Polycom SoundStation Duo User Manual page 6

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User Guide for the Polycom
vi
™
SoundStation Duo Conference Phone
During Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Setting Up Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Holding and Resuming Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Splitting Conferences into Two Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Ending Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Managing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Changing the Way Calls are Answered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Forwarding Calls Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Rejecting Calls from a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Diverting All Calls from a Contact to Another Party . . . . . . . . . . . . . . 74
Stopping All Calls (Do Not Disturb) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Working with Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Viewing Call Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Clearing Call List Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Editing Call List Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Working with the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Searching the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Updating the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Adding Contact Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Updating Contact Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Deleting Contact Directory Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Working with a Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Searching the Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Saving Your Corporate Directory Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Using Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Using Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Reading and Managing Instant Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Sending Instant Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Connecting Mobile Phone and Computer Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Setting the Audio Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Listening to Mobile Phone or Computer Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Listening to Mobile Phone or Computer Audio
When Your Conference Phone is Idle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Listening to Mobile Phone or Computer Audio
When Your Conference Phone Has an Active Call . . . . . . . . . . . . 87
Listening to Mobile Phone or Computer Audio
When Your Conference Phone Has Held Calls . . . . . . . . . . . . . . . 87
Ending Mobile Phone or Computer Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Holding Mobile Phone or Computer Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Creating Conference Calls with Mobile Phone or
Computer Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
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