Table Of Contents - ShoreTel 530 User Manual

Chapter 1 ShoreTel IP Phone 530/560/560g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Guide to Status Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
LOGGING IN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
MANAGING CALLS - BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Answering Additional Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
AUDIO CONTROLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Ring Tone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging Into the Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Changing Availability State and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Changing the Agent State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
MANAGING CALLS - ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Programmable Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Bridged Call Appearances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Silent Monitor / Barge In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Silent Coach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Shared Call Appearence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Shared Call Appearance Inbound and Outbound Calls . . . . . . . . . . . . 35
ShoreTel IP Phone 530/560/560g

Table of Contents

User Guide 3