1. Manuals
  2. Brands
  3. Fexco Manuals
  4. Handhelds
  5. VeriFone
  6. Merchant user manual

Fexco VeriFone Merchant User Manual

Hide thumbs
Table of Contents

Advertisement

Quick Links

Download this manual
VeriFone Mobile Terminal
Merchant User Guide
March 2019
© 2019 Fexco–All rights reserved–In commercial confidence

Advertisement

Table of Contents
loading
Need help?

Need help?

Do you have a question about the VeriFone and is the answer not in the manual?

Questions and answers

Summary of Contents for Fexco VeriFone

  • Page 1 VeriFone Mobile Terminal Merchant User Guide March 2019 © 2019 Fexco–All rights reserved–In commercial confidence...
  • Page 2 © 2019 Fexco Merchant Services. All rights reserved. VeriFone Mobile Terminal Merchant User Guide The information in this document is strictly confidential. It may not be shared with third parties  without prior permission from Fexco Merchant Services. The information contained in this document is subject to revision and change without notice. No part  of this document may be stored, reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic,  mechanical or otherwise, for any purpose, without the express written permission of Fexco Merchant  Services.  Although Fexco Merchant Services uses all reasonable efforts to ensure the accuracy and  completeness of this document, no warranty or representation whatever is given by Fexco Merchant  Services in respect of it and any use of or reliance on any of the information contained herein is  entirely at the risk the person so acting. Fexco Merchant Services shall have no liability whatsoever in  respect of any use of, or reliance on any of such information. VeriFone and the VeriFone logo are registered trademarks of VerFone. All other brand names and  trademarks in this guide are the property of their respective holders. Fexco Merchant Services Iveragh Road Killorglin Co. Kerry Ireland Tel: +353 66 976 1258 www.fexco.com Title VeriFone Mobile Terminal Merchant User Guide Date 2019 Software version 18.3.x Document version 2019...

  • Page 3: Table Of Contents

    Gratuity .......................18 3.3.5 Sale Menu....................18 3.3.6 Refund ......................19 3.3.7 Void ......................20 3.3.8 Card Not Present (CNP) ................20 End of Day .......................21 Rates........................21 Reports ........................21 Reference of Terminal Messages and Prompts............22 3.7.1 Card Authorisation Messages..............22 3.7.2 General Screen Prompts................22 3.7.3 General Terminal Responses...............23 Chapter 4, End of Day Reconciliation ................24 Reviewing the End of Day Reconciliation Report ............24 Handling Discrepancies between Local and Host Totals .........26 Fexco Host Sessions per Acquirer ................27 End of Day Frequently Asked Questions ..............28 © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 4 5.1.4 Set Void Pwd ....................30 5.1.5 Set End of Day Pwd ..................30 5.1.6 Set Report Pwd....................31 5.1.7 Set Reprint Pwd...................31 5.1.8 Set Referral Pwd..................31 Disabling Terminal Functions ..................31 Setting the Refund Limit..................33 Chapter A, Getting Help ....................35 Getting Help ......................35 A.1.1 Contacting the Helpdesk ................35 Ordering Replacement Terminal Roll ..............36 Installing Terminal Roll ....................36 Appendix B, End of Day Scenarios ................... 37 Scenario 1........................37 Scenario 2........................38 © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 5: Chapter 1 Introduction

    Chapter 1 Introduction This guide provides a reference for merchants and their staff in operating the VeriFone terminals for  payment card transactions and the Fexco DCC service. Fexco Merchant Services (FMS) is a global leader in the provision of Dynamic Currency Conversion  (DCC) along with many other transaction service solutions. With FMS services and solutions,  merchants can generate new revenue streams and increase cardholder satisfaction.    What is DCC? DCC is a convenient service that offers international cardholders the choice to pay for goods or  services in their home currency. The DCC service is available on VISA and MasterCard credit and debit  card transactions.  It is important to remember that DCC is not an additional charge for international cardholders; it  simply replaces the current currency conversion process applied by card schemes and issuers.  1.1.1 DCC Screen Offer The following sample screens illustrate how DCC is displayed to the cardholder on a mobile terminal. GBP base currency EUR base currency   Chapter 1–Introduction © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 6: About Contactless Transactions

    About Contactless Transactions The terminal now supports contactless transactions—which means a cardholder can simply tap the  terminal with their credit to make a payment. The contactless functionality uses near field communication (NFC) with payment cards that have an  embedded chip and antenna. Contactless transactions are permitted for purchases of up to EUR 30 or  GBP 30. A detailed procedure is provided in “Section 3.3.3, Sale—Contactless Transaction,” on page 15. Chapter 1–Introduction © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 7: Chapter 2 Setting Up The Mobile Terminal

    Chapter 2 Setting Up the Mobile Terminal This chapter describes how to set up the following Vx 680 terminal types: • Bluetooth for IP and PSTN • GPRS  Figure 2.1 Vx 680 terminal and charging station Charging the Terminal The Vx680 charging base is required to charge the terminal battery and it also provides a docking  station for the terminal. Keep the terminal on the charging base to prevent low battery and to avoid  maintaining and charging spare batteries. 2.1.1 Powering Up the Charging Base Use this procedure to connect the Vx680 charging base to a power source. To power up the charging base: Insert the round barrel connector of the power pack into the power port at the back of the charging  station.  Chapter 2–Setting Up the Mobile Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 8: Connecting An Ip Terminal

    Figure 3 Ports at the back of the charging station  Power jack The GPRS charging station may not have the same ports as those illustrated here. Note: Plug the AC power cord into a wall outlet or power surge protector. Confirm that the charging station is powered up as indicated by the   LED. 2.1.2 Connecting an IP Terminal The IP terminal uses an ethernet connection to communicate with the Fexco Host and to obtain rates  from DHS for DCC transactions. Note: The ethernet cable is not supplied with your terminal kit. To connect the IP Mobile terminal: Connect the IP cable to the ETH port on the back of the charging station.  Ethernet port  Plug the other end of the IP cable into the Internet port on the wall or router (as applicable). 2.1.3 Connecting a PSTN Terminal The PSTN terminal uses a telephone connection to communicate with the Fexco Host and to obtain  rates from DHS for DCC transactions. Note: The telephone cable is not supplied with your terminal kit. To connect the PSTN Mobile terminal: Connect the telephone cable to the Phone port on the back of the charging station.  Phone port  Plug the other end of the telephone cable into the telephone port on the wall (as applicable). Chapter 2–Setting Up the Mobile Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 9: Configuring The Bluetooth Terminal

    The Vx680‐B terminal can only communicate through a charging station to which it has been paired. If  you have more than one Bluetooth terminal on‐site, then each terminal must be paired with its own  charging station. See  “Section 2.2.2,  Pairing the Charging Station with the Terminal” on page 10. Figure 2.1 Bluetooth charging station LEDs Data Transmission Power Bluetooth The charging station’s status is indicated by the following LEDs: Indicates POWER The charging station is powered ON and ready for communication with its paired terminal.   BLUETOOTH A radio connection is made and the charging station is communicating with its paired terminal.  DATA TRANSMISSION The charging station is online and transmitting data (through its modem over a PTSN line). 2.2.1 Bluetooth Charging Station Requirements The Bluetooth charging station requires the following: Power source within two meters • • Telephone socket within three meters (for PSTN version) • Location with minimal obstruction for communication with its paired terminal  • For optimal performance, the charging station should be placed in a position that will service all of  the card payment areas on the premises. The ideal placement is to position the charging station  within a line of sight to all areas of card acceptance. • The charging station must be installed two meters from the ground to allow the LEDs to be seen,  and the state of the connection to be confirmed. Chapter 2–Setting Up the Mobile Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 10: Pairing The Charging Station With The Terminal

    2.2.2 Pairing the Charging Station with the Terminal A Bluetooth terminal must be paired with a single Bluetooth charging station. If there is more than  one Bluetooth terminal on the premises, then each terminal must be paired uniquely with its own  charging station.  When a Bluetooth terminal is correctly paired with its own charging station, then all communications  and transactions may be completed, i.e., rates, authorisation, and so on.  The following procedure assumes the terminal is charged and powered on. To pair a Bluetooth terminal with a charging station: Touch  F1  SYSTEM. Press  4  SETUP. You are prompted to enter the System password.  Enter the System password and press Green.  Press  1  COMMS SETUP Press  1  BLUETOOTH. The Bluetooth menu is displayed. Press  2  SEARCH & PAIR. You are prompted with the message: “Press Bluetooth button on Base now, searching ... ” At the back of the charging station, press the Bluetooth Pairing button.  Figure 3 Bluetooth Pairing button  Bluetooth pairing button This makes the station discoverable for a period of 2 minutes. This is a security feature so that the  charging station is only discoverable during this brief time interval.  When the terminal and charging station are paired, the message “One Base Found, Pair Succeeded  is displayed. Press any key to continue. An eight‐digit serial number is displayed.  Confirm this matches the number that appears on the bar code the back of the charging station. Chapter 2–Setting Up the Mobile Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 11: Connecting A Gprs Terminal

    Connecting a GPRS Terminal The VeriFone Vx 680 GPRS terminal communicates via GPRS and SIM (Subscriber Identity Module)  card. Your GPRS terminal may be equipped with a simple power adapter cable that connects the  terminal with a power pack or a charging station.  If the terminal has a charging station, follow the connection procedure described in “Section 2.1.1,  Powering Up the Charging Base,” on page 7.  Figure 2.1 Vx 680 terminal with power adapter pack USB cable To connect the GPRS terminal with the power adapter pack: Connect the USB cable to the USB port at the bottom of the terminal.  Figure 3 Vx 680 USB port Connect the USB cable to the power pack cable. Connect the power cable to the power pack. Plug the AC power cord into a wall outlet or power surge protector. Confirm that the terminal is powered up as indicated by the   icon. See “Section 3.1.1, Terminal  Icons,” on page 12. Chapter 2–Setting Up the Mobile Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 12: Chapter 3 Operating The Terminal

    Chapter 3 Operating the Terminal This chapter describes how to use the Vx 680 terminal for carrying out transactions and Fexco DCC  transactions. The menus illustrated in this chapter apply to both Bluetooth and GPRS models. Please  refer to the documentation supplied with your terminal.  Vx 680 Mobile Terminal Stylus Indicator LED Touch screen action icon Magnetic card reader ENTER Power   and   key CANCEL Power   and   key CLEAR BACKSPACE  or   key Chip card reader 3.1.1 Terminal Icons The following icon descriptions apply to Vx 680 terminals.      Icon Description Indicates the Bluetooth over Ethernet connection is active  Indicates the Bluetooth over Ethernet connection is disconnected Indicates the Ethernet (IP) connection is active Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 13: Rebooting The Terminal

     Icon Description Indicates the Ethernet connection is disconnected Indicates the Bluetooth over Landline connection is active Indicates the Bluetooth over Landline connection is disconnected Indicates the terminal is powered externally and the terminal is docked Indicates battery strength 3.1.2 Rebooting the Terminal Hold down the Red button until the message “Shutting down” is displayed. After the terminal has shut down, wait a few seconds. Hold down the Green button until the screen illuminates. Allow at least 60 seconds for the terminal software to initialise and until the Home Menu showing  the PAYMENTS icon is displayed.  Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 14: Main Menu

    Main Menu This section introduces the Home menu. To use the main menu: When you power on the terminal, the Home menu is displayed. The Home menu features the PAYMENTS icon.  Depending on your terminal configuration, the Gift Card and Tax Free applications may also  Note: be displayed on the Home menu.  On the Home menu, touch PAYMENTS icon. The transaction and terminal functions are displayed on the Payments menu. Figure 1 Payments menu Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 15: Card Auths Functions

    Card Auths Functions This section describes the functions accessed by the CARD AUTHS function. Figure 2 Card Auths menu 3.3.1 Sale—Chip Transaction During a chip card transaction, please DO NOT remove the card during the entire duration of the  transaction. The terminal will display the message “Remove Card” when you may remove the card. Touch CARD AUTHS and touch SALE. Insert the payment card in the Chip Card Reader slot. Key in amount, and press Green. If a foreign currency is detected on the card, the terminal displays the transaction amount in the  merchant’s local and the cardholder’s currency as shown in Figure 1. Figure 3 Fexco DCC offer illustrated for EUR and GBP base currencies Hand the terminal to the cardholder.  Cardholder must verify the currency and amount.  Cardholder must choose the currency in which to pay by touching the corresponding flag icon. If PIN is required, cardholder must key in PIN and press Green.  Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 16: Sale-Card Swipe Transaction

    Figure 4 PIN verification prompt  When the transaction is authorised, the Merchant receipt is printed. Some cards may require card‐ holder signature. Press Green to print customer/cardholder copy. 3.3.2 Sale—Card Swipe Transaction Touch CARD AUTHS and touch SALE. Swipe the card. Key in the amount and press Green. Hand the terminal to the cardholder.  Cardholder must verify the currency and amount.  Cardholder must choose the currency in which to pay by touching the corresponding flag icon. When the transaction is authorised, the Merchant receipt is printed.  Verify the signature. Press Green to print customer/cardholder copy. 3.3.3 Sale—Contactless Transaction For transaction amounts that are less than the specified limit for Contactless, the terminal  automatically prompts the cardholder with the Contactless method for payment. Touch CARD AUTHS and touch SALE. Key in the amount and press Green. The terminal displays the Contactless image and prompt “Present Card”. Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 17 Figure 5 Contactless illustrated for EUR and GBP base currencies Hand the terminal to the cardholder. The cardholder taps their card on the terminal. In some cases, the cardholder may be prompted to  insert their card and key in PIN. The terminal displays “Remove Card”. When the transaction is authorised, the Merchant receipt is printed.  Press Green to print customer/cardholder copy. Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 18: Gratuity

    3.3.4 Gratuity On terminals that have the Gratuity feature enabled, the prompt to add a gratuity appears before the  cardholder verifies the currency and amount.  The terminal displays “Would you like to add a Gratuity?”  Cardholder confirms on the terminal if they want to add a gratuity by pressing Green for YES or Red  for NO.  If YES, then a list of preset percentages is displayed along with an option to allow the cardholder to  enter a specific amount.  Cardholder makes selection on the terminal. The sale amount, calculated gratuity amount based on the cardholder selection, and the TOTAL  amount are displayed. Cardholder confirms the total amount and must press Green to confirm or Red to select a different  percentage or rekey a specific amount. The transaction proceeds as described in the preceding sections “Section 3.3.1, Sale—Chip  Transaction” and “Section 3.3.2, Sale—Card Swipe Transaction.”  3.3.5 Sale Menu Touch CARD AUTHS and touch SALE MENU. Figure 6 SALE MENU menu The functions on the SALE MENU menu are described as follows.  ONLINE SALE Same as CARD AUTHS and SALE.  Always connects to the authorisation host.  VOICE AUTH SALE Same as CARD AUTHS and SALE.  Complete the sale by entering the authorisation code if provided by the  authorisation centre and press Green. Chip and PIN cardholders must key  in PIN and press Green. Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 19: Refund

    Touch TRANS DETAILS. Touch ALL. 3.3.6 Refund Touch CARD AUTHS and touch REFUND. 3.3.6.1 Chip Refund Transaction Key in the Refund password and press Green.  Insert card, key in amount, and press Green. Hand the terminal to the cardholder. Cardholder must verify the currency and amount. If PIN is required, cardholder must key in PIN.   PIN verification depends on card type.  Note: Cardholder must press Green to accept or Red to reject. The Merchant copy is printed. Cardholder must sign merchant copy. Verify signature and if correct, press Green for customer copy. 3.3.6.2 Non-chip Refund Transaction Key in the Refund password and press Green.  Swipe card or key in number and expiry date. Key in amount and press Green. The Merchant copy is printed. Cardholder must sign merchant copy. Verify signature and if correct, press Green for customer copy. 3.3.6.3 Contactless Refund Transaction Key in the Refund password and press Green.  Key in amount and press Green. The terminal displays the Contactless image and prompt “Present Card”. See “Figure 5,” on page 17.  Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 20: Void

    3.3.7 Void A transaction may only be voided immediately after the transaction is completed and the customer  copy has printed. You cannot void any other transaction.  Furthermore, Contactless transactions may not be voided. To void a transaction: Touch CARD AUTHS and touch VOID. Key in Void password and press Green. The following message is displayed. Only the most recent transaction number is prompted for a Void transaction.  Press  OK  or  CANCEL . The Merchant copy is printed. Press Green to print customer copy.  Void is not permitted for JCB or UnionPay (UPI) card transactions. Note: 3.3.8 Card Not Present (CNP) Touch CARD AUTHS. Touch the DOWN SCROLL button.  Touch CARD NOT PRESENT. Touch CNP SALE or touch CNP REFUND. If CNP REFUND, then key in Refund password and press Green.  Key in the card number and expiry date and press Green.  If applicable, key in the card security code.  Key in amount and press Green. If applicable, select currency chosen by cardholder.  If authorisation fails online security checks, the merchant may still have the option to authorise the  transaction by calling the authorisation centre and then following the prompts on the terminal  screen. Card Not Present is not permitted on UnionPay (UPI) or JCB card transactions. Note: Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 21: End Of Day

    For full details, see “Chapter 4, End of Day Reconciliation,” on page 24. Rates The RATES menu functions are applicable to PSTN terminals only. IP terminals obtain rates  dynamically on a transaction basis.  UPDATE RATES This is function is disabled on IP terminals. For PSTN terminals, this function updates the terminal with the  latest exchange rates.  LIST RATES This is function is disabled on IP terminals. For PSTN terminals, this function prints a report of the currencies  and rates that are currently stored on the terminal. Reports Enter the Report password to access reports.  BALANCE SUMMARY Outlines the total number of captured transactions and the net  totals since the last End of Shift or End of Day report. BALANCE DETAILED Prints currency totals for all card types since the last End of Shift or  End of Day report. LAST END OF DAY Reprints the previous End of Day report. END OF SHIFT Generates a detailed list of all transactions since the last End of  Shift/End of Day report. This option resets values in the Balance Summary, Balance  Detailed, and End of Shift reports. TRAN DETAILS Generates a detailed list of all captured transactions since the last  End of Day report. Note: GRATUITY MENU Depending on the functions enabled on your terminal, the  Gratuity menu may not appear. Lists all updated gratuities — BY REF NUM —Lists gratuities by reference number Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 22: Reference Of Terminal Messages And Prompts

    Sale Not Authorised—If this message is displayed, phone the authorisation centre. Press  F2  and key in  the authorisation code if provided by the authorisation centre. Otherwise press Red to cancel the  transaction. Declined —Press Red to cancel the transaction. Preauth Found. Complete/check‐out: NO/YES—Displayed when SALE is selected and the terminal  identifies that a PREAUTH exists on the card. Select  YES  and complete the transaction.  DCC Chosen at Preauth: NO/YES—Displayed when a foreign card is identified and the sale is  completed on a different terminal to the original PREAUTH. The merchant must select the same  currency as the PREAUTH stage. Select YES to complete the transaction in the card currency. 3.7.2 General Screen Prompts Enter PIN—The cardholder must key in their PIN and press Green. Incorrect PIN—The PIN keyed is incorrect. Cardholders may have a number of attempts at entering  their PIN correctly before the PIN is locked. PIN Last Try—The cardholder has one final attempt to enter their PIN correctly. PIN Tries Exceeded—The number of PIN entry attempts allowed is exceeded. Remove Card—Cards must not be removed until this message is displayed. Cards removed before this  time will not be authorised and the transaction will be cancelled. Furthermore, the terminal may  freeze if the card is removed prematurely. Use Chip Reader—A chip card has been swiped in error. The card should be inserted into the chip  reader. Use Mag Stripe—The chip reader cannot read the chip. The card should be handed to the operator  and swiped. Note: Liability for fraudulent transactions may transfer to the merchant where correct acceptance  procedures were not followed. More Information on Chip and PIN is available on our web site  at www.fexcoms.com Warning Rates Expired. Best Rate Does Not Apply—This message applies to PSTN terminals only.  Terminal rates expire every 48 hours. This message is displayed after every 10 transactions and upon  completion of the tenth transaction at the point after the customer receipt is printed. Please refresh  the rates immediately. See “Section 3.5, Rates,” on page 21. Warning BINs Expired. Call Helpdesk.?This message applies to PSTN terminals only. The BINs file  expires after six months and requires an update. From the occurrence of the BINs warning message,  Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 23: General Terminal Responses

    4. 3.7.3 General Terminal Responses No Connection—Check phone line and connection. Reboot the terminal. If problem persists, contact  the Help desk. Referral A or B/Referred—Phone the authorisation centre. Unable to Authorise/Not Authorised—Phone the authorisation centre. Call Auth Centre—Phone the authorisation centre. Downloading Rates—Wait 2 minutes. If message still appears, reboot the terminal. Card Type Not Supported/Invalid Card Type/Number—The card cannot be processed by the  terminal. Terminal Update In Progress, Please Wait—Wait 10 minutes. If message still appears, reboot the  terminal. Key entry not allowed for this card type—For some card types it is not possible to hand key the card  number. Both the cardholder and the card must be present to complete the transaction.  Chapter 3–Operating the Terminal © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 24: Chapter 4 End Of Day Reconciliation

    Chapter 4 End of Day Reconciliation Fexco OpenConnect has replaced the Batch function used previously by Fexco terminals.  Settlement of transactions from Fexco terminals is managed by Fexco OpenConnect and is based on a  Host Session. All transactions received from a terminal during a Host Session are sent to the acquiring  bank for settlement. See “Section 4.3, OpenConnect Host Sessions per Acquirer,” on page 27. Terminal totals are performed by the End of Day (EOD) process, which is managed by the merchant  for the purpose of reconciling the day’s transactions. To ensure the EOD totals reconcile with the Host  Session totals, merchants are advised to complete the EOD process within the Host Session time  frame as determined by the merchant’s acquirer. See “Section 4.3, OpenConnect Host Sessions per  Acquirer,” on page 27. Reviewing the End of Day Reconciliation Report To ensure that your statement totals balance, it is important that you carry out your End of Day  Banking before the cut‐off time set by your acquirer.  To generate the End of Day report: Press  F2  CREDIT/DEBIT Press  2  END OF DAY When prompted, key in the End of Day (EOD) password, and press Green. Wait until End of Day report is printed. The End of Day report is illustrated in “Figure 4.1, End of Day Reconciliation Report,” on 26. The End of  Day Reconciliation report is described as follows: Description The totals of transaction value and transaction count held on the  terminal since the previous EOD reconciliation was completed.
  • Page 25 Description The totals of transaction value and transaction count held on  OpenConnect for the current Host Session time frame. Host (Acquirer) session number Host Totals Card details confirmed upon  authorisation Checked and matched EOD totals confirm that the Local totals reconcile  with the Host totals. When the Local totals and Host totals match, the  merchant will be settled these values.  do not If the totals   match, the merchant will be settled the Host totals.  OpenConnect total for the current business day or current session. Current Banking Totals Transaction numbers OpenConnect totals for the last session or previous business day.  Previous Banking Totals The Host Session number or OpenConnect Host Session number is the  number of the current processing time frame. (The time frame is set per  acquirer.) Host Session Number The reconciliation printout shows the transactions that have been sent  to the acquiring bank for settlement and those that will be sent for  settlement in the next processing window. Session numbers run from 00 to 06 This equivalent to the former Batch ID. Terminal EOD Reconciliation  This is an identifier for the EOD process and increments every time an  EOD process is completed on a terminal.  number  This number is terminal specific does not appear on any Mercury report. Chapter 4–End of Day Reconciliation © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 26: Handling Discrepancies Between Local And Host Totals

    Figure 4.1 End of Day Reconciliation Report  Local totals Host totals Host Session number Terminal EOD Reconciliation number  Handling Discrepancies between Local and Host Totals To prevent a discrepancy in the total value of the transactions captured by OpenConnect for a given  business day, Fexco recommends that merchants complete the End of Day process on the terminal  just before the cut‐off time. For example, if your acquirer’s cut‐off time is 23h00, then you should  complete the End of Day function a few minutes before 23h00, such as at 22h55.  Low‐value transactions such as contactless transactions which have a limit of £30 and €30 may  sometimes bypass online authorisation. The reports illustrated in Figure 4.2 on page 27 show two  stored transactions and then the resulting Transaction Details reports after the terminal goes online  to authorise a £300 transaction.  Chapter 4–End of Day Reconciliation © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 27 Figure 4.2 Comparison of transactions stored and captured by OpenConnect Stored transactions Transactions captured by OpenConnect Before going online, the terminal stores  After going on line, the terminal sends the  transaction numbers 1051 and 1052 on the  stored transactions to OpenConnect. terminal and illustrated as shown in this report. For a detailed example of an end of day discrepancy, see “Appendix B, End of Day Scenarios,”  on page 38. OpenConnect Host Sessions per Acquirer The schedule of OpenConnect Host Sessions are listed by acquirer as follows:  Acquirer OpenConnect Host Session —Cut‐off Time AIBMS 02h01 to 02h00 AIBMS UK 02h01 to 02h00 Barclaycard 02h01 to 02h00 Chapter 4–End of Day Reconciliation © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 28: End Of Day Frequently Asked Questions

    The Host Session is printed on the terminal report only. See “Figure 4.1, End of Day Reconciliation  Report,” on 26. 4.4.4 How does this relate to the batch number in Mercury? There is no direct correlation between the Host Session number and the Batch number in Mercury. 4.4.5 What happens if I forget to complete my EOD process? Fexco will process all transactions that are stored on OpenConnect, regardless of whether the EOD  process is run or not.  The terminal report (printout) will show the accumulated totals on the terminal and the current totals  on OpenConnect. 4.4.6 Can the EOD process be set to occur automatically? Yes, Fexco sets your terminal to execute the EOD function automatically at the cut‐off time ...

  • Page 29: Chapter 5 Terminal Administration & Password Security

    Chapter 5 Terminal Administration & Password Security The procedures in this chapter are limited to the purpose of changing passwords and disabling or  enabling functions on the terminal. For compliance adherence, actions on the terminal require  specific authorisation and are password protected. The terminal requires password entry for  Superuser access.  Changing Terminal Passwords Most functions on the terminal are password protected. For security purposes, it is recommended  that you change the default Superuser password as well as the default passwords for the other  functions. If you want to reset the Superuser password, please contact the FMS Helpdesk. Any changes you make to the terminal are stored on the terminal. Fexco has no visibility of new  passwords that you set or the functions that you disable. To set or change passwords: With the Home Menu displayed,  press the  1  key on the keypad.  The System menu is displayed. Figure 1 System menu On the System menu, touch UTILITIES. Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 30 The System Utilities menu is displayed. Figure 2 System Utilities menu Down arrow On the Utilities menu, touch Red down arrow button. The Set Passwords function is displayed.  Figure 3 System Utilities menu‐page 2 Touch SET PASSWORDS. The functions that require password settings are displayed.  Figure 4 Set Passwords menu Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 31: Set Superuser Pwd

    5.1.1 Setting the Superuser Password On the Set Passwords menu, touch SET SUPERUSER PWD. Key in the current Superuser password and press GREEN.  At the prompt, key in the new Superuser password and press GREEN.  Confirm the change by re‐keying the new password and press GREEN. The Superuser password is now changed. 5.1.2 Resetting the Superuser Password Only authorised personnel are permitted to contact the Fexco Helpdesk to request assistance with  resetting the Superuser password.  5.1.3 Setting the Refund Password On the Set Passwords menu, touch  SET  REFUND PWD. Key in the current Superuser password and press GREEN.  At the prompt, key in the new Refund password and press GREEN.  Confirm the change by re‐keying the new password and press GREEN The Refund password is now changed.  5.1.4 Setting the Void Password On the Set Passwords menu, touch  SET  VOID PWD. Key in the current Superuser password and press GREEN.  At the prompt, key in the new Void password and press GREEN.  Confirm the change by re‐keying the new password and press GREEN The Void password is now changed. ...

  • Page 32: Set Reprint Pwd

    5.1.7 Setting the Reprint Password On the Set Passwords menu, touch the Red Down arrow. Touch  SET REPRINT  PWD. Key in the current Superuser password and press GREEN.  At the prompt, key in the new Reprint password and press GREEN.  Confirm the change by re‐keying the new password and press GREEN The Reprint password is now changed.  5.1.8 Setting the Referral Password On the Set Passwords menu, touch the Red Down arrow. Touch  SET REFERRAL  PWD. Key in the current Superuser password and press GREEN.  At the prompt, key in the new Referral password and press GREEN.  Confirm the change by re‐keying the new password and press GREEN The Referral password is now changed.  Disabling Terminal Functions You may choose to disable certain functions on the terminal. For example, only a select few  employees should have access to Void and Refund functions.  To disable terminal functions: With the Home Menu displayed,  touch the Payments icon.  Figure 5 Home Menu The Payments menu is displayed. Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 33 Figure 6 Payments menu On the Payments menu, touch  UTILITIES . Figure 7 Payments Utilities menu Touch  SECURITY . Figure 8 Payments Security menu Touch  FUNCTION ACCESS You are prompted to enter the Superuser password. Key in the Superuser password and press Green.  Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 34 The Function Access menu is displayed.   Touch Red down arrow button. More functions are displayed.   The asterisk (*) indicates the function is enabled.  No asterisk indicates the function is disabled. Press the corresponding number of the functions you want to disable or enable on the terminal  and press Green. When prompted to “Save Changes” press  YES  or  NO . The disabled function will continue to appear as a menu item on the terminal, but anytime you try  to use it, the message “Function Disabled” is displayed. Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 35: Setting The Refund Limit

    Setting the Refund Limit This function allows you to set the maximum value for a refund.  To set the Refund limit: With the Home Menu displayed,  touch the Payments icon.  Touch  UTILITIES Touch  SECURITY  On the Security menu, touch  SET REFUND LIMIT You are prompted to enter the Superuser password. Key in the Superuser password and press Green.  The Refund Limit menu is displayed. Key in the amount such as  50.00  and press Green. Press  OK  to confirm. Or, press  REKEY  to re‐enter the refund limit amount. Chapter 5–Terminal Administration & Password Security © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 36: Chapter A, Getting Help

    Appendix A Getting Help This appendix provides contact details for the Fexco Helpdesk and for ordering replacement paper for  the terminal. Procedures for changing the terminal paper roll are also provided. Getting Help For assistance with the terminal, please contact the FMS Helpdesk as follows: Location Phone Number 0800 838 441 Ireland 1800 402 123 Worldwide 0044 800 838 441 Email FMSHelpdesk@fexco.com A.1.1 Contacting the Helpdesk To facilitate your call, please have your Merchant ID and Terminal ID to hand by performing the  following task before you contact the Helpdesk: Be sure the terminal is powered on. From the start menu, press F2 CREDIT/DEBIT. Press 5 UTILITIES. Press 2 SYSTEM INFO. The terminal prints the system report that includes the Terminal ID, Merchant ID and software details  about the terminal.  Appendix A–Getting Help © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 37: Ordering Replacement Terminal Roll

    Ordering Replacement Terminal Roll Please order terminal receipt paper roll from one of the following companies:  Region Company Name Phone Number Premier Rolls 0194 346 6199 Ireland Kempis 01 864 1900  To facilitate your call, please quote: • Your Merchant ID • Number of boxes required • Roll type KT02 Installing Terminal Roll The Vx680‐G (GPRS), and Vx680‐B (Bluetooth) terminals use a paper roll size with the following  dimensions: • Diameter 38mm  • Width of 57mm (paper width) To install a paper roll on the terminal: Gently pull the latch located at the bottom of the terminal to unlock the paper roll cover.  Lift the printer cover up and back.  Drop the paper roll into the printer tray and pull paper up past the door. Close the paper roll cover by gently pressing directly on the cover until it clicks shut, allowing a  small amount of paper to extend outside the printer door. To prevent damaging the print roller, press down gently on the cover when closing it.  Note: Appendix A–Getting Help © 2019 Fexco. All rights reserved.

  • Page 38: Appendix B End Of Day Scenarios

    Appendix B End of Day Scenarios This section describes End of Day scenarios using a timeline, acquirer cut‐off times, terminal trading  windows and merchant settlement for a given day. Scenario 1 The cut‐off time for ACME acquiring bank is 02:00. The merchant’s terminal is set to trigger the End of Day (EOD) function automatically at 02:00. The time of ACME’s banking session is from 02:01 Day 1 to 02:00 Day 2. Merchants are settled for all  transactions that processed during this timeframe. Figure B.1 Scenario 1 Timeline The EOD totals printed on the terminal’s End Of Day report match the Fexco Host totals.  Totals Terminal EOD Total  1650 Fexco Host session (banking session) Total 1650 The Fexco Host session total represents the banking session total and is therefore the amount that  will be settled to the Merchant’s bank account for the given day. Appendix B–End of Day Scenarios © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 39 Scenario 2 The cut‐off time for ACME acquiring bank is 02:00. The time of ACME’s banking session is from 02:01 Day 1 to 02:00 Day 2. Merchants are settled for all  transactions that processed during this timeframe. The merchant’s terminal is set to trigger the End of Day (EOD) function automatically at midnight. Figure B.2 Scenario 2 Timeline The EOD totals printed on the terminal’s End Of Day report do not match the Fexco Host totals— banking session totals. This is not a problem for the merchant because they want to reconcile the  terminal totals with the till system’s totalsl Totals Terminal EOD Total  1800 Fexco Host session (banking session) Total 1650 Amount settled to the merchant on the previous day The Fexco Host session total represents the banking session total and is therefore the amount that  will be settled to the Merchant’s bank account for the given day. Appendix B–End of Day Scenarios © 2019 Fexco. All rights reserved.
  • Page 40 Fexco Iveragh Road Killorglin Co. Kerry Ireland V93 WN9T T +353 66 976 1258 www.fexco.com...

Table of Contents