1. Manuals
  2. Brands
  3. Source Technologies Manuals
  4. Software
  5. Ohioedge CRM+BPM
  6. User manual

Source Technologies Ohioedge CRM+BPM User Manual

Source technologies server user's guide
Hide thumbs
Table of Contents

Advertisement

Quick Links

Download this manual
Ohioedge CRM+BPM Server Users Guide
Tammy Dixit
January 5, 2007

Advertisement

Table of Contents
loading
Need help?

Need help?

Do you have a question about the Ohioedge CRM+BPM and is the answer not in the manual?

Questions and answers

Summary of Contents for Source Technologies Ohioedge CRM+BPM

  • Page 1: Ohioedge Crm+Bpm Server Users Guide

    Ohioedge CRM+BPM Server Users Guide Tammy Dixit January 5, 2007...

  • Page 2: Table Of Contents

    Ohioedge CRM+BPM Server Users Guide..1 Introduction..3 Background..3 Organizational Roles and Responsibility Management:...3 Organizational Process (Workflow) Management:...4 Custom Fields: ...5 Campaign Management:...5 Assignment Management:...6 Creating an Activity:..7 Activity created by a campaign:...7 Activity created manually:...10 Business Cases:..13 Business case I: Activities review by Sales Director...13 Business Case II: Activities review by Regional Manager...20 Business Case III: To­do review by Sales Rep...23 Business Case IV: Performing an activity ...26 Email Template:..33 Letter Template:..34 Summary..35...

  • Page 3: Introduction

    Introduction This manual is intended for the users of Ohioedge CRM+BPM Server. It explains tasks  performed by a typical user, such as, assigning, performing & signing­off tasks, running  reports, creating email and letter templates, running campaigns, etc. Examples used in this  manual refer to the sample ‘Demonstration Corp.’ database included with Ohioedge  CRM+BPM Server download (http://www.sourceforge.net/projects/ohioedge).  Background Organizational Roles and Responsibility Management: In the context of business processes, for example sales,  t ypically an organization’s  activities are organized under business units, for example regions,  d ivisions, etc. This  enables an organization to perform activities at lower (transactional) levels and analyze  them at higher (summary) levels for effectiveness. Figure 1 shows the organizational  model of Demo. Corp. Demo Corp. operates under three national offices.  National sales  managers manage national offices. The US Sales national office is further organized into  regions – Western Southern, and Midwest. These regions are responsible for the day­to­ day sales activity, performed by their sales representatives. The Canadian and Mexican  offices don’t have further breakdown into regions and directly oversee the activities of  sales representatives.  ...

  • Page 4: Organizational Process (Workflow) Management

    U S   S a l e s N a t i o n a l   S a l e s   M a n a g e r J a m e s   B r o o k W e s t e r n  ...

  • Page 5: Custom Fields

    Ohioedge CRM+BPM Server organization administrator is responsible for configuring  organization­specific vertical and horizontal models. Custom Fields:  To be completed. Campaign Management : In Ohioedge CRM+BPM Server, every activity a user performs belongs to a campaign. A  campaign specifies the purpose of  o peration. A campaign may be generic or specific; it  may be never ending or short­lived. For example, an organization could setup a ‘general  business’ campaign to perform  and track its day­to­day activities or setup a ‘send seasons  greetings’ campaign to send season s greetings to the presidents of existing customers or  setup a ‘promotional offer’ campaign to email a new promotion to prospective customers.  A campaign is also how inputs (accounts, contacts, etc.) are assigned to account managers. ...

  • Page 6: Assignment Management

    The creation of a new activity is validated against the selectio n criteria of its campaign to  ensure that the input (accounts, contacts, etc.) is accessible to the creator ­account manager  for example. Here is the technical definition of such relationship: creators have access to  campaigns; and campaigns specify input selection criteria. Figure 3 shows how to create a  campaign. As seen in the figure, a campaign uses an input factory to select the data  (company presidents for example) for which campaign is to run. Campaign is started from  Setup­>Services. Ohioedge CRM+BPM  S erver organization administrator is responsible  for setting up input factories. Assignment Management: Lost sales due to poor follow up on leads is a  m ajor sales obstacle. The most effective and  profitable way to deal with this issue from a sales perspective is to do the following: Route leads to the right sales rep  automatically, eliminating delays and Track the progress of leads through the sales pipeline in real time.  In Ohioedge CRM+BPM Server assignment of leads (tasks) to sales reps is done  automatically. This, in addit i on to the campaign managemen t functionality that enables  accounts to be owned by account managers,   facilitates multiple sales reps working under  an account manager to receive specific input (leads, etc.) assignments.  Ohioedge CRM+BPM Server comes with an out­of­the­box assignment logic of ‘simple  random assignment.’ Below is how the ‘simple random assignment’ logic works: Let’s say there are two sales reps – A and B, available at the ‘Cold Call’ activity type. The  ‘simple random assignment’ logic would assign the first unassigned activity at Cold Call to  sales rep A, the second to sales rep B, the third to sales rep A, so on and so forth. Figure 4  shows how activities are assigned to Sales Rep J. Todak automatically (see Gunton Corp  customer record in the figure.)

  • Page 7: Creating An Activity

    Figure 4. Creating an Activity: Activity created by a campaign: Say you have a campaign setup to call all the Presidents of the  t erritory with area code  ‘216’ with a new promotional offer. Figure 5 shows a campaign NewPromo defined.
  • Page 8 Figure 5. When you run this campaign, the robot will automatically assign activities to the Sales Rep  responsible for the Canada Cold Calls. Figure 6 shows a report of the activities assigned to  the Canada Sales Rep.
  • Page 9 Figure 6. If you drill down on any activi t y, as shown in Figure  7 , you will see all the details of the  activity that needs to be performed. ...

  • Page 10: Activity Created Manually

    Figure 7. Note the Campaign name is the New Promo campaign, which ind icates that New Promo  campaign created this activity. Activity created manually: An activity can be created manually by a mechanism that has the privilege to create an  activity. An activity can be created for a  1. Customer  2. Customer Person  3. Buyer  4. Customer Requirement 5. Other input you configure to flow through Ohioedge CRM+BPM Server.
  • Page 11 Say you want to create an activity for a customer West End Construction. You will first  have to select the customer. As shown in Figure 8. Figure 8. Click on the Activity link in the Quick Links portlet. Click on the Maintain link in the  upper left corner portlet. Figure 9 shows the Activity Maintain page.
  • Page 12 Figure 9. Select the Territory or ActivityTypeHierarchy that this activity will be a part of. Let us  select Canada Cold Call. Select a campaign and click on Create button. Click on the List  All link in the upper left corner portlet. Figure 10 shows the activity that was manually  created.

  • Page 13: Business Cases

    Figure 10. Similarly, if an activity for a Customer Person/Contact needs to be created you will have to  select the appropriate Contact  b efore creating an activity. It is the same for creating an  activity for a Buyer or a Customer Requirement by selecting the appropriate Buyer  o r  Customer Requirment. Business Cases: Business case I: Activities review by Sales Director Consider that the Sales Dir. of ABC Corp. wants to review all the activities happening  under all the regions. Here is what the Sales Dir. will do: Login. The Ohioedge CRM+BPM  S erver administrator will provide the  username/password.
  • Page 14 Figure 11. Login Ohioedge CRM+BPM Server offers two types of reports: PDF reports and HTML reports.  The PDF reports are for general purpose reporting. Existing PDF reports could be  customized or new PDF reports could be added using third­party report writing tools. Here  are some examples of PDF reports:...
  • Page 15 Figure 12. Here are some results: Activity Audit Report...
  • Page 16 Figure 13. Number of open activities by Assignee Report...
  • Page 17 Figure 14. The HTML reports are driven by input factories and are primarily used for reporting  activities by activity types by certain criteria. Some of the typical reports would be  ‘Activities Due Today,’ ‘All Open Activities,’ ‘Activities Past Due Date,’ etc. As shown in  Figure 15, the HTML reports are accessible from ­ @QuickLinks­>Home­><report  record>­>Report. It is Ohioedge CRM+BPM  S erver administrator’s job to create HTML  reports.
  • Page 18 Figure 15. The user can further drill­down to view lower  l evel activities as shown in Figure 16.
  • Page 19  Figure 16. Or if the user selects the report option, a list of all the activities under all regions will be  listed as shown in Figure 17.

  • Page 20: Business Case Ii: Activities Review By Regional Manager

    Figure 17. Business Case II: Activities review by Regional Manager Consider that the Regional Mgr. of DH Central region of ABC Corp. wants to review all  the activities happening under his/her region. Here is what the Regional Mgr. will do: Login. The Ohioedge CRM+BPM  S erver administrator will provide the  username/password.
  • Page 21 Figure 18. Home page displays only those scenarios of a region that the Regional Mgr. has access to.  Say Mr. David Burns is the Regional Mgr. of the regions DH Central and GP Western of  ABC Corp. Then when he logs in he sees only the options of Drill­down or Report for the  DH Central and GP Western scenarios.
  • Page 22 Figure 19. If the DH Central Report is run the results displayed are as follows:...

  • Page 23: Business Case Iii: To­do Review By Sales Rep

    Figure 20. Business Case III: To­do review by Sales Rep Consider that the Sales Rep of DH Central region of ABC Corp. wants to review all the  activities he or she needs to perform for the day. Here is what the Sales Rep will do: Login. The Ohioedge CRM+BPM  S erver administrator will provide the  username/password.
  • Page 24 Figure 21. Home page displays only those scenarios of a region that the Sales Rep has access to. Say  Mr. J Todak is the Sales Rep of the region DH Central of ABC Corp. then when he logs in  he sees only the options of Drill­down or Report for the DH Central scenario.
  • Page 25 Figure 22. If the DH Central Report is run the results displayed are as follows:...

  • Page 26: Business Case Iv: Performing An Activity

    Figure 23. Business Case IV: Performing an  a ctivity  After running a daily report, say a Sales Rep finds all the activi t ies that, he/she needs to  perform for the day, are automatically assigned to him/her. The Sales Rep then drills down  on the activity link. Suppose the activity is about making a cold call to a customer in the  DH Central region.
  • Page 27 Figure 24. Note that in the “Active  S ession Information” portlet, the name of the company, address  and telephone number appears. This information is helpful for the Sales Rep to make that  cold call.  Also note that in the top­left portlet appears the menu “Activity” which indicates  that the user is at (working on) the Activ ity business component. Let’s say the Sales Rep  needs to know the history on that customer, he/she would need to click on the  “ ListAll”  link in the top­left portlet. By doing so the entire history on that customer will be published  as a list of active records where the user can drill down to find out more about the actual  activity transaction, such as comments, date of contact, contact person, etc. ...
  • Page 28 Figure 25. Say if the Sales Rep wants to know the contacts in the company,  t he user selects the  “Contact” menu from the “Quick  L inks” on the screen. Note that when the user does that  the top­left portlet now displays “CustomerPerson” menu indicating that the user  i s now at  (working on) the Customer Person business object.  Listed, as a link is the contact within the company. Also published are the title, telephone  number and address. ...
  • Page 29 Figure 26. If the Sales Rep drills down on that link he/she can view detailed information of the contact  such as the title, extensions, fax numbers and email address. The Sales Rep can update  contacts or create new contacts. ...
  • Page 30 Figure 27. Going back to the Activity screen where the Sales Rep started, note that now the snap shot  – Figure 28, shows the bottom part of the Activity screen. SchDate field is nothing but the current date and time automatically displayed. Most of the  times a Sales Rep will not modify this field's contents unless he/she say needs to schedule  to call a contact on a certain day and time. If the Sales Rep makes that cold call and the  party is interested in receiving some literature then from the drop­down box NextProc the  user chooses the appropriate next ActivityType, which in this case would be “Literature  Requested”. It is Ohioedge CRM+BPM  S erver administrator’s job to setup activity types,  business model, flow logic, etc. Note the link at the bottom part of the screen, it displays  the information about who assigned this activity to the Sales Rep. ...
  • Page 31 Figure 28. After the Sales Rep makes the Cold Call, to mark the end of the activity he/she needs to  sign­off the activity. To do this the Sales Rep needs to drill down on the link at the bottom  part of the Activity screen.  The next figure shows a drop down box where the user needs to select Sign­off privilege  and hit create. The word “Sign­off” is used to mark the end of an activity. For  customization and definition please contact your Ohioedge CRM+BPM Server  administrator.
  • Page 32 Figure 29. After marking the end of the activity, automatically this activity performed against the  customer “Gunton” will be routed to the next ActivityType, which the Sales Rep had  selected to be Literature requested. So now if the same daily report is run again, note how  the activity now appears in the Literature requested category. ...

  • Page 33: Email Template

    Figure 30. Email Template: Email Templates automate the e­mailing activity. Please contact your Ohioedge  CRM+BPM Server administrator to setup bulk e­mailing campaigns. The  f ollowing figure  shows one such email where at runtime the email address of the contact, name, date, etc  tags are replaced by the actual information.

  • Page 34: Letter Template

    Figure 31. Letter Template: Letter templates publish data in the web­browser. The following figure shows an envelope  where at runtime the address of the contact, name, etc tags are replaced by the actual  information.

  • Page 35: Summary

    Figure 32. Summary...
  • Page 36 This manual should make a business user familiar with the core functionality of Ohioedge  CRM+BPM Server. Effort has been made to anticipate logical navigation of a business  user through the application depending upon the user's role within the organization.  Business Cases are added to illustrate most common application usage. ...

Table of Contents