Polycom 2200-40000-001 User Manual page 6

User Guide for the Polycom SoundStation IP 7000 Phone
Adjusting the Speaker and Ringer Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
Using Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17
Managing Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28
Understanding Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-30
3 Using the Basic Features of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Placing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Ending Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Muting the Microphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Redialing Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
vi
Updating the Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8
Selecting a Different Ring Tone for Your Phone . . . . . . . . . . . . . . 2-9
Setting Distinctive Ring Tones for Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9
Updating Audio Quality and Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11
Updating the Sound Quality of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11
Enabling Auxiliary Audio Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12
Viewing Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
Managing Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15
Adding Contacts to Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . 2-19
Adding Contacts Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19
Adding Contacts From Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
Adding Contacts to Your Local Contact Directory From a
Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
Searching for Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-23
Searching for Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . . 2-23
Searching for Contacts in a Corporate Directory . . . . . . . . . . . . 2-24
Updating Contacts in Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . . . . 2-26
Deleting Contacts From Your Local Contact Directory . . . . . . . . . . 2-27
Placing Calls to Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27
Distinguishing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28
Rejecting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28
Diverting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29
Setting Up Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Managing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Muting Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
Placing Conference Call Participants on Hold . . . . . . . . . . . . . . 3-13
Removing Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
Obtaining Information About Conference Call Participants . . 3-14