Polycom SoundStation IP 6000 User Manual page 6

User Guide for the Polycom SoundStation IP 6000 Phone
3 Using the Basic Features of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
vi
Adding Contacts to Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . 2-14
Adding Contacts Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
Adding Contacts from Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17
Adding Contacts to Your Contact Directory from a
Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18
Searching for Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19
Searching for Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . 2-19
Searching for Contacts in Your Corporate Directory . . . . . . . . . 2-20
Updating Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . 2-21
Deleting Contacts from Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . 2-22
Placing Calls to Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-23
Managing Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Distinguishing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Rejecting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Diverting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25
Understanding Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-26
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Placing Calls Using Speed Dials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Ending Active Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Muting the Microphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Redialing Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Setting Up Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Setting Up a Conference Using the Conference Soft Key . . . . . . 3-7
Setting Up a Conference with an Active Call and a
Call on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Holding and Resuming Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Splitting Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Ending Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Performing a Consultative Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Performing a Blind Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Forwarding Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Forwarding Calls Statically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Forwarding Calls Dynamically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13
Using Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13
Managing Speed Dial Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
Using Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16