Table of Contents
Advertisement
Contents
Getting to know your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
1.
Description of the screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.1
Welcome screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2
Call management screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.3
Application screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
2.
Using your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.1
Making a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.2
Answering a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.3
2.4
Activating the loudspeaker during a call (receiver lifted) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.5
Calling your party by name (company directory) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.6
Make calls via your programmed call keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.7
Calling from the common directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.8
Screening calls using the voice mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.9
Redial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.10 Requesting automatic callback if internal number is busy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.11 Answering an internal call in intercom mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.12 Sending DTMF signals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.13 Mute, so that your party cannot hear you . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
3.
During a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1
Making a second call during a call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2
Answering a second call during a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.3
Switching between calls (Broker call). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.4
Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.5
Transfer a call to the voice mailbox of an absent party . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.6
Three-way conference with internal and/or external parties (conference) . . . . . . . . . . . p. 14
3.7
Placing a call on hold (HOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.8
Parking a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.9
Barge-in/Intrusion into an internal call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.10 Store a number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.11 Adjust audio volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.
'Meet me' conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.1
Initiate a 'Meet me' conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.2
Join a 'Meet me' conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.
Sharing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.1
Receiving supervised call ringing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.2
Answering a night or a general bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.3
Manager/assistant screening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.4
Individual pick-up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.5
Answering briefly in place of the attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.6
Hunt groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.7
Calling an internal party on his/her pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.8
Answering a call on your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.9
Calling a party on his/her loudspeaker. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.10 Sending a written message to an internal party . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.11 Sending a copy of a voice message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.12 Sending a recorded message to a number/a distribution list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.13 Broadcasting a message on the loudspeakers of a station group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.14 Modify the automated attendant welcome message remotely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
Toc
6.
Keeping in touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.1
Selecting calls to be forwarded. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.2
Diverting calls to another number (immediate forwarding) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.3
Forwarding your calls to your voice message service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.4
When you return, review your recorded messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.5
Activate/deactivate the personal assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.6
Personal assistant: reaching you with one number only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.7
Diverting calls to your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.8
6.9
Applying a selective forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.10 Diverting all group calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.11 Cancelling all forwardings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.12 Cancelling a specific forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.13 Diverting calls when your line is busy (forward if busy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.14 Do not disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.15 Leaving a recorded message for internal callers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.16 Consulting written messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.17 Message notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.
Managing your charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
7.1
Charging your calls directly to business accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
7.2
8.
Programming your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.1
Initializing your voice mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.2
Customizing your voice greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.3
Modifying your personal code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.4
Configuring the telephone ringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.5
Adjusting screen brightness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.6
Selecting the welcome page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.7
Selecting language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.8
Programming speed dialing (speed dials) keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.9
Erase a programmed key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
8.10 Programming an appointment reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
8.11 Identifying the terminal you are on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
8.12 Broadcasting background music on your loudspeaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
8.13 Lock / unlock your telephone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
8.14 Configuring the audio jack of your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31
9.
ACD : Agent set / Supervisor station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.1
Agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.2
Open an agent session (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.3
ACD application welcome screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.4
The four operating statuses of the agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.5
Changing the operating status of the set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.6
Modifying your personal code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
9.7
Integrating another group/leaving a group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33
9.8
Agent set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33
9.9
Supervisor station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33
9.10 Supervising group mailboxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33
Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 34
5
- Quick Links:
- Modifying Your Personal Code
Hide quick links:
Advertisement
Table of Contents
