Advertisement

Quick Links

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S100 / S200 / M500
User Manual
Copyright Calexium © 2009 
 
 
 
 
 
 
*CXM-003-0001-EN011* 

Advertisement

Table of Contents
loading
Need help?

Need help?

Do you have a question about the MailFountain S100 and is the answer not in the manual?

Questions and answers

Subscribe to Our Youtube Channel

Summary of Contents for Calexium MailFountain S100

  • Page 1                 S100 / S200 / M500 User Manual                 Copyright Calexium © 2009          *CXM-003-0001-EN011* ...
  • Page 2               © 2006‐2009 Calexium. All rights reserved.  This  product  includes  software  developed  by  the  OpenSSL  Project  for  use  in  the  OpenSSL  Toolkit  http://www.openssl.org/ ). Copyright ©1998‐2002 the OpenSSL Project. All rights reserved. This product includes  eay@cryptsoft.com cryptographic  software  written  by  Eric  Young  ( ).  Copyright  ©1995‐1998  Eric  Young.  All  rights ...
  • Page 3: Table Of Contents

    S100, S200, M500 User manual      Summary Introduction ............................5     Unpacking and Installation ........................6     2.1  Content package ............................6  E-mails glossary ............................6     Different users ............................7     4.1  The standard user ............................7  4.2 ...
  • Page 4 S100, S200, M500 User manual          6.5.2 Edit settings for a mailing  .............................. 22     6.5.3 Rights on the mailings ............................... 23     6.5.4 Writing and sending a mailing  ............................ 23     6.5.5 Progression and campaign report  ............................. 24   4 ...
  • Page 5: Introduction

    S100, S200, M500 User manual      1 Introduction MailFountain is an e-mails and emailing server.   By its feature of e‐mails server, MailFountain manages the sending and receiving e‐mails for a specified number of  people (or accounts). It also associated with an account number e‐mail addresses (aliases) or redirects all received e‐ mail to a particular address to multiple user accounts. This corresponds to a typical use of e‐mail and perfectly suited  to communicating more or less regularly between several peoples.  Its function of emailing server is specially designed to efficiently send e‐mails to a large number of recipients (from  tens to hundreds of thousands or even millions). MailFountain will automatically take care of errors and can  generate sending reports.    Throughout this manual we will take as an example a fictitious company which is called "My Company" and that its  domain is "my-company.biz”.      Figure 1 shows there are 4 people in company, and each has an e‐mail with his name and others referring to their  function or service. This manual is based on that organization and explains how to configure MailFountain to achieve  this result.      5 ...
  • Page 6: Unpacking And Installation

    You  will  find  throughout this user manual.  Domain name The domain name (or shortened the domain), is the part located to the right of @ sign in e‐mails. For example when  you write to info@calexium.com, the domain name is calexium.com. This name is unique worldwide and is owned  by a company or an individual in exchange for an annual payment to a company registry "registrar".    User account The  user  account  (sometimes  called  a  domain user),  is  the  part  located  to  the  left  of  the  @  sign  in  e‐mails.  For ...
  • Page 7: Different Users

    S100, S200, M500 User manual      • The  abuse  account  is  used  to  any  person  claiming  to  be  abused  by  an  e‐mail  from  your  domain.  So  any  claims of a foreign person of domain name are sent to this account.  • The postmaster account is the account which is sends and receives e‐mail while a problem is detected on  the e‐mails server or for information.    Administrator   The  administrator  is  the  person  who  is  responsible  for  setting  and  maintenance  of  MailFountain.  In  smaller  companies the administrator may be the officer, the secretary, etc. ... or maybe you who are reading this manual. ...
  • Page 8: The Administrator

    S100, S200, M500 User manual      4.3 The administrator The  administrator  is  unique  and  has  all  rights  to  MailFountain  (except  that  of  viewing  mail  of  his  users).  It  thus  encompasses all rights of an domain manager, but with a scope on all domains of MailFountain. It may also add and  / or delete domains, and finally set up the MailFountain.  5 The first start To use MailFountain, you will have to setup. MailFountain reports that it is not yet operational by the blinking green  light in front  of the box: 3 times every 5 seconds. This means that MailFountain is in special mode to facilitate its  configuration.  Typically  just  connect  a  computer  to  one  of  the  2  LAN  ports  (see  picture  for  location)  and  open  a  browser to display the 1  page of the wizard. ...
  • Page 9: Domain Name Settings

    This  mode  is  useful  if  your  MailFountain  is  connected  directly  to  a  DSL  /  cable  and  your  connection  requires  the  identifiers (login and password). This can happen with some DSL box, when configured for "modem mode only".  You  can  also  skip  this  step  and  manually  configure  network  settings  later,  after  completing  the  setup  wizard  (for  example if no DHCP server are available), if you no need to benefit of the Calexium offer " One domain name for free  for one year ", this offer requiring Internet access fully functional.  5.2 Domain name settings  ...
  • Page 10: Option 1: Create A New Domain Name

    Option 1: Create a new domain name   If you chose the option to create a new domain name, the wizard will assist you in finding an available name and  reserve it. At the end of this wizard, a new domain name has been created and will be immediately available to send  and receive e‐mails.  Due  to  Internet  domain  name  regulation,  it  requires  an  annual  subscription.  The  1st  year  is  offered  for  every  purchase of a MailFountain (offer subject to conditions see on www.calexium.com). You're actually the owner of this  domain name, Calexium is only a reseller and technical contact, and you can always ask to transfer the management  at the registrar of your choice. Each year, it will be offered to renew this subscription. You're free to do so or not.  5.2.2 Option 2: Using an existing domain name  ...
  • Page 11: Select Time Zone

    S100, S200, M500 User manual      5.3 Select Time Zone   The  next  page  allows  you  to  select  the  time  zone  used  by  MailFountain  for  time  stamping  the  e‐mails  sent  and  received.  5.4 SMTP server configuration   This page lets you select the mode for sending e‐mails through MailFountain.  In its standard configuration, MailFountain will always send directly your e‐mail. It’s the most powerful and totally  independent from the Internet Service Provider (ISP). But some ISP, in their abusive political of struggle against the  spam, ...
  • Page 12: Create Administrator Password

    User manual      There are some settings related to your Internet access that can reduce these cases, and validate your IP  address from a vast majority of servers worldwide. More complete information and update are available    on our website (www.calexium.com) in support section.  5.5 Create administrator password   Once  the  wizard  completes,  you'll  need  to  log  in  as  an  administrator  to  view  and  /  or  modify  the  settings  of  MailFountain. The Administrator account username is "admin". Enter in that page the password you want to log in.  Be sure to keep it.  If  you  forget  the  administrator  password,  you  can  always  access  the  MailFountain  by  entering  the  security  code ...
  • Page 13: First Steps With Mailfountain

    S100, S200, M500 User manual      Two accounts have been created for you:  ‐ postmaster  (Directeur  du  courrier) :  who  manages  the  messages,  users  and  the  problems  on  the  e‐mails  server e‐mails. The default password is « postmaster »  ‐ abuse : This account is used to receive requests to unsubscribe from mailings or any abuse complain from a  recipient who receives e‐mail from your domain. The default password is « abuse »   It is recommended to change the default password      To complete the wizard mode, you must at least create another account. A "Finish Wizard" button will appear below.     6 First steps with MailFountain 6.1 Connect to MailFountain With your Internet browser, type in the address bar http://mail.the name of your domain, eg if your domain is my- company.biz type « http://mail.my-company.biz ». The following homepage will appear. ...
  • Page 14: Role Of The Administrator

    S100, S200, M500 User manual      Using the URL 'http://mail.my‐company.biz' work systematically if MailFountain acts as router (the router  mode is active by default).    But if MailFountain is in server mode, the proper functioning of this URL depends on several parameters:  ‐ The configuration of DNS for your domain name (the word ‘mail’ must prefix your domain name  and the IP address must be the public IP of your connection).  ‐ The ability and/or the configuration of your current router. It must not only be able to re‐route  requests internally, but port 80 should be redirected to the MailFountain.  Otherwise, it is still possible to access MailFountain using its IP address.    There are 3 ways to connect to MailFountain:  ‐ As an administrator (Login Name = ‘admin’)  ‐ As  manager  of  one  or  more  domains  (Multi-domains models only S200 & M500).  An  identifier  has  been  assigned by the administrator.  ‐...
  • Page 15: Integrate Mailfountain Into Your Network

    S100, S200, M500 User manual      • Send and view their e‐mail through the integrated WebMail  • Manage their account settings  • Manage e‐mailings on which he has rights  • Managing directories      To connect as a domain user, you must use your complete e‐mail as login name, and enter your password.  6.2 Integrate MailFountain into your network This  step  is  essential.  MailFountain  needs  to  interact  with  both  the  Internet  and  your  LAN.  To  simplify  this  configuration MailFountain act by default as a router / firewall and can simply be placed into a head of your local ...
  • Page 16: Router Configuration

    S100, S200, M500 User manual        1) Make sure that the checkbox "Enable router mode" is checked.  2) Then choose the mode of Internet access. 3 choices are shown :    • Static IP: Select this if you are part of a subnet and you have assigned a fixed IP address.  • Automatic IP:  Use  this  option  if  your  connection  does  not  require  entering  a  pair  username  /  password.  Some ISPs actually proposes an automatic identification with their multifunction box. Caution, make sure the  box is properly configured as a single modem (router functions disabled).  • PPPoE : if your connection requires a username and password, then you are certainly in that mode.  3) And finally, set the LAN configuration. Here, the only possible choice is the IP address of the MailFountain in  the  LAN  (usually  192.168.1.1  should  be  very  good).  For  simplicity,  the  subnet  mask  network  is  predetermined and cannot be changed. ...
  • Page 17: Mailfountain In Server Mode

    S100, S200, M500 User manual        This page lets you configure essentially 2 elements:   1) The DHCP server (that server assigns automatically an IP address to any equipment connected to your  LAN). You can enable or disable, and set the IP address range to be granted.  2) The  routing  rules  for  incoming  connections.  If  you  have  other  servers  on  your  LAN,  and  that  these  servers must be accessible from outside (internet), then you can add rules for port forwarding to these  servers. The number rule is not limited; simply press the button "Add" and new line appear.  6.2.2 MailFountain in Server mode Internet Modem Routeur   As server, MailFountain is simply a device in your local network. That is to say that properly configured, MailFountain ...
  • Page 18: Network Configuration

    S100, S200, M500 User manual        6.2.2.2 Network configuration     As a server, your MailFountain must have a fixed IP on your LAN, this is the only possible choice. You must also enter  the parameters for allowing MailFountain to access to the Internet (the gateway and at least one DNS).  6.2.2.3 Ports to redirect At  least,  to  receive  your  e‐mail,  you  need  to  forward  port  25  (SMTP)  to  MailFountain.  But  other  port  will  be  redirected in order to exploit other features of the MailFountain.  Service Port Mandatory? Changeable...
  • Page 19: Manual Configuration Of Your Dns

    S100, S200, M500 User manual      But if you already have the domain, we'll have to change settings. For this, several options are possible.  6.3.1 Manual configuration of your DNS The  exact  procedure  depends  entirely  of  the  registrar  of  your  domain.  We  can  therefore  only  explain  what  the  different settings to change or add. If you're not confident with setting a DNS server, it is strongly recommend asking  to  a  specialist  to  do  it;  otherwise  a  bad  configuration  could  make  your  domain  inaccessible.  You  can  also  contact  your ...
  • Page 20: Set Up A User Account

    S100, S200, M500 User manual      If  you  have  a  website  on  this  domain  name,  you  must  add  to  the  list  of  sub  domains  from  the  administration interface of MailFountain.    6.4 Set up a user account This  paragraph  will  guide  you  in  creating  a  new  user  account,  and  in  setting  the  mailer  with  which  you  send  and  receive e‐mails. ...
  • Page 21: Send A E-Mailing

    S100, S200, M500 User manual      For the following, we will consider that your DNS is correctly configured and that "mail.your-domaine.tdl" is set the  correct IP address of your Internet connection.  You must create a new POP3 mail account with the following parameters:  User information Name  Free text generally corresponding to your First and Last Name    E‐mail address  Your e‐mail address Server information Account type  POP3  Incoming server  mail.your‐domain‐name.tdl Outgoing server (SMTP)  mail.your‐domain‐name.tdl Login information User name   Your full e‐mail address (very important) Password  Your account password defined on MailFountain   Moreover,  it  is  essential  to  enable authentication for outgoing mail server  (an  option  is  usually  in  the  advanced  settings). ...
  • Page 22: Edit Settings For A Mailing

    S100, S200, M500 User manual        In the bottom right of this list click on Create new mailing. A form « Creating a new mailing » will show up with 3  fields to fill:  ‐ The list name must be the same format as a prefix of e‐mail because it will be the identity of the list during  the send. Furthermore, it must not correspond to any existing email account, alias or redirection. Example:  newsletter (the identity of mailing will be « newsletter@my‐company.biz»).  ‐ The  Show name  is  the  name  that  will  be  displayed  as  the  sender  just  before  the  e‐mail  address  of  the  mailing. ...
  • Page 23: Rights On The Mailings

    S100, S200, M500 User manual      6.5.3 Rights on the mailings To interact with the mailings, it is necessary that users have the right to perform these operations. The 2 possible  operations on the mailings are:   • Add and delete e‐mail address in the list of recipients of this mailing (Edit right)  • Send a mailing (Send right)    These 2 operations are limited to persons designated by the domain manager or the administrator. This is part of the  security policy of the company. Thus in some companies, everyone has the right to send mailings and to modify the  recipients. In others only a few people will be authorized.    The editing rights form allows you to check the box corresponding to the desired rights for each account.  6.5.4 Writing and sending a mailing To write your mailing, simply use your favourite email software. The only particularity is at the recipient: you send  your mailing at your emailing address (eg newsletter@my‐company.biz).   Once wrote, send your e‐mail. This will trigger the creation of a campaign.  If sending a  confirmation  has been configured,  MailFountain will return to your mailbox a  confirmation  e‐mail.  To  start ...
  • Page 24: Progression And Campaign Report

    S100, S200, M500 User manual      Alternatively, you can also validate a campaign by going on the campaign page (a “Mailing list” sub‐menu):    To confirm the start of a campaign, you must click on the icon .  6.5.5 Progression and campaign report A campaign has a lifetime of 5 days. This means that during 5 days, MailFountain will try to send the contents of the  campaign to all recipients. But in some cases, "temporary" errors (called in MailFountain Warning) will occur. When  this happens, MailFountain send the next recipients until the end and return to the recipients in error at the end  Sometime, some errors are permanent (eg unknown address), in this case, no further attempt will be made.  To follow the progress of a campaign, just go to the campaigns page (“Mailing list” sub‐menu of). The list of active  campaigns or completed is displayed. By clicking on the date of the campaign, we get the list of recipients and their  status.    A report can also be sent by e‐mail to the account you chose on the top right menu.    24 ...

This manual is also suitable for:

Mailfountain s200Mailfountain m500

Table of Contents