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Kyocera Data Security Kit (B) For Copier Operation Manual

Kyocera data security kit (b) for copier operation guide.
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   Summary of Contents for Kyocera Data Security Kit (B) For Copier

  • Page 3

    General User Information Introduction This operation guide contains information on the proper use of the Data Security Kit (B) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the Security Kit.

  • Page 4

    General User Information The data derived from the following functions must be administered by the user. • Document Management (Copy Function) • Quick Copy (Printer Function) • Proof and Hold (Printer Function) • Private Print (Printer Function) • Stored Job (Printer Function) •...

  • Page 5

    Display during overwrite Ready to copy. 11x8½" Plain 11x8½" Recycled 11x17" MP tray Plain Plain 8½x11" 11x8½" Plain Plain User choice Basic Icon display Alternating Important! To avoid damaging the hard disk, do not turn the copier power off during overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

  • Page 6

    General User Information Data to be overwritten Data to be overwritten are as follows. Copy Function The original document data of a copy which output is completed The original document data stored through a document management function and deleted by the user The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached Printer Function (when optional hard disk is installed)

  • Page 7

    Administrator Information Table of Contents Introduction ... 1-5 Security Kit Functions ... 1-8 Security Kit Installation Procedures ... 1-13 Hard Disk Format ... 1-15 Error Messages ... 1-16 Introduction This operation guide contains information on the proper use of the Data Security Kit (B) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating to its use.

  • Page 8

    Administrator Information The Security Kit secures data on the copier’s internal hard disk, but does not secure any other type of data (data sent to the computer, etc.) Note that data security is not guaranteed even if only one of the conditions required for data security described below is not met.

  • Page 9

    About Security Mode Security mode refers to the machine status in which the Security Kit has been installed on the copier and is functioning properly. When the copier is in the security mode, a hard disk icon will be displayed on the right upper corner of the touch panel.

  • Page 10: Security Kit Functions

    Administrator Information Security Kit Functions Copy Function Scanner Function Printer Function Overwrite Function Function details Overwrites old document data when copying or printing is completed. Overwriting method 3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-14 Step 3: Hard Disk Overwrite Setting for further details.) Execution timing Overwrites existing old document data after a job is completed.

  • Page 11

    Overwriting Time Differs depending on amount of data to overwrite. Format Function Function details Overwrites all data on the hard disk. Overwriting method 3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-14 Step 3: Hard Disk Overwrite Setting for further details.) Execution timing Execution through the operation panel (See page 1-15 Hard Disk Format for further details.)

  • Page 12

    Administrator Information Hard Disk Overwrite You can select either of the following two methods to overwrite data: Once Overwrite Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes to reject recovery of the data. The entire hard disk is overwritten with zeroes during a format operation.

  • Page 13

    Note • If the copier power is turned off while overwriting is still in progress, any data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this case, overwriting should be re-started from the beginning when the copier is turned on again.

  • Page 14

    Administrator Information Data overwritten through the format function overwritten Data Copy Function Job Accounting data Original document data stored with the document management function Printer Function (when optional hard disk is installed) Data stored in Stored Job mode Program data Optional font Macro data Scanner Function...

  • Page 15: Security Kit Installation Procedures

    Security Kit Installation Procedures Step 1: Preparation Security Kit installation The Security Kit is installed by service representative. Precautions for Security Kit installation • The repeat copy function becomes prohibited. • The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu. Precautions for installing the Security Kit on a pre-used copier After installing the Security Kit, you must format all hard disks.

  • Page 16

    Administrator Information Enter the new management code using the numeric keys. Management code change Change the management code. Use the numeric keys to set 8 digit numbers. System Menu Machine Default Press the Close key. Step 3: Hard Disk Overwrite Setting Selects the hard disk overwrite.

  • Page 17: Hard Disk Format

    Hard Disk Format Format the hard disk when disposing of the copier or the hard disk to overwrite the hard disk data. See page 1-9 Format Function for further details. Important! To avoid damaging the hard disk, do not turn the power off while formatting the hard disk.

  • Page 18: Error Messages

    Administrator Information Error Messages Contact your service representative or authorized service center if any of the following messages are displayed. Message Security key is not recognized. Not available. 1-16 Details Security key is not connected properly or is damaged.

  • Page 19

    Informations générales d’utilisation Introduction Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (B) (kit de sécurité des données (B)) (ci-après, le kit de sécurité). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité.

  • Page 20

    Informations générales d’utilisation Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur. • Gestion document (Fonction de copie) • Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante) • Vérification avant impression (Fonction d’imprimante) • Exemplaire & personnel (Fonction d’imprimante) • Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante) •...

  • Page 21

    Affichage pendant l'écrasement Prêt à copier. 11x8½" Normal 11x8½" Recyclé 11x17" P polyv. Normal Normal 8½x11" 11x8½" Normal Normal Basic Affichage des icônes Alternance Important! Pour éviter d'endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant l'écrasement (pendant que l'icône du disque dur passe d'une icône à...

  • Page 22

    Informations générales d’utilisation Données à écraser Les données à écraser sont les suivantes : Fonction de copie Données du document original d'une copie une fois la sortie terminée Données du document original enregistrées à l'aide d'une fonction de gestion de document et effacées par l'utilisateur Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été...

  • Page 23

    Informations relatives à l’administrateur Table des matières Introduction ... 2-5 Fonctions du kit de sécurité ... 2-8 Procédures d’installation du kit de sécurité ... 2-13 Formatage du disque dur ... 2-15 Messages d’erreur ... 2-16 Introduction Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à...

  • Page 24

    Informations relatives à l’administrateur Conditions requises pour la sécurité des données Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des données lors de l’utilisation du kit de sécurité. Administrateur fiable La responsabilité des photocopieuses pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée à...

  • Page 25

    A propos du mode de sécurité Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier. Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s'affiche dans l'angle supérieur droit de l'écran tactile de la photocopieuse (l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie, d’imprimante et de scanner).

  • Page 26

    Informations relatives à l’administrateur Fonctions du kit de sécurité Fonction de copie Fonction de scanner Fonction d’imprimante Fonction d'écrasement Détails des fonctions Écrase les anciennes données de documents au terme de la copie ou de l'impression. Méthode d'écrasement 3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (Pour plus d’informations, reportez-vous à...

  • Page 27

    Écran de progression de l'écrasement L’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l'écrasement à la page 2-10). Durée de l'écrasement Varie en fonction de la quantité de données à écraser. Fonction de formatage Détails des fonctions Écrase toutes les données présentes sur le disque dur.

  • Page 28

    Informations relatives à l’administrateur Écrasement du disque dur Vous pouvez choisir entre deux méthodes d'écrasement des données : 1 fois Recomposer Écrase toute la zone de stockage d'anciennes données de documents pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité du disque dur est écrasé...

  • Page 29

    Remarque • Si la photocopieuse est mise hors tension pendant l'écrasement de données, les données n'ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans ce cas, l'opération d'écrasement doit être relancée depuis le début à la prochaine mise sous tension de la photocopieuse. •...

  • Page 30

    Informations relatives à l’administrateur Remarque Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une impression en cours d'exécution est annulée. Données écrasées à l'aide de la fonction de formatage Les données écrasées à...

  • Page 31

    Procédures d’installation du kit de sécurité Étape 1 : Préparation Installation du kit de sécurité Le kit de sécurité est installé par le technicien. Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité • La fonction de Répétition de copie n'est plus disponible. •...

  • Page 32

    Informations relatives à l’administrateur Entrez le nouveau code de gestion à l'aide des touches numériques. Chang.de code:avec touch# Modification du code de gestion. Défin. de numéros à 8 chiffres par touches numériques. Menu Système Machine par défaut Appuyez sur la touche Fermer. Étape 3 : Réglage de l'écrasement du disque dur Sélectionne l'écrasement du disque dur.

  • Page 33

    Formatage du disque dur Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la photocopieuse ou du disque dur pour écraser les données qu'il contient. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Fonction de formatage de la page 2-9. Important! Étant donné...

  • Page 34

    Informations relatives à l’administrateur Messages d’erreur Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l’un des messages suivants s’affiche. Message Touche de sécurité n’est pas disponible Impossible d’futiliser 2-16 Détails La touche de sécurité n'est pas connectée correctement ou est endommagée.

  • Page 35

    Información general para el usuario Introducción Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security kit (B) (kit de seguridad de datos (B)) (en adelante, kit de seguridad), y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad.

  • Page 36

    Información general para el usuario Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario. • Documento supervisado (Función de copiadora) • Copia rápida (Función de impresora) • Revisar y retener (Función de impresora) • Impresión privada (Función de impresora) •...

  • Page 37

    Visualización durante la sobrescritura Lista para copiar. 11x8½" Normal 11x8½" Recicla 11x17" B U múlt Normal Normal 8½x11" 11x8½" Normal Normal Elec Usuario Basico Visualización de iconos Alternando ¡Importante! Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante la sobrescritura (mientras el icono de disco duro está...

  • Page 38

    Información general para el usuario Datos a sobrescribir Los datos a sobrtescribir son los siguientes. Función de copiadora Los datos del documento original de una copia que ha terminado de imprimirse Los datos del documento original almacenados por medio de una función de administración de documentos y borrados por el usuario Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento...

  • Page 39

    Información para el administrador Índice Introducción ... 3-5 Funciones del kit de seguridad ... 3-8 Procedimientos de instalación del kit de seguridad ... 3-13 Formato Disco duro ... 3-15 Mensajes de error ... 3-16 Introducción Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security kit (B) (kit de seguridad de datos (B)) (en adelante, kit de seguridad), y notas de precaución en relación con su funcionamiento.

  • Page 40

    Información para el administrador El kit de seguridad protege los datos en el disco duro interno de la copiadora, pero no protege ninguna otra clase de datos (los que se envían al ordenador, etc.). Tenga en cuenta que basta con incumplir una sola de las condiciones necesarias para la seguridad de los datos descritas a continuación para que la seguridad de los datos no se garantice.

  • Page 41

    Acerca del modo de seguridad El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha instalado el kit de seguridad en la copiadora, funcionando correctamente. Cuando la copiadora está en modo de seguridad, aparece un icono de disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil (El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de copiadora, impresora y escáner.)

  • Page 42

    Información para el administrador Funciones del kit de seguridad Función de copiadora Función de escáner Función de impresora Función de sobrescritura Detalles de la función Sobrescribe los datos de documentos antiguos una vez realizada la copia o la impresión. Método de sobrescritura 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (Consulte la página 3-14 Paso 3: Configuración de la sobrescritura de disco duro para más detalles.)

  • Page 43

    Tiempo de sobrescritura Varía en función de la cantidad de datos a sobrescribir. Función Formato Detalles de la función Sobrescribe todos los datos del disco duro. Método de sobrescritura 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-14 Paso 3: Configuración de la sobrescritura de disco duro para más detalles.) Temporización de ejecución...

  • Page 44

    Información para el administrador Sobrescritura de disco duro Puede seleccionar cualquiera de estos dos métodos de sobrescribir los datos: 1 vez Sobrescrito Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los datos.

  • Page 45

    Nota • Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura, cualquier dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se vuelva a encender la copiadora. •...

  • Page 46

    Información para el administrador Nota El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso. Datos sobrescritos mediante la función de formato Los datos sobrescritos mediante la función de formato son los siguientes.

  • Page 47

    Procedimientos de instalación del kit de seguridad Paso 1: Preparación Instalación del kit de seguridad El kit de seguridad lo instala el representante del servicio técnico. Precauciones para la instalación del kit de seguridad • La función de repetición de copia queda prohibida. •...

  • Page 48

    Información para el administrador Introduzca el nuevo código de administración usando el teclado numérico. Cambiar ID Supervision Cambie el código de gestión. Use las claves numéricas para establecer 8 dígitos. Menú Sistema Maquina por defecto Configuración de la sobrescritura de disco duro Paso 3: Configuración de la sobrescritura de disco duro Selecciona la sobrescritura del disco duro.

  • Page 49

    Formato Disco duro Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee éste para sobrescribir los datos que contiene. Consulte Función Formato en la página 3-9 para más detalles. ¡Importante! Puesto que existe la posibilidad de dañar el disco duro, no apague la copiadora mientras se está...

  • Page 50: Mensajes De Error

    Información para el administrador Mensajes de error Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes mensajes. Mensaje Tecla de la seguridad no está disponible Imposible usar 3-16 Detalles La llave de seguridad no está...

  • Page 51

    Allgemeine Benutzerinformationen Einführung In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen Verwendung des Data Security Kit (B) (nachfolgend als Sicherheitsbausatz bezeichnet), und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheit Bausatz einsetzen. Info zum Sicherheit Bausatz Der Kopierer speichert das Originaldokument, das in Form elektronischer Daten gelesen wird, vorübergehend auf der internen Festplatte ab.

  • Page 52

    Allgemeine Benutzerinformationen Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer verwaltet werden. • Dokumenten verwaltung (Kopierfunktion) • Schnellkopie (Druckerfunktion) • Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion) • Privater Druck (Druckerfunktion) • Gespeicherter Job (Druckerfunktion) • Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion) • Temporärer Auftragscode (Druckerfunktion) •...

  • Page 53

    Anzeige während des Überschreibens Kopierbereit. Normal Recycl. Mehrzabl Normal Normal Normal Normal Benutzerwahl Basis Symbolanzeige Wechselnde Anzeige Wichtig! Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den Kopierer während des Überschreibvorgangs nicht aus (während das Festplattensymbol zwischen beiden Darstellungen wechselt). Hinweis •...

  • Page 54

    Allgemeine Benutzerinformationen Von der Überschreibfunktion betroffene Daten Die Überschreibfunktion betrifft folgende Daten. Kopierfunktion Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist Die Originaldokumentdaten, die mit einer Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert und vom Benutzer gelöscht wurden Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte) Post-Output-Druckdaten...

  • Page 55

    Administratorinformationen Inhalt Einführung ... 4-5 Sicherheit Bausatz-Funktionen ... 4-8 Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung ... 4-13 Formatieren der Festplatte ... 4-15 Fehlermeldungen ... 4-16 Einführung In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen Verwendung des Data Security Kit (B) (nachfolgend als Sicherheitsbausatz bezeichnet), und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheit Bausatz einsetzen.

  • Page 56

    Administratorinformationen Notwendige Bedingungen für die Datensicherheit Wenn Sie zur Datensicherheit den Sicherheitsbausatz verwenden, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein. Hauptverantwortlicher Administrator In der Abteilung wird ein hauptverantwortlicher Administrator benötigt, der für die Sicherheit der Kopierer verantwortlich ist, auf denen der Sicherheitsbausatz zum Einsatz kommt.

  • Page 57

    Info zum Sicherheitsmodus Der Sicherheitsmodus bezieht sich auf einen Maschinenstatus, in dem der Sicherheit Bausatz auf dem Kopierer installiert wurde und funktioniert richtig. Wenn sich der Kopierer im Sicherheitsmodus befindet, wird an der rechten oberen Ecke des Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt (Das Symbol der Festplatte wird auf den Bildschirmen der Kopier-, Drucker- und Scan-Funktionen angezeigt.) Kopierbereit.

  • Page 58

    Administratorinformationen Sicherheit Bausatz-Funktionen Kopierfunktion Scanner- funktion Drucker- funktion Überschreibfunktion Funktionsdetails Überschreibt alte Dokumentdaten nach Beendigung des Kopiervorgangs oder der Druckausgabe. Überschreibverfahren 3-maliges Überschreiben oder 1-maliges Überschreiben (Weitere Informationen finden Sie auf 4-14 Schritt 3: Einstellung Festplatte überschreiben.) Zeitliches Planen der Ausführung Überschreibt vorhandene alte Dokumentdaten nach Beendigung eines Auftrags.

  • Page 59

    Bildschirm "Überschreiben wird ausgeführt" Das Festplattensymbol wechselt zwischen den beiden Darstellungen (weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Anzeige während des Überschreibens.) Überschreibdauer Dieser Wert hängt von der Datenmenge ab, die überschrieben wird.. Formatierungsfunktion Funktionsdetails Überschreibt alle Daten auf der Festplatte. Überschreibverfahren 3 mal überschreiben oder Einmal Überschreiben (weitere Informationen finden Sie auf 4-14 Schritt 3: Einstellung Festplatte...

  • Page 60

    Administratorinformationen Überschreiben der Festplatte Sie können Daten mit einem der beiden folgenden Verfahren überschreiben: Einmal Überschreiben Bei diesem Verfahren wird der gesamte Bereich, in dem alte Dokumentdaten gespeichert sind, mit Nullen überschrieben, um eine Wiederherstellung der Daten zu verhindern. Die ganze Festplatte wird bei der Formatierung mit Nullen überschrieben.

  • Page 61

    Hinweis • Wenn der Kopierer während eines laufenden Überschreibvorgangs ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht überschriebenen Daten weiter auf der Festplatte. In diesem Fall sollten Sie den gesamten Überschreibvorgang nach dem Wiedereinschalten des Kopierers wiederholen. • In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Festplattensymbol nach Abschalten des Kopierers während eines Überschreibvorgangs nicht in die Darstellung Überschreibvorgang nicht möglich ist, weil Daten während des...

  • Page 62

    Administratorinformationen Hinweis Der Sicherheitsbausatz überschreibt die Originaldokumentdaten, die auf der Festplatte gespeichert werden, wenn ein laufender Kopier-, Scan- oder Druckvorgang abgebrochen wird. Von der Formatierungsfunktion überschriebene Daten Folgende Daten werden mit der Formatierungsfunktion überschrieben. Kopierfunktion Auftragsbezogene Daten Die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeicherten Originaldokumentdaten Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte) Im Modus Gespeicherter Job gespeicherte Daten...

  • Page 63

    Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung Schritt 1: Vorbereitung Sicherheit Bausatz-Installation Der Sicherheit Bausatz wird vom Kundendienst installiert. Vorsichtsmaßnahmen bei der Sicherheit Bausatz-Installation • Die Funktion Mehrfachkopie wird unterbunden. • Das Menü zum Löschen ungültiger Daten wird durch das Menü zum Formatieren der Festplatte ersetzt. Vorsichtsmaßnahmen für die Installation des Sicherheit Bausatzes auf einem gebrauchten Kopierer Nach Installation des Sicherheitsbausatzes müssen Sie alle Festplatten...

  • Page 64

    Administratorinformationen Geben Sie mit den Zifferntasten den neuen Management-Code ein.. Manag.-Code änd. mit #Ta. Verwaltungscode ändern. Z. Festlegen 8-stelliger Zahlen numerische Tasten verw. System Menü Standard f. Maschine Drücken Sie die Taste Schließen. Schritt 3: Einstellung Festplatte überschreiben Wählt die Funktion Festplatte überschreiben. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Überschreiben der Festplatte.

  • Page 65

    Formatieren der Festplatte Formatieren Sie die Festplatte, wenn Sie den Kopierer oder die Festplatte entsorgen, um alle auf der Festplatte gespeicherten Daten zu überschreiben. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-9 Formatierungsfunktion. Wichtig! Um eine mögliche Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den Kopierer während des Formatierens der Festplatte nicht aus.

  • Page 66

    Administratorinformationen Fehlermeldungen Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst oder an ein offizielles Servicezentrum, wenn eine der folgenden Meldungen angezeigt wird. Meldung Sicherheitstaste ist nicht verfügbar kann nicht benutzt 4-16 Details Der Sicherheitsschlüssel ist nicht richtig eingesteckt oder beschädigt.

  • Page 67

    Informazioni generali per l’utente Introduzione La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di utilizzare il kit di sicurezza. Informazioni sul kit di sicurezza La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido.

  • Page 68

    Informazioni generali per l’utente I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente. • Gestione documenti (Funzione di copia) • Copia rapida (Funzione di stampa) • Controlla e mantieni (Funzione di stampa) • Stampa privata (Funzione di stampa) • Processo memorizzato (Funzione di stampa) •...

  • Page 69

    Visualizzazione durante la sovrascrittura Pronta a copiare. Normale Ricicl. Vas univ Normale Normale Normale Normale Scelta uten. Base Visualizzazione icona Alternato Importante! Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone). Nota •...

  • Page 70

    Informazioni generali per l’utente Dati da sovrascrivere I dati da sovrascrivere sono i seguenti. Funzione di copia Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di gestione e cancellati dall’utente Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione Lavori cancellato perché...

  • Page 71

    Informazioni per l’amministratore Sommario Introduzione ... 5-5 Funzioni del kit di sicurezza ... 5-8 Procedure per l’installazione del kit di sicurezza ... 5-13 Formato hard disk ... 5-15 Messaggi di errore ... 5-16 Introduzione La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché...

  • Page 72

    Informazioni per l’amministratore Il kit di sicurezza protegge i dati sul disco rigido interno della fotocopiatrice, ma non protegge qualsiasi altro tipo di dato (dati inviati al computer, ecc.). Notare che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle condizioni necessarie per la sicurezza dei dati.

  • Page 73

    Informazioni sulla modalità di sicurezza Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato installato il kit di sicurezza sulla fotocopiatrice e funziona correttamente. Quando la fotocopiatrice è in modalità di sicurezza, viene visualizzata l’icona di un hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento.

  • Page 74

    Informazioni per l’amministratore Funzioni del kit di sicurezza Funzione di copia Funzione di scanner Funzione di stampa Funzione di sovrascrittura Dettagli della funzione Sovrascrive i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una stampa. Metodo di sovrascrittura 3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (Per ulteriori dettagli vedere pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.) Programmazione esecuzione...

  • Page 75

    Tempo di sovrascrittura Varia in base alla quantità di dati da sovrascrivere. Funzione Formattazione Dettagli della funzione Sovrascrive tutti i dati sull’hard disk. Metodo di sovrascrittura 3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.) Programmazione esecuzione Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-15 Formato hard disk.)

  • Page 76

    Informazioni per l’amministratore Sovrascrittura hard disk È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per sovrascrivere i dati: 1 volta sovrascritta Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati. Tutto l’hard disk è...

  • Page 77

    Nota • Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso, occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della macchina. • In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, l'icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi sovrascrittura potrebbe non essere più...

  • Page 78

    Informazioni per l’amministratore Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione sovrascritti I dati Funzione di copia Dati contabili dei lavori Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione del documento Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale) Dati memorizzati nel modo processo memorizzato Dati programma Carattere opzionale...

  • Page 79

    Procedure per l’installazione del kit di sicurezza Fase 1: Preparazione Installazione del kit di sicurezza Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio. Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza • La funzione Ripeti copia viene vietata. • Il menu Cancella dati non validi è...

  • Page 80

    Informazioni per l’amministratore Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo codice di gestione. Cambio codice gest. con # Modificare il codice di gestione. Utilizzare tasti numerici per impost. numeri a 8 cifre. Menu Sistema Macchina default Premere il tasto Chiuso. Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk Seleziona la sovrascrittura dell'hard disk.

  • Page 81

    Formato hard disk Formattare l’hard disk quando si dismettono la fotocopiatrice o l’hard disk per sovrascrivere i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-9 Funzione Formattazione. Importante! Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk.

  • Page 82: Messaggi Di Errore

    Informazioni per l’amministratore Messaggi di errore Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi. Messaggio Tasto di sicurezza non è disponibile Inagibile. 5-16 Dettagli La chiave di sicurezza non è collegata correttamente o è...

  • Page 83

    一般ユーザ編 はじめに この使用説明書は、Data Security Kit (B)(以降、セキュリティキット) を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。 セキュリティキットについて 複写機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして 保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後 でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。 そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏え いの原因となる可能性があります。 セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後 のデータの記録領域を上書きして消去(以降、上書き消去)しますの で、復元できないようにすることができます。また、上書き消去は自 動で行われるため、特別な操作の必要はありません。 保護対象外のデータについて セキュリティキットが保護するデータは、印刷後に不要になったデー タや、削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除す る前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。 一般ユーザ編...

  • Page 84

    一般ユーザ編 利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで す。 文書管理機能(コピー機能) • クイックコピー(プリンタ機能) • 試し刷り後、保留(プリンタ機能) • プライベートプリントモード(プリンタ機能) • ジョブ保留モード(プリンタ機能) • バーチャルメールボックス機能(プリンタ機能) • 一時保存機能(プリンタ機能) • 恒久保存機能(プリンタ機能) •...

  • Page 85

    上書き消去実行時の表示 コピーできます 普通紙 自動用紙 再生紙 手差し 普通紙 普通紙 普通紙 普通紙 ユーザ機能 基本 アイコン表示 交互表示 ご注意 ハードディスクが破損する恐れがありますので、上書き消去中(ハー ドディスクアイコンが交互表示時)は電源を切らないでください。 参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。 上書き消去中に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスク • アイコンが れは上書き消去中のデータが破損し、上書き消去できなくなるた めです。その後に発生する不要になったデータは上書き消去しま すが、正常な状態に戻すために、複写機の運用およびセキュリ ティを管理する責任者に連絡してください。 。 自動倍率 設定なし ステープル % 自動濃度 1点左上 ステープル 縮小/拡大 コピー濃度 /パンチ 機能リスト プログラム...

  • Page 86

    一般ユーザ編 上書き消去されるデータ 上書き消去されるデータは次のとおりです。 コピー機能 出力が終了したコピーの原稿データ 文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿 データ ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した ために削除された原稿データ プリンタ機能(オプションハードディスク装着時) 出力後のプリントデータ 出力が終了したプライベートプリントモードおよびバーチャル メールボックス機能のプリントデータ クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント モードのプリントデータ(電源オフ後、電源再投入時に消去) クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント モード、ジョブ保留モード、バーチャルメールボックス機能、 一時保存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文 書件数が超えたために削除されたデータ 一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除 されたデータ スキャナ機能 スキャンした原稿データ 参考 コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場 合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの上 書き消去を開始します。...

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    管理者編 目次 はじめに ... 6-5 セキュリティキットの機能 ... 6-8 セキュリティキットの導入手順 ... 6-13 ハードディスクのフォーマット ... 6-15 エラーメッセージ ... 6-16 はじめに この使用説明書は、Data Security Kit (B)(以降、セキュリティキット) を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。また、この 使用説明書は、複写機の運用およびセキュリティを管理する責任者 (以降、管理者)のための使用説明書です。この使用説明書は管理者 が大切に保管してください。 同梱物について セキュリティキットの同梱物は次のとおりです。 セキュリティキー(サービス担当者が複写機本体に取り付けま • す。 ) 使用説明書(本書) • 設置手順書(サービス担当者用) • セキュリティキットについて 複写機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして 保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後 でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。...

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    管理者編 セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後 のデータの記録領域を上書きして消去(以降、上書き消去)しますの で、復元できないようにすることができます。また、上書き消去は自 動で行われるため、特別な操作の必要はありません。 セキュリティキットは、複写機内部のハードディスク上のデータに対 して管理を行いますが、それ以外のデータ(コンピュータに送信され たデータなど)は管理できません。また、次に記載する必要なセキュ リティ対策のうち 1 つでも条件を満たしていない場合は保証の対象外 となります。 必要なセキュリティ対策 セキュリティキットを安全に運用するためには、以下のセキュリティ 対策が必要です。 管理者の信頼性 機械を導入した部門は、セキュリティ管理を行う適切な管理者を選任 してください。管理者は本製品の管理を行う権限を持つことになりま す。 設置環境の安全性 管理者は許可された方だけが機械を利用できるように、入退室の管理 ができる場所に機械を設置してください。 サービス担当者の信頼性 サービス担当者による機械のメンテナンスが必要な場合は、管理者立 ち会いのもとで行ってください。 保護対象外のデータについて セキュリティキットが保護するデータは、印刷後に不要になったデー タや削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する 前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。...

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    利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで す。 文書管理機能(コピー機能) • クイックコピー(プリンタ機能) • 試し刷り後、保留(プリンタ機能) • プライベートプリントモード(プリンタ機能) • ジョブ保留モード(プリンタ機能) • バーチャルメールボックス機能(プリンタ機能) • 一時保存機能(プリンタ機能) • 恒久保存機能(プリンタ機能) • セキュリティモードについて セキュリティキットを複写機に設置し、正しく機能している状態をセ キュリティモードといいます。セキュリティモード時は、複写機の タッチパネルの右上にハードディスクアイコンが表示されます。 (ハードディスクアイコンは、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ 機能のそれぞれの基本画面で表示されます。 ) コピーできます 普通紙 自動用紙 再生紙 手差し 普通紙 普通紙 普通紙 普通紙 ユーザ機能 基本 ご注意 基本画面で、ハードディスクアイコンが表示されていない場合は、セ キュリティモードになっていない可能性があります。サービス担当者 にお問い合わせください。 参考...

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    管理者編 セキュリティキットの機能 コピー機能 スキャナ 機能 プリンタ 機能 上書き消去機能 機能内容 コピー終了時やプリント出力後などに、不要になった原稿デー タを上書き消去します 消去方法 「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」 (6-14 ページのス テップ 3 ハードディスク消去方法の設定を参照) 実行タイミング ジョブ終了後、不要となった原稿データがある場合に自動的に 上書き消去します 消去されるデータ 6-11 ページの上書き消去されるデータを参照 セキュリティ キット 原稿データを 一時保存 ハードディスク オプションハードディスク ①作業状態を監視し、不 要になった画像データ を上書き消去する。 ②ハードディスクを フォーマットする。 コンピュータ へ送信 出力...

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    上書き消去中の画面 ハードディスクアイコンが交互表示(6-10 ページの上書き消去 実行時の表示を参照) 実行時間 消去するデータ量で異なる フォーマット機能 機能内容 ハードディスクの全てのデータを上書き消去します 消去方法 「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」 (6-14 ページのス テップ 3 ハードディスク消去方法の設定を参照) 実行タイミング 操作パネルで実行(6-15 ページのハードディスクのフォーマッ トを参照) 消去されるデータ 6-12 ページのフォーマット機能で消去されるデータを参照 上書き消去中の画面 「ハードディスクフォーマット中です。 」が表示 実行時間 6-12 ページのフォーマットに必要な時間を参照 管理者編...

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    管理者編 ハードディスク消去方法 消去方法は、次の 2 種類から選択できます。 1 回上書き方式 ハードディスクの不要になった原稿のデータ保存領域すべてに 「0」を上書きして原稿データの復元を不可能にします。フォー マット時にはハードディスクの全領域に「0」を上書きします。 3 回上書き方式(初期値) ランダムパターンを 2 回上書きした後「0」を上書きし、合計 3 回の上書きを行います。1 回上書き方式に比べて、処理時間 がかかりますが、高度な復元作業でもデータの復元が不可能に なり、セキュリティが向上します。上書き対象領域は、1 回上 書き方式と同じです。 上書き消去実行時の表示 コピーできます 普通紙 自動用紙 再生紙 手差し 普通紙 普通紙 普通紙 普通紙 ユーザ機能 基本 アイコン表示 交互表示 ご注意 ハードディスクが破損する恐れがありますので、上書き消去中(ハー ドディスクアイコンが交互表示時)は電源を切らないでください。 参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま...

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    上書き消去時に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスク • アイコンが のアイコン表示に変わらない場合があります。こ れは消去中のデータが破損し、上書き消去できなくなるためで す。その後に発生する不要になったデータは上書き消去します が、正常な状態に戻すために、ハードディスクのフォーマットを 行ってください。 (6-15 ページのハードディスクのフォーマット を参照) 上書き消去されるデータ 上書き消去されるデータは次のとおりです。 コピー機能 出力が終了したコピーの原稿データ 文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿 データ ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した ために削除された原稿データ プリンタ機能(オプションハードディスク装着時) 出力後のプリントデータ 出力が終了したプライベートプリントモードおよびバーチャル メールボックス機能のプリントデータ クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント モードのプリントデータ(電源オフ後、電源再投入時に消去) クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント モード、ジョブ保留モード、バーチャルメールボックス機能、 一時保存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文 書件数が超えたために削除されたデータ 一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除 されたデータ スキャナ機能 スキャンした原稿データ 管理者編 6-11...

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    管理者編 参考 コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場 合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの消 去を開始します。 フォーマット機能で消去されるデータ フォーマット機能で消去されるデータは次のとおりです。 コピー機能 部門管理のデータ 文書管理機能に登録されている原稿データ プリンタ機能(オプションハードディスク装着時) 保存された(ジョブ)データ プログラムデータ オプションフォント マクロデータ スキャナ機能 共通アドレス帳 フォーマットに必要な時間 ハードディスクをフォーマットした場合にかかる時間は次のとおりで す。 消去方法 1 回上書き方式 3 回上書き方式 6-12 使用時間 約 2 時間 約7時間...

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    セキュリティキットの導入手順 ステップ 1 運用準備 セキュリティキットの設置 セキュリティキットの設置はサービス担当者が行います。 セキュリティキット導入時の注意事項 再コピー機能が使用禁止になります。 • ハードディスク管理の「無効なデータの消去」が「ハードディス • クフォーマット」に変更されます。 既に使用している複写機にセキュリティキットを導入する場合の注意事項 セキュリティキットを設置した後に、全てのハードディスクをフォー マットする必要があります。 ステップ 2 管理者暗証番号の変更 セキュリティキットの操作を行うには、管理者暗証番号の入力が必要 です。管理者暗証番号を変更することで管理者以外はセキュリティ キットの操作ができなくなります。セキュリティモード時は管理者暗 証番号が 8 桁になります。 ご注意 管理者暗証番号は「11111111」や「12345678」など推測されやすい 番号の使用はできるだけ避けてください。 参考 管理者暗証番号は「00000000 ~ 99999999」の範囲で変更できます。 必ず 8 桁で設定してください。 1 [初期設定 / カウンタ]キーを押してください。 2 「マシン初期設定」キーを押してください。 3 テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 80 枚機 は「80008000」...

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    管理者編 5 新しい管理者暗証番号をテンキーで入力してください。 管理者暗証番号変更 本機管理者の暗証番号を変更できます ( 必ず8桁の番号を設定してください システムメニュー マシン初期設定 6 「閉じる」キーを押してください。 ステップ 3 ハードディスク消去方法の設定 ハードディスクの消去方法を選択します。消去方法についての詳細 は、6-10 ページのハードディスク消去方法を参照してください。 参考 ここで設定した消去方法は、上書き消去機能とフォーマット機能の両 方に反映されます。個別に設定することはできません。 1 [初期設定 / カウンタ]キーを押してください。 2 「マシン初期設定」キーを押してください。 3 テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 80 枚機 は「80008000」 、60 枚機は「60006000」となっています。 4 左側の設定項目欄から「ハードディスク消去方法」を選んで、 「設定 値変更」キーを押してください。 5 「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」を押してください。 ハードディスク消去方法...

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    ハードディスクのフォーマット 本機やハードディスクを廃棄するときなどハードディスクの内容を完 全に消去するときに行ってください。フォーマット機能についての詳 細は、6-9 ページのフォーマット機能を参照してください。 ご注意 ハードディスクが破損する恐れがありますので、ハードディスクの フォーマット中には電源を切らないでください。また、フォーマット が完全に終了していない場合、ハードディスクからデータを復元さ れ、情報が漏えいする可能性があります。 参考 • 万が一、電源を切ってしまった場合は、電源再投入時にフォー マットを再開します。 オプションハードディスクを装着している場合は、オプション • ハードディスクも同時にフォーマットします。 1 [初期設定 / カウンタ]キーを押してください。 2 「ハードディスク管理」キーを押してください。 3 テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 80 枚機 は「80008000」 、60 枚機は「60006000」となっています。 4 「ハードディスクフォーマット」の下(タッチパネル右側)の「実行」 キーを押してください。 ハードディスク管理画面 ハードディスク管理 ハードディスク容量の確認 ハードディスクの空き容量と全容量が 確認できます 。 システムメニュー 5 フォーマットの確認画面が表示されます。...

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    管理者編 エラーメッセージ 以下のメッセージが表示された場合は、サービス担当者またはサービ ス実施店にご連絡ください。 メッセージ セキュリティキーが抜けているため使用 できません 6-16 内容 セキュリティキーが抜けている か、破損しています。...

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    Revision1.0 2005.6 303J056013 2005 KYOCERA MITA Corporation All rights reserved.

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