Ending Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17
Performing a Consultative Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17
Performing a Blind Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-18