Polycom SOUNDPOINT IP 670 User Manual page 6

User Guide for the SoundPoint IP 670 Desktop Phone
3 Using the Basic Features of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
4 Using the Advanced Features of Your Phone . . . . . . . . . . . 4-1
vi
Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
Adding Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
Editing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-16
Deleting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17
Placing Calls to Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18
Searching for Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18
Managing Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
Distinguishing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
Rejecting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
Diverting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-23
System Customizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Supporting Multiple Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
Supporting Multiple Line Keys Per Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25
Supporting Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Ending Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Redialing Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Placing Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Setting Up Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Managing Conferencing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
Adding Parties to Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
Joining Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Splitting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Ending Conferencing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17
Forwarding Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-19
Enabling Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Assigning Speed Dial Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-23
Using Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-25
Using Multiple Call Appearances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
Using Text Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Using Buddy Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Presence Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Managing Buddies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6