ShoreTel IP485G User Manual page 4

Table of Contents
Placing a Call on Hold or off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Answering and Switching Among Multiple Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Diverting an Incoming Call to Voicemail or Another Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Parking and Unparking Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Picking up an Incoming Call for Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chapter 2 Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Overview of Customizing Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Using Do Not Disturb (DND) Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Changing Call Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Changing Your Automatic Off-Hook Preference to Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Changing the Ringtone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Changing the Wallpaper Displayed on the Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Changing the Time Zone of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Enabling Handsfree Mode to Suppress Dial Tone for Off-Hook Headsets . . . . . . . . . . . . . . . 33
Chapter 3 Using Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Using the Join Feature to Conference Active Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Paging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Other Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Chapter 4 Using Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Voicemail Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Logging in to the Voicemail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Changing Your Voicemail Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Recording Your Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Recording a Personal Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Using Voicemail Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Using Message Playback Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Menu of Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Using Shortcut Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Listening to, Replaying, Saving, and Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Forwarding a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Replying to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Chapter 5 Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Getting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Viewing Phone Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Rebooting Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
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