Table Of Contents - Alcatel 4008 User Manual

Contents
Getting to know your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.6
1.
Using your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.1 Making a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.2 Receiving a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.3 Using the telephone in "Hands free" mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.4 Activating the loudspeaker during a conversation (receiver lifted). . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.5 Calling your correspondent by name (company directory) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7
1.6 Make a call using the personal phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.7 Filtering calls using the voice mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.8 Redialling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.9 Make a call-back request to a busy number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.10 Answering an internal call in intercom mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9
1.11 Sending DTMF signals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9
1.12 Mute, so that your correspondent cannot hear you . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9
2.
During a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10
2.1 Making a second call during a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10
2.2 Answering a second call during a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10
2.3 Switching between calls (Broker call). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10
2.4 Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
2.5 Transfer a call to the voice mailbox of an absent party . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
2.6 Three-way conference with internal and/or external correspondents (conference). . . . p.11
2.7 Placing a call on hold (hold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
2.8 Placing an outside call on hold (parking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
2.9 Intrusion into an internal conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
2.10 Store a number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
2.11 Adjust audio volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
3.
'Meet me' conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
3.1 Initiate a 'Meet me' conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
3.2 Join a 'Meet me' conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
4.
Sharing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.1 Receiving supervised call ringing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.2 Answering the general bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.3 Manager/secretary filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.4 Call pick-up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.5 Answering briefly in place of the operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
4.6 Hunting groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
4.7 Calling an internal correspondent on his/her pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
4.8 Answering a call on your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
4.9 Calling a correspondent on his/her loudspeaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
4.10 Sending a written message to an internal correspondent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
4.11 Send a voice message copy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
4.12 Sending a recorded message to a number / a distribution list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
4.13 Broadcasting a message on the loudspeakers of a station group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
4.14 Modify the automated attendant welcome message remotely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
Toc
5.
Keep in touch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.1 Selecting calls to be diverted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.2 Diverting calls to another number (immediate diversion). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.3 Diverting your calls to your voice message service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.4 When you return, consult recorded messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.5 Activate/disable the personal assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
5.6 Personal assistant : reaching you with one number only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5.7 Diverting calls to your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5.8 Forwarding your calls from the receiving terminal ("Follow me") . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5.9 Applying a selective diversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5.10 Diverting all group calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
5.11 Cancelling all diversions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
5.12 Diverting calls when your line is busy (divert if busy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
5.13 Do not disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
5.14 Leaving a recorded message for internal callers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
5.15 Consulting written messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
5.16 Message notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
6.
Managing your charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
6.1 Charging your calls directly to business accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
6.2 Finding out the cost of an outside call made for an internal user from your terminal . . . p.22
7.
Programming your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
7.1 Initializing your voice mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
7.2 Customising your voice greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
7.3 Modifying your personal code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
7.4 Configuring the telephone ringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
7.5 Adjusting screen brightness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
7.6 Selecting language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
7.7 Make a call using the personal phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
7.8 Programming direct call keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
7.9 Programming an appointment reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
7.10 Identify the terminal you are on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
7.11 Broadcasting background music on your loudspeaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
7.12 Lock / unlock your telephone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
7.13 Activating/deactivating "forced headset" mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
8.
ACD : Agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
8.1 Agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
8.2 Open an agent session (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
8.3 The four operating statuses of the agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
8.4 Changing the operating status of the set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
Guarantee and clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27
5